1. ¿Qué es el módulo de Caja Chica?

El módulo de Caja Chica sirve para controlar dinero pequeño que una empresa entrega a una persona responsable para pagar gastos diarios o gastos menores.

Piense en Caja Chica como una bolsita de dinero controlada dentro del sistema.

Por ejemplo:

La empresa entrega Q1,000.00 a una persona para comprar cosas pequeñas como:

• gasolina,
• parqueo,
• papelería,
• mensajería,
• viáticos,
• materiales pequeños,
• gastos urgentes,
• compras menores.

Cada vez que se usa dinero, se registra un movimiento de gasto.

Cuando el dinero baja, se puede pedir una reposición.

Cuando se quiere revisar si el dinero físico coincide con el sistema, se hace un arqueo o cuadre.

El objetivo del módulo es que la empresa pueda saber:

• cuánto dinero fue autorizado,
• quién es responsable de la caja,
• cuánto dinero queda,
• qué gastos se hicieron,
• qué comprobantes se adjuntaron,
• qué gastos fueron aprobados,
• qué gastos fueron rechazados,
• qué gastos fueron anulados,
• qué reposiciones se solicitaron,
• qué arqueos se hicieron,
• si hay faltantes o sobrantes,
• si hay registros pendientes de contabilidad.

2. Conceptos básicos

2.1 Caja

Una caja es el fondo de dinero que se controla.

Ejemplo:

• Caja Chica Administración
• Caja Chica Bodega
• Caja Chica Ventas
• Caja Chica Mensajería

Cada caja tiene:

• nombre,
• código,
• responsable,
• moneda,
• monto autorizado,
• saldo inicial,
• saldo actual,
• estado.

2.2 Responsable

El responsable es la persona encargada de manejar esa caja.

Esa persona puede ver y operar sus cajas asignadas, dependiendo de los permisos que tenga.

Ejemplo:

Si don Carlos es responsable de la Caja Chica de Bodega, él podrá registrar gastos de esa caja si tiene acceso correspondiente.

2.3 Monto autorizado

Es el máximo de dinero que la empresa autoriza para esa caja.

Ejemplo:

Si la caja tiene autorizado Q1,000.00, significa que normalmente esa caja no debería manejar más de Q1,000.00 como fondo base.

2.4 Saldo inicial

Es el dinero con el que inicia la caja al abrirse.

Ejemplo:

La empresa crea una caja con:

• monto autorizado: Q1,000.00
• saldo inicial: Q1,000.00

Eso significa que la caja comienza con Q1,000.00 disponibles.

2.5 Saldo actual

Es el dinero que el sistema calcula que queda en la caja.

Ejemplo:

Saldo inicial: Q1,000.00

Gasto aprobado: Q150.00

Saldo actual: Q850.00

2.6 Movimiento

Un movimiento es un registro de dinero dentro de la caja.

En esta versión, el usuario puede registrar manualmente movimientos de tipo gasto.

Ejemplo de gasto:

• Se pagaron Q75.00 de gasolina.
• Se compraron Q40.00 de papelería.
• Se pagaron Q25.00 de parqueo.

El sistema también puede crear movimientos internos, por ejemplo:

• movimiento de apertura,
• ajuste por arqueo,
• reversa de ajuste.

2.7 Comprobante

Un comprobante es el archivo que respalda un gasto.

Puede ser:

• PDF,
• JPG,
• JPEG,
• PNG,
• WEBP.

Ejemplo:

• factura escaneada,
• fotografía de recibo,
• imagen de comprobante,
• PDF de factura.

El comprobante no se abre por una dirección pública directa. Se descarga desde el módulo, validando permisos.

2.8 Reposición

Una reposición es cuando se devuelve dinero a la caja porque ya se gastó una parte.

Ejemplo:

La caja inició con Q1,000.00.

Se aprobaron gastos por Q300.00.

El saldo actual quedó en Q700.00.

Entonces se solicita una reposición por Q300.00 para que la caja vuelva a tener Q1,000.00.

Importante: esta versión no maneja reposiciones parciales. La reposición debe coincidir con la suma exacta de los movimientos seleccionados.

2.9 Arqueo o cuadre

Un arqueo es una revisión del dinero real contra el saldo del sistema.

Ejemplo:

El sistema dice que hay Q850.00.

La persona cuenta el efectivo y encuentra Q840.00.

Entonces hay un faltante de Q10.00.

Otro ejemplo:

El sistema dice que hay Q850.00.

La persona cuenta el efectivo y encuentra Q860.00.

Entonces hay un sobrante de Q10.00.

El arqueo sirve para dejar esa diferencia registrada y controlada.

2.10 Contabilidad

El módulo puede trabajar con contabilidad si la empresa la usa.

Cuando contabilidad está conectada, algunos registros pueden quedar con estado contable:

• pendiente,
• contabilizado,
• fallido,
• revertido,
• reversa fallida.

Para el usuario normal, esto significa que el sistema está intentando llevar control contable del gasto, reposición o arqueo.

Si algo falla, el sistema permite reintentar.

3. Menú principal del módulo

Dentro del menú de Activa Software aparece la opción:

Caja Chica

Dentro de Caja Chica puede encontrar estas secciones:

1. Dashboard
2. Cajas
3. Movimientos
4. Reposiciones
5. Arqueos
6. Reportes
7. Configuración

No todos los usuarios ven todas las opciones. El menú depende de los permisos.

Si una persona no ve una opción, normalmente significa una de estas cosas:

• no tiene permiso,
• no tiene caja asignada,
• esa función no aplica para su rol,
• la sección requiere permisos administrativos.

4. Permisos del módulo

El módulo maneja permisos separados. Esto permite que una persona pueda hacer unas cosas y no otras.

Por ejemplo:

Una persona puede registrar gastos, pero no aprobarlos.

Otra persona puede aprobar gastos, pero no configurar cuentas contables.

Un administrador puede ver todo.

4.1 Permisos de cajas

Los permisos de cajas controlan qué se puede hacer con los fondos de caja chica.

Permisos disponibles:

• Ver cajas
• Crear cajas
• Editar cajas
• Eliminar cajas
• Cerrar cajas
• Archivar cajas

¿Qué significa cada uno?

Ver cajas

Permite entrar al listado y ver cajas.

Crear cajas

Permite crear una nueva caja chica.

Editar cajas

Permite modificar una caja cuando todavía está en borrador.

Eliminar cajas

Permite eliminar cajas, pero solo cuando el sistema lo permite. Una caja con movimientos no debe eliminarse.

Cerrar cajas

Permite cerrar una caja cuando ya no se usará o cuando se quiere finalizar su operación.

Archivar cajas

Permite ocultar o guardar una caja cerrada como historial.

4.2 Permisos de movimientos

Los permisos de movimientos controlan los gastos.

Permisos disponibles:

• Ver movimientos
• Crear movimientos
• Editar movimientos
• Eliminar movimientos
• Aprobar movimientos
• Rechazar movimientos
• Anular movimientos

¿Qué significa cada uno?

Ver movimientos

Permite ver el listado de gastos.

Crear movimientos

Permite registrar un nuevo gasto.

Editar movimientos

Permite corregir un movimiento si todavía está en borrador o pendiente.

Eliminar movimientos

Permite borrar movimientos en borrador, siempre que no hayan afectado saldo ni contabilidad.

Aprobar movimientos

Permite aceptar un gasto para que afecte el saldo de la caja.

Rechazar movimientos

Permite rechazar un gasto que no debe aceptarse.

Anular movimientos

Permite revertir un movimiento que ya no debe quedar válido.

4.3 Permisos de reposiciones

Los permisos de reposiciones controlan la devolución de dinero a la caja.

Permisos disponibles:

• Ver reposiciones
• Crear reposiciones
• Aprobar reposiciones
• Rechazar reposiciones
• Anular reposiciones

¿Qué significa cada uno?

Ver reposiciones

Permite ver las solicitudes de reposición.

Crear reposiciones

Permite solicitar que se reponga dinero a una caja.

Aprobar reposiciones

Permite aceptar la reposición y aumentar el saldo de la caja.

Rechazar reposiciones

Permite rechazar una solicitud de reposición.

Anular reposiciones

Permite anular una reposición que ya no debe quedar válida.

4.4 Permisos de arqueos

Los permisos de arqueos controlan los cuadres de efectivo.

Permisos disponibles:

• Ver arqueos
• Crear arqueos
• Aprobar arqueos
• Rechazar arqueos
• Anular arqueos
• Cerrar arqueos

¿Qué significa cada uno?

Ver arqueos

Permite ver los cuadres realizados.

Crear arqueos

Permite registrar el efectivo contado.

Aprobar arqueos

Permite aceptar el arqueo y registrar diferencias si existen.

Rechazar arqueos

Permite rechazar un arqueo incorrecto.

Anular arqueos

Permite anular un arqueo que ya no debe quedar válido.

Cerrar arqueos

Permite cerrar formalmente un arqueo.

4.5 Permiso de reportes

Permiso disponible:

• Ver reportes

Este permiso permite entrar a la sección de reportes del módulo.

4.6 Permisos de configuración

Permisos disponibles:

• Ver configuración
• Editar configuración

Estos permisos normalmente son para administradores o encargados del sistema.

Permiten revisar o modificar:

• reglas generales,
• categorías,
• mapeo contable, si aplica.

5. Estados del módulo

Los estados son como etiquetas que dicen en qué situación se encuentra cada registro.

5.1 Estados de una caja

Una caja puede tener estos estados:

Borrador

La caja fue creada, pero todavía no está abierta.

En este estado se puede editar.

Ejemplo:

La empresa está creando la Caja Chica de Administración, pero aún no ha empezado a usarla.

Abierta

La caja ya está funcionando.

En este estado se pueden registrar gastos, reposiciones y arqueos.

Ejemplo:

La caja ya tiene dinero asignado y el responsable ya puede registrar gastos.

En arqueo

La caja está siendo revisada.

Cuando una caja está en arqueo, puede bloquearse el registro de movimientos, según la configuración.

Ejemplo:

El encargado está contando el efectivo y comparándolo con el saldo del sistema.

Cerrada

La caja ya fue cerrada.

Una caja cerrada no debe usarse para nuevos gastos.

Archivada

La caja ya fue cerrada y guardada como historial.

Una caja archivada normalmente ya no aparece como caja activa de trabajo.

5.2 Estados de un movimiento

Un movimiento puede tener estos estados:

Borrador

El gasto fue creado, pero todavía no está terminado o aprobado.

Puede editarse o eliminarse si tiene los permisos necesarios.

Pendiente

El gasto espera aprobación.

Todavía no debe considerarse totalmente aceptado.

Aprobado

El gasto fue aceptado.

Cuando un gasto se aprueba, afecta el saldo de la caja.

Rechazado

El gasto no fue aceptado.

No debe afectar el saldo.

Contabilizado

El movimiento fue aprobado y además registrado contablemente.

Anulado

El movimiento fue cancelado después de existir.

No se borra; queda historial de que fue anulado.

5.3 Estados de una reposición

Una reposición puede estar:

Borrador

Creada pero todavía no procesada.

Pendiente

Esperando aprobación.

Aprobada

Aceptada. Aumenta el saldo de la caja.

Rechazada

No fue aceptada.

Anulada

Fue cancelada después de haberse creado o aprobado.

5.4 Estados de un arqueo

Un arqueo puede estar:

Borrador

Creado inicialmente.

Pendiente

Esperando revisión o aprobación.

Aprobado

Aceptado. Si hay diferencia, se registra el ajuste.

Rechazado

No fue aceptado.

Anulado

Fue cancelado.

Cerrado

Fue finalizado formalmente.

5.5 Estados contables

Cuando el módulo trabaja con contabilidad, puede mostrar estados contables.

No aplicable

Significa que ese registro no necesita contabilidad o la contabilidad no está activa para ese flujo.

Pendiente

Significa que el registro todavía no se ha contabilizado.

Contabilizado

Significa que el registro ya fue llevado a contabilidad.

Fallido

Significa que el sistema intentó contabilizar, pero algo falló.

Ejemplos:

• falta una cuenta contable,
• la fecha está bloqueada,
• hay un problema con una cuenta,
• falta configuración.

Revertido

Significa que se hizo una reversa contable.

Reversa fallida

Significa que el registro original sí estaba contabilizado, pero al intentar anularlo o revertirlo, la reversa contable falló.

Cuando esto ocurre, el sistema puede mostrar botón de reintento.

6. Dashboard de Caja Chica

El Dashboard es la pantalla principal del módulo.

Sirve para ver un resumen rápido.

Aquí puede encontrar:

6.1 Totales por moneda

Muestra cuánto dinero autorizado y disponible hay, separado por moneda.

Esto es importante porque no se deben sumar monedas distintas como si fueran iguales.

Ejemplo:

No es correcto sumar:

• Q1,000.00
• $500.00

El sistema los muestra separados.

6.2 Reposiciones pendientes

Muestra cuántas reposiciones necesitan atención.

6.3 Movimientos pendientes

Muestra cuántos gastos están pendientes de revisión o aprobación.

6.4 Gastos del mes por moneda

Muestra cuánto se ha gastado en el mes, separado por moneda.

6.5 Cajas con saldo bajo

Muestra cajas que están cerca de quedarse sin dinero.

Esto ayuda a saber qué cajas podrían necesitar reposición.

6.6 Pendientes contables

Muestra si hay registros que tienen pendiente la parte contable.

Puede incluir:

• movimientos,
• reposiciones,
• arqueos,
• reversas fallidas.

6.7 Movimientos recientes

Muestra los últimos gastos o movimientos registrados.

7. Sección Cajas

La sección Cajas sirve para crear, revisar y administrar los fondos de caja chica.

7.1 Listado de cajas

En el listado se muestran columnas como:

• código,
• nombre,
• responsable,
• moneda,
• monto autorizado,
• saldo actual,
• estado,
• acciones.

Desde aquí se puede:

• ver una caja,
• crear una nueva caja,
• editar una caja si está permitido,
• cerrar una caja,
• archivar una caja,
• eliminar una caja si todavía no tiene movimientos.

7.2 Crear una caja

Para crear una caja, se usa el botón Nueva caja.

El formulario pide:

Nombre

Es el nombre que identifica la caja.

Ejemplo:

• Caja Chica Administración
• Caja Chica Bodega
• Caja Chica Ventas

Código

Es un código interno.

El sistema puede sugerir un código automático.

Ejemplo:

• PC-000001
• PC-000002

Responsable

Es la persona encargada de esa caja.

Esta persona podrá operar la caja según sus permisos.

Moneda

Es la moneda de la caja.

Ejemplo:

• Quetzales
• Dólares

Importante: una caja trabaja con una sola moneda. No se deben mezclar monedas dentro de una misma caja.

Monto autorizado

Es el máximo autorizado para esa caja.

Ejemplo:

Q1,000.00

Saldo inicial

Es el dinero con el que empieza la caja.

Ejemplo:

Q1,000.00

El saldo inicial no debe ser mayor que el monto autorizado.

Descripción

Sirve para explicar para qué se usará la caja.

Ejemplo:

“Caja para gastos menores del área administrativa”.

Cuenta de caja chica

Si la empresa usa contabilidad, puede aparecer este campo.

Sirve para indicar la cuenta contable de caja chica.

Cuenta bancaria predeterminada

Si la empresa usa contabilidad, puede aparecer este campo.

Sirve para indicar desde qué cuenta bancaria saldrá el dinero para abrir o reponer la caja.

7.3 Guardar caja

Después de llenar los datos, se presiona Guardar.

La caja queda normalmente en estado Borrador.

Mientras esté en borrador, puede editarse.

7.4 Abrir caja

Una caja en borrador todavía no está operando.

Para empezar a usarla se debe presionar Abrir caja.

Al abrirla:

• cambia a estado abierta,
• queda lista para registrar gastos,
• si tiene saldo inicial, el sistema crea un movimiento interno de apertura.

Después de abrir una caja, ya no se debe editar libremente.

7.5 Ver detalle de caja

En el detalle de una caja se muestra:

• código,
• responsable,
• moneda,
• monto autorizado,
• saldo inicial,
• saldo actual,
• estado,
• movimientos recientes,
• reposiciones,
• arqueos,
• historial de actividad.

Esto permite saber todo lo que ha pasado en esa caja.

7.6 Cerrar caja

Cerrar una caja significa que ya no se usará para nuevos movimientos.

Para cerrar una caja:

1. Entrar al detalle de la caja.
2. Presionar Cerrar caja.
3. Confirmar o guardar el cierre.

El sistema no debería permitir cerrar una caja si tiene registros pendientes importantes, como registros contables pendientes o fallidos.

7.7 Archivar caja

Archivar una caja significa guardarla como historial.

Regla importante:

Una caja debe estar cerrada antes de archivarse.

No se debe archivar una caja abierta.

7.8 Eliminar caja

Eliminar caja solo debe usarse en casos especiales.

Regla importante:

Una caja con movimientos no debe eliminarse.

Si una caja ya tiene historial, lo correcto es cerrarla o archivarla, no borrarla.

8. Sección Movimientos

La sección Movimientos sirve para registrar gastos de caja chica.

8.1 Listado de movimientos

En el listado se puede ver:

• fecha,
• número,
• caja,
• tipo,
• categoría,
• descripción,
• monto,
• estado,
• estado contable,
• usuario creador,
• acciones.

También tiene filtros por:

• caja,
• categoría,
• fecha desde,
• fecha hasta.

8.2 Crear un movimiento

Para registrar un gasto, se usa el botón Nuevo movimiento.

El formulario pide:

Caja

Seleccione la caja de donde salió el dinero.

Solo deben usarse cajas abiertas.

Tipo

En esta versión el movimiento manual permitido es:

• Gasto

Aunque el sistema conoce otros tipos internos, el usuario normal no debe registrar ingresos ni ajustes manuales.

Categoría

Seleccione la categoría del gasto.

Ejemplos:

• Alimentación
• Transporte
• Papelería
• Combustible
• Mensajería

La categoría ayuda a clasificar los gastos y sacar reportes.

Fecha

Es la fecha del gasto.

Descripción

Explique qué se pagó.

Ejemplo:

“Compra de folders y hojas para oficina”.

Monto

Es el valor del gasto antes de impuesto, si se quiere separar.

Ejemplo:

Q100.00

Impuesto

Es el impuesto del gasto, si aplica.

Ejemplo:

Q12.00

El sistema calcula el total como:

Monto + Impuesto = Total

Ejemplo:

Q100.00 + Q12.00 = Q112.00

Proveedor

Nombre de quien vendió o prestó el servicio.

Ejemplo:

“Librería Central”.

Número de documento

Número de factura, recibo o comprobante.

Ejemplo:

“FAC-12345”.

Comprobante

Archivo que respalda el gasto.

Formatos permitidos:

• PDF
• JPG
• JPEG
• PNG
• WEBP

Si la configuración exige comprobante, el sistema no permitirá guardar el gasto sin archivo.

8.3 Qué pasa al guardar un movimiento

Dependiendo de la configuración, el movimiento puede quedar:

Pendiente

Si todos los gastos requieren aprobación.

En este caso, una persona autorizada debe aprobarlo.

Aprobado

Si no se requiere aprobación previa.

En este caso, el gasto puede afectar el saldo de la caja automáticamente.

8.4 Aprobar movimiento

Aprobar significa aceptar el gasto.

Cuando se aprueba:

• el gasto queda válido,
• afecta el saldo de la caja,
• puede pasar a contabilidad si está configurado,
• queda registrado quién aprobó y cuándo.

Ejemplo:

Saldo antes: Q1,000.00

Gasto aprobado: Q150.00

Saldo después: Q850.00

8.5 Rechazar movimiento

Rechazar significa que el gasto no fue aceptado.

Para rechazar, se debe escribir una razón.

Ejemplo:

“Comprobante incorrecto”.

Un movimiento rechazado no debe afectar el saldo.

8.6 Editar movimiento

Un movimiento puede editarse si todavía está en:

• borrador,
• pendiente.

No debe editarse libremente cuando ya está aprobado, contabilizado o anulado.

8.7 Eliminar movimiento

Solo se debe eliminar un movimiento si está en borrador y no ha afectado saldo ni contabilidad.

Si el movimiento ya fue aprobado, lo correcto es anularlo, no eliminarlo.

8.8 Anular movimiento

Anular significa cancelar un movimiento que ya no debe quedar válido.

Para anular, se debe escribir una razón.

Ejemplo:

“Gasto duplicado”.

Reglas importantes:

• No se puede anular un movimiento de apertura.
• No se puede anular un movimiento que está incluido en una reposición pendiente o aprobada.
• Si el movimiento ya estaba contabilizado, el sistema debe crear una reversa contable.
• El movimiento no se borra; queda en historial.

8.9 Comprobantes de movimiento

En el detalle del movimiento se ve la sección de archivos.

Cada comprobante se descarga desde el sistema.

El usuario no debe copiar ni abrir rutas internas de archivos. Debe usar el enlace del módulo.

8.10 Estados contables en movimientos

Un movimiento puede mostrar estado contable.

Si aparece Fallido, significa que el gasto no pudo contabilizarse.

Puede aparecer un botón para Reintentar contabilidad, si el usuario tiene permiso.

Si aparece Reversa fallida, significa que el gasto estaba contabilizado, pero al anularlo la reversa contable no pudo completarse.

9. Sección Reposiciones

La sección Reposiciones sirve para devolver dinero a una caja después de que se han aprobado gastos.

9.1 Listado de reposiciones

El listado muestra:

• número,
• caja,
• monto solicitado,
• estado,
• acciones.

También puede tener filtros por caja.

9.2 Crear una reposición

Para crear una reposición:

1. Entrar a Reposiciones.
2. Presionar Nueva reposición.
3. Seleccionar una caja.
4. Presionar aplicar/filtro para cargar los movimientos disponibles.
5. Revisar los movimientos que aparecerán en la tabla.
6. Seleccionar los movimientos que desea incluir.
7. Revisar el monto solicitado.
8. Escribir una nota si aplica.
9. Guardar.

9.3 Movimientos disponibles para reposición

Solo aparecen movimientos que cumplen condiciones.

Deben ser:

• de la misma caja,
• aprobados o contabilizados,
• de tipo gasto,
• no repuestos todavía,
• no incluidos en otra reposición pendiente o aprobada.

Si no aparecen movimientos, puede ser por estas razones:

• no hay gastos aprobados,
• los gastos ya fueron repuestos,
• la caja no está abierta,
• no tiene permisos,
• los movimientos no cumplen condiciones.

9.4 Monto sugerido

El sistema puede mostrar un monto sugerido.

Ese monto ayuda a saber cuánto falta para completar el monto autorizado de la caja.

Ejemplo:

Monto autorizado: Q1,000.00

Saldo actual: Q700.00

Monto sugerido: Q300.00

9.5 Monto solicitado

Es el monto que se pide reponer.

Regla importante:

El monto solicitado debe coincidir con la suma exacta de los movimientos seleccionados.

Ejemplo correcto:

Movimiento 1: Q100.00

Movimiento 2: Q50.00

Total seleccionado: Q150.00

Monto solicitado: Q150.00

Ejemplo incorrecto:

Movimiento 1: Q100.00

Movimiento 2: Q50.00

Total seleccionado: Q150.00

Monto solicitado: Q200.00

El sistema no debería permitir este caso porque sería una reposición parcial o superior a los movimientos seleccionados.

9.6 Aprobar reposición

Aprobar reposición significa aceptar que se devuelva dinero a la caja.

Al aprobar:

• aumenta el saldo de la caja,
• los movimientos seleccionados quedan marcados como repuestos,
• puede generarse registro contable si aplica,
• queda trazabilidad de aprobación.

Ejemplo:

Saldo antes: Q700.00

Reposición aprobada: Q300.00

Saldo después: Q1,000.00

9.7 Rechazar reposición

Rechazar reposición significa no aceptar la solicitud.

Para rechazar, se debe escribir una razón.

Cuando se rechaza:

• la reposición queda como rechazada,
• los movimientos pueden quedar disponibles nuevamente según corresponda,
• no aumenta el saldo de la caja.

9.8 Anular reposición

Anular reposición significa cancelar una reposición.

Para anular se debe escribir una razón.

Si la reposición ya estaba aprobada:

• se revierte el efecto sobre la caja,
• se actualizan los movimientos relacionados,
• si había contabilidad, se intenta crear reversa contable,
• queda registrado quién anuló, cuándo y por qué.

9.9 Reposición y contabilidad

Si la empresa usa contabilidad, al aprobar una reposición puede generarse una transferencia contable.

En palabras simples:

La reposición representa dinero que sale de banco y entra de nuevo a caja chica.

Ejemplo:

• sale del banco,
• entra a caja chica.

Si algo falla en contabilidad, el sistema muestra el error y puede permitir reintento.

10. Sección Arqueos / Cuadres

La sección Arqueos sirve para revisar si el dinero físico coincide con lo que dice el sistema.

10.1 Listado de arqueos

El listado muestra:

• número,
• caja,
• diferencia,
• estado,
• acciones.

10.2 Crear un arqueo

Para crear un arqueo:

1. Entrar a Arqueos.
2. Presionar Nuevo arqueo.
3. Seleccionar la caja.
4. Escribir cuánto efectivo se contó físicamente.
5. Escribir una nota si aplica.
6. Guardar.

10.3 Saldo del sistema

El saldo del sistema es lo que Activa Software calcula que debería existir en la caja.

Ejemplo:

El sistema dice que la caja tiene Q850.00.

10.4 Efectivo contado

Es el dinero físico que la persona cuenta.

Ejemplo:

La persona cuenta billetes y monedas y encuentra Q840.00.

10.5 Diferencia

La diferencia es:

Efectivo contado - Saldo del sistema

Ejemplo de faltante:

Saldo del sistema: Q850.00

Efectivo contado: Q840.00

Diferencia: -Q10.00

Ejemplo de sobrante:

Saldo del sistema: Q850.00

Efectivo contado: Q860.00

Diferencia: Q10.00

10.6 Cuando hay faltante

Hay faltante cuando el dinero contado es menor que el saldo del sistema.

Ejemplo:

El sistema dice Q850.00, pero solo hay Q840.00.

Faltan Q10.00.

Si se aprueba el arqueo, el sistema registra el ajuste correspondiente.

10.7 Cuando hay sobrante

Hay sobrante cuando el dinero contado es mayor que el saldo del sistema.

Ejemplo:

El sistema dice Q850.00, pero hay Q860.00.

Sobran Q10.00.

Si se aprueba el arqueo, el sistema registra el ajuste correspondiente.

10.8 Aprobar arqueo

Aprobar arqueo significa aceptar el resultado del conteo.

Si no hay diferencia, el arqueo confirma que todo está bien.

Si hay diferencia, el sistema puede crear un ajuste:

• ajuste por faltante,
• ajuste por sobrante.

También puede generar contabilidad si aplica.

10.9 Cerrar arqueo

Cerrar arqueo significa dejarlo finalizado.

Un arqueo puede cerrarse cuando corresponde según su estado.

10.10 Rechazar arqueo

Rechazar arqueo significa que el conteo no fue aceptado.

Para rechazar, se debe escribir una razón.

Cuando se rechaza, si la caja estaba en arqueo, vuelve a estar abierta.

10.11 Anular arqueo

Anular arqueo significa cancelar un arqueo.

Para anular, se debe escribir una razón.

Si el arqueo había generado ajustes:

• se revierte el ajuste operativo,
• si había contabilidad, se intenta crear reversa contable,
• la caja vuelve a estado abierto si corresponde,
• queda registrado quién anuló, cuándo y por qué.

11. Sección Reportes

La sección Reportes ayuda a revisar la información de Caja Chica.

11.1 Filtros de reportes

Puede filtrar por:

• caja,
• fecha desde,
• fecha hasta.

Esto ayuda a revisar solo la información que necesita.

11.2 Movimientos por fecha

Muestra movimientos con:

• fecha,
• número,
• caja,
• tipo,
• monto,
• estado.

Sirve para revisar qué gastos se hicieron en un período.

11.3 Saldos por caja

Muestra:

• caja,
• monto autorizado,
• saldo actual.

Sirve para saber cuánto dinero tiene cada caja.

11.4 Reporte por categoría

Agrupa gastos por categoría.

Ejemplo:

• Transporte: Q500.00
• Papelería: Q250.00
• Combustible: Q800.00

Sirve para saber en qué se está usando el dinero.

11.5 Reporte por responsable

Agrupa gastos según responsable de caja.

Ejemplo:

• Juan Pérez: Q1,200.00
• María López: Q900.00

Sirve para revisar uso de fondos por persona encargada.

11.6 Pendientes contables

Muestra registros que necesitan atención contable.

Puede incluir:

• movimientos,
• reposiciones,
• arqueos,
• reversas fallidas.

Columnas principales:

• tipo,
• número,
• caja,
• fecha,
• moneda,
• monto,
• estado contable,
• error contable,
• acciones.

Si hay permiso, puede aparecer botón para reintentar.

11.7 Reporte de reposiciones

Muestra:

• número,
• caja,
• monto solicitado,
• estado.

Sirve para revisar qué dinero se ha pedido reponer.

11.8 Reporte de arqueos

Muestra:

• número,
• caja,
• diferencia,
• estado.

Sirve para revisar faltantes y sobrantes.

12. Configuración del módulo

Esta sección normalmente la usa un administrador o encargado del sistema.

No todos los usuarios deben tener acceso.

12.1 Configuración general

Aquí se controlan reglas importantes del módulo.

Requerir aprobación para todos los movimientos

Si está activa, todos los gastos quedan pendientes hasta que alguien los apruebe.

Ejemplo:

Carlos registra Q50.00 de parqueo.

El gasto queda pendiente.

Un supervisor debe aprobarlo.

Comprobante obligatorio

Si está activa, el usuario debe adjuntar comprobante al registrar el gasto.

Ejemplo:

No se puede registrar una compra sin factura, recibo o imagen.

Comprobante obligatorio desde monto

Permite definir desde qué monto se exige comprobante.

Ejemplo:

Si se configura desde Q50.00:

• gasto de Q25.00: puede no pedir comprobante,
• gasto de Q75.00: sí pide comprobante.

Permitir saldo negativo

Si está desactivado, el sistema no deja registrar gastos mayores al saldo disponible.

Ejemplo:

Saldo actual: Q100.00

Gasto: Q150.00

El sistema no lo permite.

Si está activado, el sistema puede permitir que la caja quede negativa.

Recomendación: normalmente debería mantenerse desactivado.

Permitir autoaprobación

Si está desactivado, una persona no debe aprobar sus propios gastos.

Ejemplo:

Carlos creó el gasto.

Carlos no debería aprobarlo si la regla está apagada.

Si está activado, puede permitirse que el mismo usuario apruebe sus propios registros.

Recomendación: para mayor control, mantenerlo desactivado.

Bloquear movimientos durante arqueo

Si está activo, cuando una caja está en arqueo no se pueden crear gastos nuevos.

Esto evita que alguien cambie el saldo mientras se está contando el dinero.

Ejemplo:

La caja está siendo revisada.

Mientras tanto, nadie puede agregar un gasto nuevo.

Contabilización automática al aprobar

Si está activa y la empresa usa contabilidad, el sistema intenta contabilizar automáticamente cuando se aprueban registros.

Ejemplo:

Se aprueba un gasto.

El sistema intenta crear el asiento contable.

Si falla, queda como fallido y se puede reintentar.

12.2 Categorías

Las categorías sirven para clasificar gastos.

Ejemplos:

• Alimentación
• Transporte
• Papelería
• Combustible
• Mensajería
• Otros

Crear categoría

Para crear una categoría se llena:

• nombre,
• descripción,
• estado activo/inactivo,
• cuenta contable de gasto, si aplica.

El nombre es obligatorio.

No debe crear categorías duplicadas innecesarias.

Editar categoría

Puede modificar:

• nombre,
• descripción,
• cuenta contable,
• estado activo/inactivo.

Si una categoría ya no se usará, lo mejor suele ser desactivarla, no eliminarla, especialmente si ya tiene movimientos históricos.

Eliminar categoría

Solo debe hacerse si no afecta registros históricos.

Si la categoría ya tiene movimientos relacionados, lo correcto es mantenerla o desactivarla.

12.3 Mapeo contable

Esta sección aparece cuando corresponde usar contabilidad.

Sirve para decirle al sistema qué cuentas contables debe usar.

Habilitar contabilidad de Caja Chica

Permite indicar si Caja Chica debe trabajar con integración contable.

Contabilización automática al aprobar

Permite que el sistema contabilice automáticamente al aprobar movimientos, reposiciones o arqueos.

Cuenta de Caja Chica por caja

Cada caja puede tener una cuenta contable de caja chica.

Ejemplo:

• Caja Chica Administración → Cuenta Caja Chica Administración
• Caja Chica Bodega → Cuenta Caja Chica Bodega

Cuenta bancaria por caja

Indica la cuenta desde la que sale el dinero para apertura o reposición.

Cuenta de gasto por categoría

Cada categoría puede tener una cuenta contable de gasto.

Ejemplo:

• Transporte → Gasto de transporte
• Papelería → Gasto de oficina
• Combustible → Gasto de combustible

Bloqueo de mapeo

Si una caja ya tiene historial contable publicado o revertido, el sistema puede bloquear cambios en su mapeo.

Esto es correcto porque cambiar cuentas después de contabilizar podría crear diferencias o confusión.

13. Qué se puede hacer y qué no se puede hacer

13.1 Sí se puede hacer

Se puede:

• crear cajas,
• abrir cajas,
• asignar responsables,
• manejar cajas por moneda,
• registrar gastos,
• adjuntar comprobantes,
• aprobar gastos,
• rechazar gastos,
• anular gastos,
• solicitar reposiciones,
• aprobar reposiciones,
• rechazar reposiciones,
• anular reposiciones,
• crear arqueos,
• aprobar arqueos,
• rechazar arqueos,
• anular arqueos,
• cerrar arqueos,
• cerrar cajas,
• archivar cajas cerradas,
• revisar reportes,
• revisar pendientes contables,
• reintentar contabilidad si falla,
• descargar comprobantes con permisos.

13.2 No se puede hacer

No se puede o no se debe:

• mezclar monedas dentro de una misma caja,
• registrar ingresos manuales como movimiento normal,
• registrar ajustes manuales como movimiento normal,
• eliminar una caja con movimientos,
• archivar una caja abierta,
• editar libremente una caja abierta,
• eliminar movimientos aprobados,
• anular movimientos incluidos en reposición pendiente o aprobada,
• anular movimientos de apertura,
• aprobar sus propios gastos si la regla de autoaprobación está desactivada,
• crear reposiciones parciales,
• aprobar reposiciones con monto distinto a la suma de movimientos,
• descargar comprobantes sin permiso,
• abrir comprobantes por URL directa,
• cerrar caja con pendientes contables importantes,
• contabilizar en moneda extranjera si esa función está bloqueada para contabilidad.

14. Flujo recomendado de trabajo diario

Este sería el flujo normal para usar Caja Chica.

Paso 1: Crear y abrir caja

Un encargado crea la caja y la abre.

Ejemplo:

Caja Chica Administración

Monto autorizado: Q1,000.00

Saldo inicial: Q1,000.00

Responsable: María López

Paso 2: Registrar gastos

La responsable registra gastos conforme usa dinero.

Ejemplo:

Gasto: Compra de papelería

Monto: Q75.00

Comprobante: factura PDF

Paso 3: Aprobar gastos

Un supervisor revisa el gasto.

Si todo está bien, lo aprueba.

Si algo está mal, lo rechaza con una razón.

Paso 4: Revisar saldo

El sistema actualiza el saldo.

Ejemplo:

Saldo anterior: Q1,000.00

Gasto aprobado: Q75.00

Saldo nuevo: Q925.00

Paso 5: Solicitar reposición

Cuando ya hay varios gastos aprobados, se crea una reposición.

Ejemplo:

Gastos aprobados seleccionados:

• Q75.00
• Q125.00
• Q50.00

Total: Q250.00

Se solicita reposición por Q250.00.

Paso 6: Aprobar reposición

El encargado autorizado aprueba la reposición.

El saldo sube nuevamente.

Ejemplo:

Saldo antes: Q750.00

Reposición: Q250.00

Saldo después: Q1,000.00

Paso 7: Hacer arqueo

De vez en cuando se cuenta el dinero físico.

Si coincide, todo está bien.

Si falta o sobra, se registra el ajuste.

Paso 8: Cerrar o archivar caja

Si una caja ya no se usará:

1. Se cierra.
2. Luego se archiva.

15. Ejemplo completo explicado fácil

Imagine que la empresa entrega Q1,000.00 a Ana para gastos pequeños.

Día 1

Ana compra papelería por Q100.00.

En el sistema registra:

• caja: Caja Chica Administración,
• categoría: Papelería,
• fecha: hoy,
• descripción: Compra de hojas y folders,
• monto: Q100.00,
• comprobante: factura.

El gasto queda pendiente.

El supervisor lo revisa y lo aprueba.

Saldo:

Q1,000.00 - Q100.00 = Q900.00

Día 2

Ana paga mensajería por Q50.00.

Registra el gasto.

El supervisor lo aprueba.

Saldo:

Q900.00 - Q50.00 = Q850.00

Día 3

Ana solicita reposición.

Selecciona los dos gastos:

• Q100.00
• Q50.00

Total: Q150.00

Solicita reposición por Q150.00.

El encargado aprueba.

Saldo:

Q850.00 + Q150.00 = Q1,000.00

Día 4

Se hace arqueo.

El sistema dice Q1,000.00.

Ana cuenta Q1,000.00.

No hay diferencia.

El arqueo se puede cerrar.

16. Errores comunes y qué significan

“No tiene permisos”

Significa que su usuario no puede hacer esa acción.

Ejemplo:

Quiere aprobar un gasto, pero no tiene permiso de aprobar movimientos.

“La caja no está abierta”

Significa que está intentando registrar un gasto en una caja que no está en estado abierta.

Debe abrirse primero.

“Estado inválido”

Significa que está intentando hacer algo que no corresponde con el estado actual.

Ejemplo:

• editar una caja cerrada,
• archivar una caja abierta,
• aprobar algo ya anulado,
• cerrar algo que todavía no corresponde.

“Saldo insuficiente”

Significa que el gasto es mayor que el saldo disponible y no está permitido dejar saldo negativo.

“Comprobante requerido”

Significa que debe adjuntar archivo para guardar el gasto.

“Tipo de movimiento no permitido”

Significa que está intentando registrar manualmente un tipo que no corresponde.

En esta versión, el movimiento manual debe ser gasto.

“Monto inválido”

Puede significar:

• monto en cero,
• monto negativo,
• saldo inicial mayor que monto autorizado,
• reposición con monto incorrecto,
• diferencia de montos.

“Error contable”

Significa que el registro operativo existe, pero la parte contable no pudo completarse.

Puede pasar por:

• cuenta contable faltante,
• cuenta incorrecta,
• fecha cerrada,
• configuración incompleta,
• moneda no permitida para contabilizar,
• problema con datos contables.

Si aparece botón de reintento, un usuario autorizado puede reintentar.

17. Buenas prácticas para usuarios

Para responsables de caja

• Registrar los gastos el mismo día.
• Adjuntar comprobantes claros.
• Escribir descripciones fáciles de entender.
• No esperar hasta final de mes para registrar todo.
• Revisar su saldo antes de gastar.
• No mezclar gastos de diferentes cajas.
• No usar una caja para otra área si no corresponde.

Para aprobadores

• Revisar que el gasto tenga sentido.
• Revisar que tenga comprobante.
• Revisar fecha, monto y categoría.
• Rechazar con una razón clara si hay error.
• No aprobar gastos duplicados.
• No aprobar gastos sin respaldo si la política requiere comprobante.

Para administradores

• Crear categorías claras.
• No crear muchas categorías repetidas.
• Configurar correctamente responsables.
• Revisar reportes con frecuencia.
• Revisar pendientes contables.
• Cerrar o archivar cajas que ya no se usan.
• No dar permisos globales a usuarios que solo deben manejar su caja.

Para contabilidad

• Revisar pendientes contables.
• Revisar errores de contabilización.
• Reintentar solo después de corregir la causa.
• Validar cuentas de caja, banco y gasto.
• Validar fechas cerradas.
• Revisar reversas fallidas.

18. Recomendaciones de operación

Revisión diaria

Cada día se recomienda revisar:

• gastos nuevos,
• gastos pendientes,
• comprobantes cargados,
• saldo actual de cajas activas.

Revisión semanal

Cada semana se recomienda revisar:

• reposiciones pendientes,
• cajas con saldo bajo,
• gastos por categoría,
• gastos por responsable,
• comprobantes faltantes o incorrectos.

Revisión mensual

Cada mes se recomienda revisar:

• arqueos,
• diferencias,
• cajas cerradas,
• cajas archivadas,
• pendientes contables,
• reportes por moneda,
• gastos acumulados por categoría.

19. Preguntas frecuentes

¿Puedo usar una caja para dos monedas?

No. Cada caja trabaja con una sola moneda.

Si necesita manejar quetzales y dólares, debe usar cajas separadas.

¿Puedo registrar ingresos manuales?

No en esta versión.

Los ingresos deben entrar por reposición.

¿Puedo registrar ajustes manuales?

No como movimiento normal.

Los ajustes deben venir de arqueos.

¿Puedo eliminar un gasto aprobado?

No. Si ya fue aprobado, debe anularse.

¿Puedo anular un gasto que ya está en una reposición?

No debe hacerse si la reposición está pendiente o aprobada. Primero debe resolverse la reposición.

¿Puedo aprobar mi propio gasto?

Depende de la configuración. Si la autoaprobación está desactivada, no.

¿Qué pasa si la contabilidad falla?

El registro operativo queda guardado y el sistema muestra el error. Un usuario autorizado puede reintentar.

¿Qué pasa si una reversa contable falla?

El registro muestra estado de reversa fallida. Un usuario autorizado puede revisar el error y reintentar.

¿Puedo cerrar una caja con pendientes contables?

No debería permitirse. Primero hay que resolver los pendientes.

¿Qué hago si el saldo físico no coincide?

Debe crear un arqueo. El arqueo registra el saldo del sistema, el efectivo contado y la diferencia.

20. Glosario simple

Caja chica

Fondo de dinero pequeño para gastos menores.

Responsable

Persona encargada de una caja.

Movimiento

Registro de un gasto o ajuste dentro de la caja.

Gasto

Dinero que salió de la caja.

Comprobante

Archivo que demuestra el gasto.

Reposición

Dinero que se devuelve a la caja para completar el fondo.

Arqueo

Revisión del dinero físico contra el saldo del sistema.

Faltante

Cuando hay menos dinero físico que lo que dice el sistema.

Sobrante

Cuando hay más dinero físico que lo que dice el sistema.

Anulación

Cancelación formal de un registro, dejando historial.

Reversa

Registro que corrige o invierte un movimiento anterior.

Pendiente contable

Registro que falta contabilizar.

Fallido contable

Registro que intentó contabilizarse pero tuvo error.

21. Resumen final para el usuario

Caja Chica en Activa Software sirve para controlar fondos pequeños de la empresa de forma ordenada.

Con este módulo se puede:

• crear cajas,
• asignar responsables,
• registrar gastos,
• adjuntar comprobantes,
• aprobar o rechazar gastos,
• reponer dinero,
• hacer arqueos,
• controlar faltantes y sobrantes,
• revisar reportes,
• mantener trazabilidad,
• conectar con contabilidad cuando aplique.

La regla más importante es esta:

Todo dinero que sale, entra, se ajusta, se aprueba, se rechaza o se anula debe quedar registrado.

Así la empresa sabe quién hizo cada cosa, cuándo la hizo, por qué la hizo y cómo afectó el saldo de la caja.