Manual de usuario del Módulo de Planillas

Activa Software — Informática Guatemala

El Módulo de Planillas permite preparar, calcular, revisar, cerrar y consultar las planillas de pago de la empresa. También centraliza información de empleados, asistencia, comisiones, deducciones, bonificaciones, seguros, impuestos, proyectos y boletas de pago.

Este manual describe el funcionamiento operativo del módulo y los controles que debe realizar el responsable de planillas antes de confirmar un período.

Importante: El sistema procesa la información y las fórmulas configuradas, pero la aprobación final de los cálculos corresponde al responsable de planillas, contabilidad o recursos humanos de la empresa.

1. Acceso al Módulo de Planillas

Desde el menú principal de Activa Software, ingrese a Planillas.

Dentro del módulo encontrará las siguientes opciones:

2. Configuración inicial

Antes de generar una planilla deben estar configurados los conceptos, tasas, columnas y plantillas que utilizará la empresa.

El acceso a determinadas opciones puede depender de los permisos asignados al usuario.

2.1 Tasas de impuesto

Permite configurar los rangos utilizados para calcular impuestos.

Cada rango puede contener:

• Valor inicial.
• Valor final.
• Porcentaje o tasa.
• Valores relacionados con el cálculo.
• Condiciones aplicables.

Control recomendado

Las tasas deben ser revisadas y aprobadas por el responsable contable o fiscal de la empresa antes de utilizarlas en una planilla real.

2.2 Rebajas de impuesto

Permite registrar códigos y valores de rebajas que pueden aplicarse durante el cálculo de impuestos.

Cada rebaja puede incluir:

• Código.
• Descripción.
• Valor.
• Condiciones de aplicación.

2.3 Lista de ingresos

Permite administrar los conceptos que aumentan los ingresos del empleado.

Ejemplos:

• Salario ordinario.
• Bonificaciones.
• Comisiones.
• Horas adicionales.
• Incentivos.
• Otros ingresos.

Cada concepto puede configurarse como gravable o no gravable, según las políticas de la empresa.

2.4 Lista de deducciones

Permite administrar los conceptos que reducen el pago del empleado.

Ejemplos:

• Préstamos.
• Anticipos.
• Descuentos.
• Ausencias.
• Retenciones.
• Deducciones internas.

Las deducciones pueden configurarse como valores fijos o como cálculos basados en otros conceptos.

2.5 Lista de seguros

Permite registrar los conceptos relacionados con seguros, aportes o cargos adicionales.

Cada concepto puede incluir:

• Código.
• Descripción.
• Tasa.
• Base de cálculo.
• Valor correspondiente.

2.6 Columnas de planilla

Las columnas determinan qué información aparecerá en la hoja de cálculo de la planilla.

Cada columna puede contener:

• Clave interna.
• Nombre visible.
• Método de cálculo.
• Función.
• Relación con otros conceptos.
• Orden dentro de la planilla.

Advertencia: No cambie las claves internas de las columnas utilizadas por una plantilla activa. Esto puede provocar errores durante el cierre de la planilla.

2.7 Plantillas PDF

Permite diseñar la presentación de las boletas de pago.

La plantilla puede incluir:

• Información de la empresa.
• Información del empleado.
• Período de pago.
• Ingresos.
• Deducciones.
• Impuestos.
• Pago neto.
• Firma o espacios de autorización.

Control recomendado

Pruebe la plantilla con nombres largos, diferentes cantidades de conceptos y montos altos antes de utilizarla con todos los empleados.

2.8 Costeo por proyecto

Permite relacionar el costo de los empleados con los proyectos activos de la empresa.

La configuración puede incluir:

• Activar o desactivar costeo por proyecto.
• Crear gastos automáticamente.
• Seleccionar categoría de gasto.
• Definir la fuente del monto.
• Seleccionar forma de pago.
• Exigir que todos los empleados tengan un proyecto asignado.

2.9 Integración de datos

Permite obtener información desde otros módulos de Activa Software.

Según la configuración disponible, pueden sincronizarse:

• Datos de empleados.
• Contratos.
• Asistencia.
• Licencias.
• Comisiones.
• Información relacionada con recursos humanos.

Control recomendado

Después de una sincronización, revise los datos antes de generar la planilla. Una sincronización exitosa únicamente confirma que la información fue procesada, no que todos los valores sean correctos.

2.10 Tasas de moneda

Permite registrar tasas de cambio cuando la planilla se genera en una moneda diferente a la moneda principal de la empresa.

La tasa puede ingresarse manualmente o actualizarse mediante los mecanismos configurados en el sistema.

Antes de utilizarla, confirme:

• Moneda de origen.
• Moneda de destino.
• Valor de la tasa.
• Fecha de actualización.
• Fuente utilizada.

2.11 Permisos

Los permisos determinan qué acciones puede realizar cada usuario.

Se recomienda separar las responsabilidades de la siguiente manera:

2.12 Restablecer datos

Esta opción elimina información del módulo y debe utilizarse únicamente con autorización.

Advertencia: Antes de restablecer información, solicite un respaldo de la base de datos y confirme exactamente qué registros serán eliminados.

2.13 Aportes patronales

La versión actual contiene estructuras internas para administrar aportes empresariales o patronales, pero esta función no se encuentra disponible como una pestaña normal dentro de la configuración.

Los aportes patronales únicamente deben considerarse cuando hayan sido configurados previamente por el equipo de implementación o soporte de Activa Software.

3. Preparación mensual de la planilla

Antes de crear una planilla debe completarse la información correspondiente al período.

El orden recomendado es el siguiente:

1. Seleccionar el mes de trabajo.
2. Verificar la lista de empleados.
3. Revisar contratos e ingresos.
4. Confirmar datos bancarios y fiscales.
5. Registrar o sincronizar asistencia.
6. Registrar comisiones.
7. Registrar deducciones.
8. Registrar bonificaciones KPI.
9. Registrar seguros.
10. Confirmar la plantilla de planilla.
11. Confirmar la plantilla PDF.
12. Confirmar moneda y tasa de cambio.
13. Confirmar la configuración de proyectos.

Control recomendado: Realice primero una prueba con empleados y períodos de demostración. Antes de guardar o sincronizar información masiva, solicite un respaldo.

4. Preparación de empleados

Ingrese a:

Planillas → Empleados

Seleccione el mes que desea trabajar.

En esta sección puede consultar o completar información como:

• Código del empleado.
• Nombre.
• Puesto.
• Departamento.
• Número de identificación fiscal.
• Datos bancarios.
• Número de cuenta.
• Contrato.
• Fecha de inicio.
• Fecha de finalización.
• Conceptos de ingreso.
• Código de impuesto.
• Código de rebaja.

4.1 Uso de filtros

Puede filtrar la información por:

• Departamento.
• Rol.
• Empleado.
• Mes.

Los filtros son especialmente útiles cuando desea modificar únicamente a uno o varios empleados.

4.2 Guardado de información

Cuando se trabaja con una vista completa, sin filtros, el sistema puede considerar que la información mostrada representa el conjunto completo del período.

Esto significa que los registros existentes que no se encuentren dentro de la cuadrícula enviada pueden ser eliminados para ese período.

Recomendaciones

• No elimine filas de una vista completa si desea conservar esos empleados.
• Para una corrección individual, utilice filtros.
• Confirme siempre el mes antes de guardar.
• No cierre el navegador durante el proceso.
• Revise la información después de guardar.
• Mantenga un respaldo antes de realizar cambios masivos.

5. Asistencia y licencias

Ingrese a:

Planillas → Asistencia

La asistencia puede registrarse manualmente o sincronizarse desde los módulos relacionados.

Puede incluir:

• Días trabajados.
• Horas de trabajo.
• Tiempo estándar.
• Tiempo real.
• Licencias pagadas.
• Licencias no pagadas.
• Ausencias.
• Cambios de contrato dentro del período.

5.1 Procedimiento recomendado

1. Seleccione el mes.
2. Utilice los filtros necesarios.
3. Registre o sincronice la asistencia.
4. Revise los días y horas de cada empleado.
5. Confirme las licencias pagadas y no pagadas.
6. Revise los empleados que cambiaron de contrato durante el período.
7. Guarde la información.
8. Compare una muestra con el control de asistencia original.

Importante: Los códigos utilizados para clasificar trabajo, licencias y ausencias deben coincidir con la configuración de la empresa.

6. Comisiones

Ingrese a:

Planillas → Comisiones

Esta sección permite registrar las comisiones obtenidas por los empleados durante el período.

Antes de guardar, confirme:

• Empleado.
• Mes.
• Monto.
• Moneda.
• Motivo o referencia.
• Que la comisión no esté duplicada.

Importación masiva: La importación de comisiones mediante archivo no está habilitada para uso operativo en esta versión. Registre las comisiones directamente desde la cuadrícula del sistema.

7. Deducciones

Ingrese a:

Planillas → Deducciones

Permite registrar descuentos aplicables a los empleados.

Ejemplos:

• Préstamos.
• Anticipos.
• Ausencias.
• Retenciones.
• Descuentos administrativos.
• Otros descuentos autorizados.

Antes de guardar, confirme:

• Empleado.
• Período.
• Concepto.
• Monto.
• Base de cálculo.
• Autorización correspondiente.

8. Bonificación KPI

Ingrese a:

Planillas → Bonificación KPI

Permite registrar bonificaciones relacionadas con desempeño, cumplimiento de objetivos o indicadores.

Antes de guardar, confirme:

• Empleado.
• Período.
• Monto.
• Indicador relacionado.
• Aprobación del responsable.

9. Seguros

Ingrese a:

Planillas → Seguros

Permite registrar valores relacionados con seguros o aportes configurados.

Antes de guardar, confirme:

• Concepto.
• Empleado.
• Período.
• Monto o porcentaje.
• Base del cálculo.
• Si el costo corresponde al empleado, a la empresa o a ambos.

10. Plantillas de planilla

Las plantillas determinan:

• Qué empleados serán incluidos.
• Qué columnas aparecerán.
• Qué fórmulas se utilizarán.
• Cómo se calcularán los resultados.

Ingrese a:

Planillas → Plantillas de planilla

10.1 Crear una plantilla

1. Seleccione Nueva plantilla.
2. Ingrese el nombre.
3. Seleccione los departamentos.
4. Seleccione los roles.
5. Seleccione empleados específicos, cuando corresponda.
6. Configure exclusiones.
7. Seleccione las columnas.
8. Guarde la plantilla.
9. Abra el detalle para configurar o revisar las fórmulas.
10. Realice una prueba con valores conocidos.

10.2 Estructura de la hoja

La hoja utiliza una estructura técnica que no debe modificarse.

Advertencia: No elimine, mueva ni reemplace la fila 5. El sistema utiliza esta fila para interpretar la información durante el cierre.

10.3 Columnas mínimas para cerrar una planilla

La plantilla debe contener las siguientes claves técnicas:

Si falta alguna de estas claves, la planilla no podrá cerrarse correctamente.

11. Crear una planilla

Ingrese a:

Planillas → Planillas → Nueva planilla

Complete los siguientes campos:

1. Mes.
2. Rango de fechas.
3. Nombre de la planilla.
4. Plantilla de planilla.
5. Plantilla PDF.
6. Moneda.
7. Configuración de costeo por proyecto.

11.1 Mes y rango de fechas

Seleccione el mes correspondiente y confirme la fecha inicial y final.

La fecha inicial no puede ser posterior a la fecha final.

Utilice un nombre descriptivo, por ejemplo:

Planilla mensual — julio 2026

o:

Planilla primera quincena — julio 2026

11.2 Plantillas

Seleccione:

• La plantilla que contiene las columnas y fórmulas.
• La plantilla PDF que se utilizará para las boletas de pago.

11.3 Moneda

Seleccione la moneda en la que desea generar la planilla.

La moneda principal de la empresa se utiliza como moneda de origen. El usuario selecciona la moneda de destino cuando corresponda.

Confirme que la tasa de cambio sea correcta antes de continuar.

11.4 Configuración de proyectos

Puede activar o desactivar el costeo por proyecto.

Cuando esté activo, complete:

• Proyecto predeterminado.
• Categoría de gasto.
• Fuente del monto.
• Forma de pago.
• Requisito de asignación por empleado.

Después de completar los campos, seleccione Enviar.

11.5 Pantalla posterior a la creación

Después de crear la planilla, el sistema abre automáticamente la pantalla de Asignación de proyectos.

Esto ocurre incluso cuando el costeo por proyecto está desactivado.

Desde esta pantalla seleccione Continuar a revisión de planilla.

12. Asignación de proyectos

La asignación de proyectos permite relacionar el costo de cada empleado con un proyecto de la empresa.

Puede:

• Seleccionar un proyecto individualmente.
• Aplicar el mismo proyecto a todos los empleados.
• Utilizar el proyecto predeterminado.
• Guardar las asignaciones.
• Consultar empleados pendientes de asignación.

12.1 Proyecto obligatorio

Cuando la configuración exige que todos los empleados tengan un proyecto, el sistema no permitirá cerrar la planilla mientras existan empleados sin asignación.

12.2 Planilla cerrada

Después del cierre:

• Los selectores de proyecto quedan deshabilitados.
• Las asignaciones se muestran en modo de consulta.
• Si existen gastos generados, el sistema muestra una advertencia.

13. Revisión de la planilla

Después de la asignación de proyectos, seleccione:

Continuar a revisión de planilla

La pantalla de revisión muestra:

• Hoja calculada.
• Empleados incluidos.
• Ingresos.
• Deducciones.
• Impuestos.
• Pago neto.
• Costo total.
• Resumen de costeo por proyecto.

Los botones disponibles pueden variar según los permisos del usuario.

13.1 Guardar revisión

Utilice esta opción después de realizar cambios o confirmar los resultados.

Guardar la revisión no significa que la planilla esté cerrada.

13.2 Crear archivo

Genera un archivo Excel basado en el contenido actual de la hoja.

Puede utilizarse para:

• Revisión externa.
• Comparación.
• Aprobación.
• Archivo interno.
• Validación con contabilidad.

14. Controles antes de cerrar

El sistema comprueba la estructura mínima de la hoja, pero el responsable de planillas debe validar los resultados.

14.1 Conciliación recomendada

El responsable debe comprobar que los resultados correspondan a las reglas establecidas por la empresa.

Una relación demostrativa puede ser:

Pago neto = ingresos − deducciones − impuestos

La fórmula exacta dependerá de los conceptos configurados en la plantilla.

Advertencia: El cierre no garantiza por sí mismo que todas las fórmulas sean correctas. No cierre una planilla sin comparar los resultados con un cálculo aprobado.

15. Cerrar una planilla

Desde la pantalla de revisión, seleccione:

Cerrar planilla y generar gastos

El sistema solicitará confirmación antes de continuar.

Durante el cierre, el sistema:

1. Comprueba que el usuario tenga permiso.
2. Verifica los proyectos obligatorios.
3. Lee las claves técnicas de la fila 5.
4. Comprueba que existan las siete columnas mínimas.
5. Procesa las filas que tengan un empleado válido.
6. Omite filas sin identificador válido o sin valores de bruto, neto o costo.
7. Reemplaza los detalles anteriores de esa planilla y período.
8. Guarda los resultados.
9. Registra los impuestos.
10. Cambia el estado a Cerrada.
11. Genera o actualiza gastos por proyecto cuando la configuración lo indique.

Nota: El botón menciona la generación de gastos aunque el costeo por proyecto esté desactivado. En ese caso la planilla puede cerrarse sin crear gastos.

15.1 Verificaciones posteriores

Después del cierre:

• Confirme que el estado sea Cerrada.
• Revise los detalles.
• Genere una boleta de prueba.
• Revise los totales.
• Confirme los gastos por proyecto.
• Valide el archivo bancario.
• Archive la evidencia de aprobación.

16. Reabrir una planilla

La opción Reabrir cambia el estado de la planilla de Cerrada a Abierta.

Reabrir no elimina automáticamente:

• Detalles guardados.
• Impuestos.
• Archivos generados.
• Boletas.
• Gastos relacionados.
• Registros de proyectos.

16.1 Procedimiento recomendado

1. Documente el motivo de la reapertura.
2. Conserve una copia del resultado anterior.
3. Revise los gastos generados.
4. Corrija la hoja.
5. Vuelva a revisar todos los empleados.
6. Realice nuevamente la conciliación.
7. Cierre la planilla.
8. Genere otra vez los documentos necesarios.
9. Confirme que no existan duplicados.

17. Exportaciones y documentos

El módulo permite generar diferentes salidas.

17.1 Archivo Excel

Puede generarse desde la pantalla de revisión.

El archivo refleja el contenido actual de la hoja, por lo que puede utilizarse antes del cierre para validación.

17.2 Boleta PDF individual

Genera la boleta de pago del empleado utilizando la plantilla PDF seleccionada.

17.3 Archivo ZIP de boletas

Permite descargar varias boletas agrupadas en un solo archivo.

17.4 CSV bancario

El archivo bancario se genera cuando la planilla está cerrada.

Puede contener:

• Código del empleado.
• Nombre.
• Banco.
• Número de cuenta.
• Pago neto.
• Fecha de pago.

Importante: El archivo generado utiliza un formato general. Antes de enviarlo al banco, confirme que cumpla con la estructura solicitada por la institución bancaria.

17.5 Informes

Los informes pueden incluir:

• Detalle de planilla.
• Resumen de ingresos.
• Resumen de seguros.
• Totales por período.
• Gráficos generales.
• Gráficos por departamento.

Los informes deben utilizarse como apoyo para revisión y análisis, no como sustituto de la conciliación.

18. Importaciones y sincronizaciones

18.1 Recomendaciones para cargas masivas

• Realice un respaldo.
• Confirme el mes.
• Utilice archivos de prueba.
• Revise encabezados y columnas.
• Compare la cantidad de empleados.
• Verifique una muestra antes y después.
• No cargue archivos parciales como si representaran el período completo.
• Conserve el archivo original utilizado.

19. Ejemplo para capacitación

El siguiente caso permite practicar el flujo sin utilizar información real.

Los valores son demostrativos y deben adaptarse a las políticas, fórmulas y obligaciones aplicables a cada empresa.

19.1 Datos de demostración

19.2 Fórmulas demostrativas

Para este ejercicio se utilizarán las siguientes fórmulas:

Pago neto = pago bruto − deducciones + bonificación KPI

Costo total = pago bruto + bonificación KPI

Estas fórmulas son únicamente para capacitación y no representan necesariamente las reglas de cálculo de la empresa.

19.3 Procedimiento del ejercicio

1. Crear tres empleados de demostración.
2. Preparar sus datos mensuales.
3. Registrar las deducciones.
4. Registrar las bonificaciones KPI.
5. Crear una plantilla con las columnas necesarias.
6. Configurar las fórmulas demostrativas.
7. Crear una planilla.
8. Continuar desde la asignación de proyectos.
9. Revisar los resultados.
10. Comparar los totales.
11. Guardar la revisión.
12. Generar el archivo Excel.
13. Cerrar la planilla de demostración.
14. Generar una boleta PDF.
15. Consultar los informes.

19.4 Prueba de detección manual

Para demostrar la importancia de la revisión, cambie temporalmente el pago neto del primer empleado:

• Pago neto correcto: Q4,400.00
• Pago neto modificado: Q4,450.00
• Diferencia: Q50.00

El usuario debe detectar la diferencia durante la conciliación antes del cierre.

Después de la demostración, restaure el valor correcto.

20. Lista de verificación antes del cierre

Utilice esta lista en cada período.

20.1 Información general

• ☐ El mes es correcto.
• ☐ El rango de fechas es correcto.
• ☐ La plantilla seleccionada es correcta.
• ☐ La plantilla PDF es correcta.
• ☐ La moneda es correcta.
• ☐ La tasa de cambio fue validada.

20.2 Empleados

• ☐ Están todos los empleados esperados.
• ☐ No existen empleados adicionales.
• ☐ Los contratos están actualizados.
• ☐ Los datos bancarios están completos.
• ☐ Los datos fiscales están completos.

20.3 Variables mensuales

• ☐ La asistencia fue revisada.
• ☐ Las licencias fueron revisadas.
• ☐ Las comisiones fueron registradas.
• ☐ Las deducciones fueron registradas.
• ☐ Las bonificaciones fueron registradas.
• ☐ Los seguros fueron registrados.

20.4 Plantilla y cálculos

• ☐ La fila 5 permanece intacta.
• ☐ Las columnas mínimas están presentes.
• ☐ Las fórmulas fueron revisadas.
• ☐ El pago bruto fue conciliado.
• ☐ Las deducciones fueron conciliadas.
• ☐ Los impuestos fueron conciliados.
• ☐ El pago neto fue conciliado.
• ☐ El costo total fue conciliado.

20.5 Proyectos

• ☐ Todos los empleados tienen proyecto cuando es obligatorio.
• ☐ El proyecto predeterminado es correcto.
• ☐ La categoría de gasto es correcta.
• ☐ La moneda del proyecto fue revisada.
• ☐ La fuente del monto es correcta.

20.6 Aprobación

• ☐ Existe un respaldo disponible.
• ☐ El responsable de planillas revisó los resultados.
• ☐ Los totales fueron aprobados.
• ☐ Se conservó evidencia de la revisión.
• ☐ La planilla está autorizada para cierre.

21. Problemas frecuentes

22. Buenas prácticas

• Utilice ambientes de prueba para nuevas plantillas.
• No modifique una plantilla durante el cierre de un período.
• Mantenga respaldos antes de procesos masivos.
• Separe las funciones de preparación, revisión y aprobación.
• Conserve los archivos utilizados.
• Documente las reaperturas.
• Revise las tasas de moneda.
• Valide los formatos bancarios.
• Compare una muestra con un cálculo independiente.
• No utilice una planilla sin que sus fórmulas hayan sido aprobadas.
• Solicite asistencia de soporte antes de cambiar claves técnicas.

23. Soporte

Para asistencia relacionada con configuración, plantillas, fórmulas, permisos, integraciones o errores del Módulo de Planillas, comuníquese con el equipo de soporte de:

Activa Software
Informática Guatemala

Al solicitar soporte, incluya:

• Nombre de la empresa.
• Nombre de la planilla.
• Mes y período.
• Empleado afectado.
• Descripción del problema.
• Resultado esperado.
• Resultado obtenido.
• Archivo utilizado, cuando corresponda.

No envíe información confidencial de empleados por medios no autorizados.