Manual de Usuario – Módulo de Inventarios

Activa Software de Informática Guatemala

---

Introducción

El módulo de Inventarios de Activa Software de Informática Guatemala permite llevar un control completo y automatizado de las existencias de productos, materias primas y bienes almacenados en las diferentes bodegas de la empresa.

A través de este módulo, el usuario puede gestionar entradas, salidas, transferencias internas, ajustes, devoluciones y reportes de inventario en tiempo real, asegurando trazabilidad y precisión en cada movimiento.

Este sistema está diseñado para adaptarse a empresas de cualquier tamaño y giro comercial, ofreciendo configuraciones flexibles para distintos tipos de producto, unidades de medida, numeraciones automáticas y alertas por niveles mínimos o vencimientos.

Alcance

Este manual tiene como objetivo guiar al usuario en el uso del Módulo de Inventarios dentro de Activa Software, abarcando desde la creación de catálogos base y bodegas hasta la gestión de documentos de inventario, configuraciones avanzadas y reportes analíticos.

Índice General

• Sección 1 – Estructura del Módulo y Menú Principal

• Sección 2 – Catálogos Base del Módulo de Inventarios

• Sección 3 – Gestión de Bodegas (Almacenes)

• Sección 4 – Creación y Administración de Productos (Items)

• Sección 5 – Movimientos de Inventario

• Sección 6 – Documentos de Inventario (Notas y Comprobantes)

• Sección 7 – Configuración General del Módulo

• Sección 8 – Reportes y Análisis de Inventario

• Sección 9 – Gestión de Números de Serie y Lotes

• Sección 10 – Aprobaciones y Firmas Electrónicas

• Sección 11 – Integraciones del Módulo de Inventarios

• Sección 12 – Restauración y Reinicio de Datos del Módulo

• Sección 13 – Buenas Prácticas y Recomendaciones Generales

---

Sección 1 – Estructura del Módulo y Menú Principal

El módulo de Inventarios en Activa Software de Informática Guatemala está diseñado para ofrecer un control completo y estructurado sobre los productos, bienes y materiales almacenados dentro de su empresa.
Desde el menú lateral, los usuarios con permisos adecuados podrán acceder a las diferentes secciones del módulo, que agrupan las principales funciones relacionadas con la gestión del inventario: registro de productos, control de bodegas, movimientos de entrada y salida, configuraciones, reportes, y procesos de aprobación.

A continuación, se detalla la estructura del menú principal del módulo y la función de cada uno de sus apartados:

Nota: el orden del menú y los términos puede variar a para cada cliente.

1. Menú Principal del Módulo de Inventarios

El acceso al módulo se encuentra en el panel lateral izquierdo de Activa Software, bajo el nombre Inventarios.
Al desplegarlo, se muestran los siguientes submódulos:

1.1. Productos (Items)

Permite registrar, editar e importar todos los productos o materiales que maneja la empresa.
Desde esta sección se configuran los códigos internos (SKU), precios de compra y venta, unidades de medida, imágenes, descripción, colores, modelos, tallas y otras propiedades.
Además, incluye herramientas como:

• Carga masiva desde Excel.

• Gestión de existencias iniciales.

• Impresión de códigos de barras.

• Asignación de números de serie o lotes.

• Control de vencimientos.

Este apartado es la base del módulo, ya que todos los movimientos de inventario (entradas, salidas, transferencias, ajustes) dependen de los productos registrados aquí.

1.2. Bodegas (Warehouses)

En esta sección se crean y administran las bodegas o almacenes donde se almacenan los productos.
El sistema permite:

• Registrar múltiples bodegas con su nombre, código y dirección.

• Asignar responsables o empleados encargados de cada bodega.

• Asociar campos personalizados para información adicional (por ejemplo: zona, tipo, capacidad).

• Ocultar bodegas sin existencias (opcional).

Las bodegas son esenciales para organizar físicamente el inventario y definir en qué ubicación se almacenan o entregan los productos.

1.3. Movimientos de Inventario

Desde este apartado se registran todos los movimientos físicos del inventario, clasificados en distintos tipos:

• Entradas de Inventario (Recepción): ingreso de productos provenientes de compras, devoluciones o ajustes.

• Salidas de Inventario (Entrega): despacho de productos por ventas, consumo interno o devoluciones a proveedor.

• Transferencias Internas: movimiento de existencias entre bodegas dentro de la misma empresa.

• Ajustes de Pérdida o Incremento: correcciones cuando el inventario físico no coincide con el inventario registrado.

Cada movimiento genera automáticamente su documento correspondiente (comprobante, nota o registro de trazabilidad).

1.4. Documentos de Inventario

En esta sección se centralizan todos los comprobantes generados por los movimientos del módulo:

• Comprobantes de recepción y entrega.

• Notas internas y de transferencia.

• Listas de empaque (Packing List).

• Devoluciones de compra o venta.

Los documentos se generan con numeraciones automáticas, prefijos configurables y opción de impresión en formato PDF.

1.5. Reportes

Permite consultar información detallada y resumida del inventario, como:

• Existencias por bodega o producto.

• Movimientos históricos.

• Balance de inventario.

• Valorización de existencias.

• Reportes de productos por vencer o bajo mínimo.

• Reporte de productos en garantía.

Estos reportes ayudan a la toma de decisiones sobre compras, reposiciones y control operativo.

1.6. Configuración

El submódulo Configuración agrupa todos los parámetros generales del módulo de inventarios, incluyendo:

• Configuración de prefijos y numeraciones automáticas.

• Alertas de stock mínimo y fechas de vencimiento.

• Permisos de usuarios y roles.

• Flujos de aprobación y firmas electrónicas.

• Configuración de documentos PDF (comprobantes, notas, packing list, etc.).

• Parámetros de integración con otros módulos (compras, ventas y contabilidad).

A través de estas opciones, la empresa puede personalizar el funcionamiento del módulo según sus necesidades operativas y políticas internas.

1.7. Restauración de Datos (opcional para administradores)

Esta función está disponible solo para administradores del sistema y permite realizar una eliminación controlada de los datos del módulo, como movimientos históricos, comprobantes y registros de inventario.
Antes de realizar esta acción, es recomendable generar una copia de seguridad completa del sistema.

2. Integración con Otros Módulos

El módulo de Inventarios está estrechamente conectado con los siguientes módulos del sistema:

• Compras: para ingresar productos automáticamente al aprobar órdenes de compra.

• Ventas: para generar salidas de inventario al emitir facturas o pedidos.

• Producción: para descontar insumos y registrar productos terminados.

• Contabilidad: para reflejar el valor actualizado de las existencias y sus variaciones.

Esta integración garantiza que el flujo de información sea automático y coherente en todos los procesos empresariales.

---

Sección 2 – Catálogos Base del Módulo de Inventarios

Antes de comenzar a registrar productos, movimientos o documentos, es necesario configurar los catálogos base del módulo de inventarios.
Estos catálogos definen las clasificaciones, unidades, numeraciones y límites de existencias que servirán como referencia en todas las operaciones posteriores.

El objetivo de esta sección es guiarle en la creación y administración de los principales catálogos del sistema:

2.1. Tipos de Producto: Bien o Servicio

La opción Tipos de Producto permite definir la naturaleza del ítem que será utilizado en la facturación electrónica. En esta versión del sistema, esta sección ya no funciona como un catálogo libre para crear diferentes tipos de productos, sino como una configuración controlada para indicar si un ítem corresponde a un Bien o a un Servicio.

Esta clasificación está conectada directamente con el proceso de certificación de facturas. Cuando se emite y certifica una factura, el sistema toma esta información para enviar correctamente cada ítem según su tipo correspondiente.

Actualmente existen únicamente dos tipos disponibles:

Bien
Se utiliza para productos físicos, mercadería, artículos de inventario o cualquier elemento tangible que será facturado como un bien.

Servicio
Se utiliza para servicios profesionales, técnicos, administrativos, mantenimiento, soporte, asesorías u otros conceptos que no representan un producto físico.

Funcionamiento dentro de la facturación

Cuando un producto ya está creado en el sistema y tiene asignado el tipo Bien, al momento de certificar la factura este ítem será enviado como Bien.

Cuando un producto ya está creado en el sistema y tiene asignado el tipo Servicio, al momento de certificar la factura este ítem será enviado como Servicio.

Si se agrega un ítem manualmente en la factura, es decir, un ítem que no ha sido creado previamente como producto dentro del inventario, el sistema lo tomará automáticamente como Servicio para efectos de facturación.

Esto permite mantener una clasificación correcta ante la certificación electrónica y evita errores al momento de enviar la información fiscal de la factura.

Restricciones de esta sección

Los tipos Bien y Servicio ya se encuentran creados de forma predeterminada en el sistema.

Por esta razón, en esta sección no se deben crear nuevos tipos de producto, ya que la clasificación utilizada para facturación únicamente admite estas dos opciones.

También se ha restringido la edición y eliminación de estos registros para evitar cambios accidentales que puedan afectar el proceso de facturación electrónica.

Uso recomendado

Al crear o editar un producto dentro del inventario, seleccione correctamente si corresponde a Bien o Servicio, según la naturaleza del ítem.

Use Bien cuando el producto sea físico o tangible.

Use Servicio cuando el ítem corresponda a una actividad, asistencia, soporte, mantenimiento, asesoría o cualquier concepto no físico.

Ejemplo práctico

Si la empresa vende una impresora, el producto debe estar clasificado como Bien, ya que corresponde a un artículo físico.

Si la empresa factura instalación, soporte técnico o mantenimiento, el ítem debe estar clasificado como Servicio.

Si en una factura se escribe manualmente un concepto como “Servicio de instalación” sin haberlo creado antes como producto, el sistema lo facturará automáticamente como Servicio.

Importante

Esta configuración es importante porque afecta directamente la forma en que los ítems son enviados durante la certificación de facturas. Una clasificación incorrecta puede provocar que un producto físico sea enviado como servicio o que un servicio sea enviado como bien.

Por ello, se recomienda revisar correctamente la clasificación de cada producto antes de utilizarlo en facturación.

2.2. Grupos y Subgrupos de Productos

Los grupos y subgrupos permiten estructurar jerárquicamente los productos para una organización más precisa y búsquedas rápidas dentro del módulo.

Grupos de Productos:

1. Ingrese a Inventarios → Configuración → Grupos de productos.

2. Haga clic en Agregar grupo de producto.

3. Complete los campos:

   • Código: abreviatura o clave del grupo.

   • Nombre del grupo: nombre descriptivo (ejemplo: “Electrónicos”, “Accesorios”).

   • Orden: define el orden de aparición en las listas.

   • Mostrar: marque si desea que esté disponible en los formularios de productos.

   • Nota: opcional para comentarios internos.

4. Haga clic en Guardar.

Subgrupos de Productos:

1. Ingrese a Inventarios → Configuración → Subgrupos de productos.

2. Haga clic en Agregar subgrupo.

3. Complete los campos:

   • Código: abreviatura del subgrupo.

   • Nombre del subgrupo: ejemplo: “Laptops”, “Tablets”.

   • Grupo principal: seleccione el grupo al cual pertenece.

   • Orden: posición dentro de la lista.

   • Mostrar: marque para habilitarlo en el formulario de productos.

   • Nota: opcional.

4. Haga clic en Guardar.

💡 Ejemplo práctico:

• Grupo: Electrónicos

  • Subgrupos: Laptops, Tablets, Teléfonos móviles

De esta manera podrá filtrar o generar reportes por categoría o familia de producto.

2.3. Unidades de Medida 

Las unidades de medida determinan cómo se cuantifican los productos (por ejemplo: unidad, kilogramo, caja, metro).

Pasos para crear una nueva unidad:

1. Ingrese a Inventarios → Configuración → Unidades de medida.

2. Haga clic en Agregar unidad.

3. Complete los siguientes campos:

   • Código de unidad: abreviatura (por ejemplo: “UND”, “KG”, “M”).

   • Nombre: nombre completo de la unidad (por ejemplo: “Unidad”, “Kilogramo”).

   • Símbolo: símbolo correspondiente (ejemplo: “kg”, “m”, “pcs”).

   • Orden: posición dentro del listado.

   • Mostrar: marque esta opción para que la unidad sea visible en el formulario de productos.

   • Nota: opcional para comentarios o equivalencias.

4. Haga clic en Guardar.

Edición o eliminación:

Puede modificar o eliminar cualquier unidad desde el mismo listado, usando los botones Editar o Eliminar.

💡 Ejemplo práctico:

• UND – Unidad

• CJ – Caja

• KG – Kilogramo

• M – Metro

Estas unidades se seleccionan al crear productos o registrar movimientos de inventario.

2.4. Campos Personalizados 

Los campos personalizados permiten agregar información adicional a las bodegas, productos o documentos según las necesidades de su empresa.

Para crear un campo personalizado:

1. Ingrese a Configuración → Campos Personalizados → Nuevo Campo Personalizado.

2. Complete los campos:

   • Aplicar a: seleccione el tipo de entidad (Producto, Bodega, Movimiento, etc.).

   • Nombre del campo: texto descriptivo.

   • Tipo: elija el tipo de dato (texto, número, lista, fecha, casilla, etc.).

   • Valor predeterminado: opcional.

   • Orden: posición en el formulario.

3. Haga clic en Guardar.

Asignar campos a bodegas:

1. Vaya a Inventarios → Configuración → Campos personalizados de bodega.

2. Seleccione el campo creado y la bodega a la que desea asignarlo.

3. Guarde los cambios.

Los campos personalizados aparecerán dentro de la pestaña Campos personalizados en la pantalla de edición de la bodega o del producto correspondiente.

💡 Ejemplo práctico:
Puede crear un campo “Capacidad máxima (m³)” para cada bodega, o “Proveedor principal” para los productos.

2.5. Prefijos y Numeración Automática

El sistema utiliza prefijos y numeraciones automáticas para los documentos generados en el módulo de inventarios.
Esto garantiza que cada registro tenga una referencia única y consecutiva.

Para configurar los prefijos:

1. Ingrese a Inventarios → Configuración → Prefijos y Numeración.

2. Complete los siguientes campos según el tipo de documento:

   • Nota de recepción de inventario (Entradas): prefijo y número siguiente.

   • Nota de entrega de inventario (Salidas): prefijo y número siguiente.

   • Nota interna de traslado: prefijo y número siguiente.

   • Lista de empaque (Packing List): prefijo y número siguiente.

   • Notas de devolución: prefijos independientes para devoluciones de compra y venta.

   • Prefijo de SKU: cadena que se antepone al código del producto.

   • Prefijos para lotes o series: configurables según la política de trazabilidad.

3. Haga clic en Guardar para aplicar los cambios.
   El sistema incrementará automáticamente el número de cada documento conforme se vayan generando.

💡 Ejemplo práctico:

• NK-0001 → Nota de recepción de inventario

• XK-0001 → Nota de entrega

• ID-0001 → Traslado interno

2.6. Valores Mínimos y Máximos de Inventario

Los valores mínimos y máximos permiten definir los límites de existencias aceptables para cada producto.
Cuando un artículo baja del mínimo, el sistema mostrará alertas visuales y puede enviar notificaciones automáticas al personal encargado.

Pasos para establecer estos valores:

1. Ingrese a Inventarios → Configuración → Valores Mínimos y Máximos.

2. Localice el producto en la lista.

3. Ingrese:

   • Valor mínimo: cantidad mínima recomendada antes de solicitar reposición.

   • Valor máximo: cantidad máxima recomendada para evitar sobre stock.

4. Haga clic en Guardar.

Estos valores aparecerán reflejados en la pantalla principal de productos con indicadores visuales:

• Rojo: existencias por debajo del mínimo.

• Amarillo: dentro del rango intermedio.

• Verde: dentro del nivel óptimo.

💡 Ejemplo práctico:
El producto “Tornillo 1/2 pulgada” puede tener:

• Mínimo: 50 unidades

• Máximo: 500 unidades
  Si baja de 50, el sistema enviará una alerta al usuario responsable del inventario.

---

Sección 3 – Gestión de Bodegas (Almacenes)

El control de bodegas es una parte fundamental del módulo de Inventarios en Activa Software de Informática Guatemala.
A través de esta funcionalidad, su empresa puede registrar, administrar y supervisar los distintos almacenes o centros de distribución donde se resguardan los productos, materiales o activos.

Cada bodega puede configurarse de forma independiente, asignar personal responsable, definir campos personalizados y, si se desea, ocultarse de las vistas generales cuando no posee existencias.

3.1. Crear una Nueva Bodega

Para registrar una nueva bodega dentro del sistema, siga los pasos a continuación:

1. Ingrese al menú lateral Inventarios → Bodegas.

2. Haga clic en el botón “Agregar bodega” ubicado en la parte superior derecha.

3. Complete los campos solicitados en el formulario:

   • Código de bodega: código interno o identificador único (ejemplo: BOD-01).

   • Nombre de la bodega: nombre descriptivo (ejemplo: Bodega Central Zona 12).

   • Orden: número que define el orden de aparición en los listados o menús desplegables.

   • Asignar a personal: seleccione al empleado o grupo de empleados responsables de esta bodega.

     • Solo el personal asignado podrá crear o aprobar movimientos (entradas, salidas, ajustes, etc.) relacionados con esa bodega.

   • Dirección: ingrese la dirección completa (Ciudad, Departamento, Código Postal, País).

   • Nota: campo opcional para observaciones o detalles específicos.

   • Mostrar: marque esta opción si desea que la bodega sea visible en los formularios del sistema.

   • Ocultar bodega sin existencias: active esta casilla si desea que las bodegas vacías no aparezcan en el listado de selección al crear movimientos o al visualizar productos.

4. Haga clic en Guardar para registrar la nueva bodega.

💡 Ejemplo práctico:

La empresa puede crear las siguientes bodegas:

• BOD-01: Bodega Central Guatemala

• BOD-02: Almacén Zona Franca Puerto Barrios

• BOD-03: Bodega Occidente (Quetzaltenango)

Esto permite controlar inventarios por ubicación geográfica y realizar transferencias entre ellas de forma independiente.

3.2. Editar una Bodega Existente

Si necesita modificar los datos de una bodega ya creada:

1. Ingrese a Inventarios → Bodegas.

2. Coloque el cursor sobre la bodega que desea actualizar y haga clic en Editar.

3. Realice los cambios necesarios en cualquiera de los campos disponibles.

4. Haga clic en Guardar para aplicar los cambios.

⚠️ Nota: Los cambios en la asignación de personal o el ocultamiento de la bodega se aplican de forma inmediata al guardar.

3.3. Eliminar una Bodega

Para eliminar una bodega que ya no se utiliza:

1. Ingrese a Inventarios → Bodegas.

2. Coloque el cursor sobre la bodega a eliminar y haga clic en Eliminar.

3. Confirme la acción en la ventana emergente.

⚠️ Importante: Solo puede eliminar bodegas que no tengan movimientos o productos activos asociados. Si la bodega tiene existencias registradas, primero debe transferir o ajustar su inventario antes de eliminarla.

3.4. Asignación de Personal Responsable

Cada bodega puede tener uno o varios colaboradores asignados.
Estos usuarios podrán realizar las siguientes acciones sobre la bodega que les ha sido asignada:

• Crear notas de recepción (entradas).

• Registrar entregas de inventario (salidas).

• Realizar ajustes o traslados internos.

• Consultar reportes y existencias de su bodega.

Pasos para asignar personal:

1. Al crear o editar una bodega, localice el campo Asignar a personal.

2. Seleccione uno o varios empleados desde la lista desplegable.

3. Guarde los cambios.

🧩 Solo los administradores o usuarios con permisos de nivel superior podrán asignar o modificar responsables de bodega.

💡 Ejemplo práctico:

• Bodega Central: asignada a “Carlos López – Encargado de Almacén”.

• Bodega Zona Franca: asignada a “Ana Méndez – Coordinadora Logística”.

De esta manera, el sistema restringe el acceso y mantiene un control más seguro de los movimientos registrados.

3.5. Campos Personalizados por Bodega

Activa Software permite agregar información adicional mediante campos personalizados, los cuales pueden aplicarse a una o varias bodegas según las necesidades de la empresa.

Creación y asignación de campos personalizados:

1. Ingrese a Configuración → Campos Personalizados → Nuevo Campo Personalizado.

2. En el campo Aplicar a, seleccione Bodega.

3. Defina el nombre, tipo de dato (texto, lista, número, fecha, etc.) y el orden de aparición.

4. Guarde el campo.

5. Vaya al menú Inventarios → Configuración → Campos personalizados de bodega.

6. Seleccione el campo recién creado y la bodega a la que desea asignarlo.

7. Guarde los cambios.

Los campos personalizados aparecerán dentro de la pestaña Campos personalizados al editar la bodega.

💡 Ejemplo práctico:
Puede agregar campos como:

• “Capacidad máxima (m³)”

• “Tipo de almacenamiento”

• “Zona o nivel de riesgo”

• “Horario de operación”

3.6. Ocultar Bodegas sin Existencias

Para mantener una vista limpia y enfocada en las bodegas activas, el sistema permite ocultar automáticamente aquellas que no tengan existencias.

Cómo activar esta opción:

1. Ingrese a Inventarios → Bodegas → Editar bodega.

2. Marque la casilla Ocultar bodega sin existencias (en el menú de productos).

3. Guarde los cambios.

Al activar esta opción, las bodegas sin inventario dejarán de mostrarse en el listado de selección al crear o editar productos, movimientos o reportes.
Sin embargo, seguirán disponibles para consulta en la vista administrativa.

💡 Ejemplo práctico:
Si la “Bodega Temporal” queda vacía después de una transferencia, el sistema la ocultará automáticamente de los menús de selección hasta que se ingrese nuevo inventario.

3.7. Visualización del Estado de la Bodega

Cada registro de bodega muestra una columna de estado en la lista principal.
Si la cantidad actual de inventario está por debajo del valor mínimo establecido, se mostrará un indicador con el texto “Inventario inseguro”, alertando al usuario responsable.

Esto permite identificar rápidamente qué bodegas requieren atención o reabastecimiento.

---

Sección 4 – Creación y Administración de Productos (Items)

La correcta configuración de los productos o artículos (Items) es fundamental para el funcionamiento del módulo de Inventarios en Activa Software de Informática Guatemala.
Cada producto registrado servirá como base para las operaciones de compras, ventas, transferencias, ajustes, reportes y control de existencias.

El sistema permite crear productos de forma individual o masiva, definir propiedades, precios, impuestos, variaciones y asociarles números de serie o lotes para un control completo de trazabilidad.

4.1. Creación de un Nuevo Producto

Para registrar un nuevo producto dentro del sistema:

1. Ingrese al menú lateral Inventarios → Productos.

2. Haga clic en el botón “Agregar producto”.

3. Complete la información solicitada en cada sección del formulario:

Datos generales:

• Código de producto: identificador único del artículo.

  • Este código no puede repetirse.

  • Se utiliza internamente para búsquedas y reportes.

• Nombre del producto: nombre completo del artículo (por ejemplo, “Monitor Samsung 24 pulgadas”).

• Código de barras: se genera automáticamente, compuesto únicamente por números.

• Código SKU: código interno o referencia comercial para identificación rápida.

• Nombre SKU: se completa automáticamente con el nombre del producto, pero puede personalizarse.

• Etiquetas (Tags): palabras clave que facilitan búsquedas o categorizaciones.

• Descripción breve: información principal del artículo (por ejemplo, tamaño, capacidad o características).

• Bodega predeterminada: seleccione una bodega base (opcional).

• Tipo de producto: elija entre los tipos configurados (Bien o Servicio.).

• Unidad de medida: seleccione la unidad desde el catálogo de unidades.

• Grupo y subgrupo: clasificaciones jerárquicas configuradas previamente.

• Impuestos (Tax 1 / Tax 2): seleccione los impuestos aplicables (por ejemplo, IVA 12%).

Precios:

• Precio de compra: costo al que la empresa adquiere el producto.

• Tasa de ganancia (% de utilidad): margen que se aplicará sobre el costo para calcular el precio de venta.

• Precio de venta: calculado automáticamente con base en la fórmula configurada o ingresado manualmente.

  • Ejemplo: Precio de compra Q100, ganancia 20% → precio de venta Q120.

Configuraciones adicionales:

• No actualizar cantidades de inventario: marque esta opción si el producto no requiere control de existencias (por ejemplo, servicios).

• Puede venderse: permite usar el artículo en el módulo de Ventas.

• Puede comprarse: habilita el artículo en el módulo de Compras.

• Puede manejar inventario: lo incluye en los reportes y movimientos del módulo de Inventarios.

• Puede utilizarse en producción: habilita su uso en órdenes de producción o manufactura.

4. Una vez completado el formulario, haga clic en Guardar.

💡 Ejemplo práctico:

• Código: PRD-001

• Nombre: Impresora Epson L3250

• Unidad: Unidad

• Grupo: Equipos electrónicos

• Subgrupo: Impresoras

• Precio de compra: Q1,200

• Ganancia: 25%

• Precio de venta: Q1,500

• Puede venderse: ✅

• Puede comprarse: ✅

• Puede manejar inventario: ✅

4.2. Propiedades del Producto

Cada producto puede tener atributos adicionales que ayudan a su clasificación, seguimiento y control visual en el sistema.

Propiedades disponibles:

• Origen: país o lugar de fabricación.

• Estilo: categoría de diseño o tipo (por ejemplo, “Industrial”, “Comercial”, “Doméstico”).

• Modelo: versión o referencia técnica (por ejemplo, “X200”, “Pro 14”).

• Talla / Tamaño: útil para productos con dimensiones o medidas (por ejemplo, “S, M, L, XL”).

• Color: variante cromática del producto.

• Garantía (meses): tiempo de garantía del artículo.

  • El sistema enviará una notificación al administrador cuando la garantía expire.

Estas propiedades se configuran desde Inventarios → Configuración → Catálogos → Propiedades, y pueden seleccionarse al crear o editar un producto.

💡 Ejemplo:

Un producto “Camisa Polo Azul” podría tener:

• Estilo: Casual

• Talla: L

• Color: Azul

• Modelo: 2024

• Garantía: 6 meses

4.3. Variaciones de Producto

Activa Software permite crear productos con variaciones, como diferentes colores, tallas o capacidades, manteniendo una relación con el producto principal.

Pasos para crear variaciones:

1. Al agregar un producto, abra la pestaña Variaciones.

2. Haga clic en Agregar variación.

3. Defina:

   • Nombre de la variación: (por ejemplo, “Color”, “Talla”).

   • Opciones: (por ejemplo, “Rojo”, “Azul”, “Negro”).

4. El sistema generará automáticamente las combinaciones posibles.

⚠️ Una vez guardado el producto, no es posible modificar los atributos de variación.
Si necesita cambiarlos, deberá eliminar las variaciones existentes y volver a crearlas.

💡 Ejemplo práctico:
Producto base: Zapatos deportivos
Variación 1: Talla (38, 39, 40, 41)
Variación 2: Color (Negro, Blanco)
→ El sistema generará ocho combinaciones automáticas.

4.4. Edición y Eliminación de Productos

Editar producto:

1. Ingrese a Inventarios → Productos.

2. Pase el cursor sobre el producto y seleccione Editar.

3. Modifique los datos necesarios.

4. Haga clic en Guardar.

⚠️ Si el producto tiene variaciones activas, no podrá agregar ni eliminar atributos de variación; solo podrá actualizar precios o descripciones.

Eliminar producto:

1. En el listado de productos, seleccione el artículo y haga clic en Eliminar.

2. Confirme la acción en la ventana emergente.

Si el producto tiene movimientos históricos o variaciones activas, el sistema solicitará eliminar primero las variaciones antes de eliminar el producto padre.

4.5. Importación Masiva de Productos (Carga desde Excel)

El sistema permite cargar varios productos de forma simultánea mediante un archivo Excel.

Pasos para la importación:

1. Ingrese a Inventarios → Productos → Importar productos.

2. Haga clic en Descargar plantilla para obtener el formato correcto.

3. Llene el archivo Excel con los datos de cada producto (código, nombre, precios, unidades, etc.).

4. Cargue el archivo usando el botón Seleccionar archivo → Importar.

5. Si ocurre un error, el sistema mostrará un botón Descargar archivo de errores para revisar los detalles.

💡 Recomendación:
Divida los archivos en bloques de hasta 200 registros por carga para asegurar una importación rápida y sin errores.

4.6. Existencias Iniciales (Apertura de Stock)

Permite ingresar las cantidades iniciales de productos al comenzar el uso del módulo o al registrar inventario por primera vez.

Agregar existencias iniciales:

1. Ingrese a Inventarios → Productos.

2. En el listado, coloque el cursor sobre el producto y haga clic en Agregar existencias iniciales.

3. Complete la información:

   • Bodega de ingreso.

   • Lote o número de serie.

   • Fecha de vencimiento (si aplica).

   • Cantidad inicial.

4. Haga clic en Guardar.

Importar existencias iniciales desde Excel:

1. Desde el mismo menú, haga clic en Importar existencias iniciales.

2. Descargue la plantilla, complete los datos y cargue el archivo.

3. Si hay errores, descargue el reporte de errores para corregirlos.

⚠️ Los lotes y fechas de vencimiento solo pueden ingresarse al crear la existencia inicial. Posteriormente, únicamente podrá modificarse la cantidad.

4.7. Impresión de Códigos de Barras

Activa Software permite generar e imprimir códigos de barras para los productos de forma individual o masiva.

Configuración previa:

1. Ingrese a Inventarios → Configuración → General → Pestaña Productos (Items).

2. Active las opciones:

   • “Mostrar descripción corta bajo el código de barras”.

   • “Mostrar precio en el código de barras”.

Impresión:

1. En el listado de productos, haga clic en Imprimir códigos de barras.

2. Elija entre:

   • Imprimir todos los productos.

   • Seleccionar productos específicos.

3. Indique la cantidad de etiquetas a imprimir por producto.

4. Haga clic en Confirmar.

Cada etiqueta puede incluir el código, el nombre, la descripción corta y el precio de venta según la configuración seleccionada.

4.8. Gestión de Números de Serie

Los números de serie se utilizan para rastrear unidades únicas de un mismo producto (por ejemplo, electrónicos o maquinaria).

Agregar o actualizar números de serie:

1. Ingrese a Inventarios → Productos → Números de serie.

2. Elija el tipo de operación:

   • Agregar número de serie: para artículos con inventario disponible pero sin registro de serie.

   • Actualizar número de serie: para productos ya registrados con número asignado.

3. Seleccione los productos y descargue la plantilla.

4. Complete la columna Número de serie en el archivo Excel.

5. Importe el archivo nuevamente y guarde los cambios.

⚠️ No agregue ni elimine columnas del archivo original. Solo edite la columna azul correspondiente al número de serie.

---

💡 Ejemplo práctico:

Un distribuidor de equipos tecnológicos puede usar esta función para registrar el número de serie de cada laptop vendida, garantizando trazabilidad en devoluciones, garantías o mantenimiento.

---

Sección 5 – Movimientos de Inventario

El módulo de Inventarios en Activa Software de Informática Guatemala permite registrar, controlar y auditar todos los movimientos que afectan las existencias de productos en las distintas bodegas de la empresa.

Los movimientos pueden ser automáticos, generados desde otros módulos como Compras, Ventas o Producción, o manuales, ingresados directamente por el personal de inventario cuando se realiza una operación física no asociada a un documento externo.

Cada movimiento queda respaldado con su comprobante o documento de inventario, numerado automáticamente, garantizando trazabilidad total y registros consistentes en el sistema.

5.1. Tipos de Movimientos de Inventario

Existen cinco tipos principales de movimientos dentro del sistema:

5.2. Entradas de Inventario (Recepción de Productos)

Las entradas de inventario se utilizan para registrar el ingreso de productos a una bodega.
Pueden generarse automáticamente desde una Orden de Compra aprobada o manualmente desde el módulo de Inventarios.

A. Entradas automáticas:

Cuando se aprueba una orden de compra, el sistema crea automáticamente una nota de recepción de inventario, con los productos, cantidades y precios incluidos en la orden.

B. Entradas manuales:

1. Ingrese al menú Inventarios → Movimientos → Entradas.

2. Haga clic en el botón “Nueva entrada de inventario”.

3. Complete los siguientes campos:

   • Bodega de destino: seleccione la bodega donde ingresarán los productos.

   • Referencia: número o código opcional de control interno.

   • Proveedor (opcional): puede seleccionar un proveedor vinculado.

   • Fecha de recepción: fecha en la que ingresan los productos.

   • Descripción: motivo o detalle del ingreso.

4. En la sección Productos, agregue cada artículo:

   • Seleccione el producto desde el buscador.

   • Indique la cantidad recibida.

   • Ingrese el costo unitario (si aplica).

   • Asigne lote o número de serie, si corresponde.

5. Haga clic en Guardar para registrar la entrada.

El sistema generará automáticamente un Comprobante de Recepción de Inventario (CRI) con numeración consecutiva y opción de impresión en PDF.

💡 Ejemplo práctico:

La empresa recibe 200 cajas de tornillos compradas a Proveeduría Técnica.
Se registra una entrada en la bodega central con código CRI-000245, incrementando el stock disponible.

5.3. Salidas de Inventario (Despacho o Entrega)

Las salidas de inventario disminuyen la cantidad de productos en existencia.
Pueden originarse de forma automática (por una venta o entrega aprobada) o manual, cuando se realiza una entrega directa o consumo interno.

A. Salidas automáticas:

• Al aprobar una factura o pedido de venta, el sistema genera una nota de entrega de inventario (NEI), descontando automáticamente los productos de la bodega asignada.

B. Salidas manuales:

1. Ingrese a Inventarios → Movimientos → Salidas.

2. Haga clic en “Nueva salida de inventario”.

3. Complete:

   • Bodega de origen.

   • Cliente o destino (opcional).

   • Fecha de salida.

   • Motivo: entrega, préstamo, consumo interno, etc.

4. En la tabla de productos:

   • Seleccione el artículo.

   • Indique la cantidad despachada.

   • Si el producto maneja número de serie o lote, selecciónelo.

5. Haga clic en Guardar.

El sistema generará el documento Nota de Entrega de Inventario (NEI), con numeración automática y opción de impresión.

💡 Ejemplo práctico:

Desde la Bodega Central se entregan 10 cajas de papel bond al Departamento de Contabilidad.
Se registra la salida NEI-000122, restando el inventario disponible en esa bodega.

5.4. Transferencias Internas entre Bodegas

Este movimiento permite trasladar productos de una bodega a otra, manteniendo trazabilidad y control de stock en ambas ubicaciones.

Pasos para registrar una transferencia:

1. Ingrese a Inventarios → Movimientos → Transferencias internas.

2. Haga clic en “Nueva transferencia”.

3. Complete:

   • Bodega de origen.

   • Bodega de destino.

   • Fecha de traslado.

   • Motivo o referencia.

4. En la tabla de productos:

   • Seleccione los artículos que serán trasladados.

   • Indique las cantidades.

   • Si aplica, seleccione el lote o número de serie.

5. Haga clic en Guardar.

El sistema generará un documento Nota de Transferencia Interna (NTI).
Cuando se aprueba el movimiento, el sistema descuenta las existencias de la bodega de origen y las incrementa en la bodega de destino.

💡 Ejemplo práctico:

Se trasladan 50 galones de pintura de la Bodega Central a la Bodega de Proyecto Zona 5.
Se genera la NTI-00034, reflejando automáticamente los cambios en ambas bodegas.

5.5. Ajustes de Inventario (Pérdidas y Correcciones)

Los ajustes permiten corregir diferencias entre el inventario físico y el inventario registrado en el sistema.
Pueden deberse a pérdidas, sobrantes o errores en conteo.

Pasos para realizar un ajuste:

1. Ingrese a Inventarios → Movimientos → Ajustes.

2. Haga clic en “Nuevo ajuste de inventario”.

3. Complete:

   • Tipo de ajuste: Incremento (agrega existencias) o Decremento (reduce existencias).

   • Bodega: seleccione la bodega afectada.

   • Motivo del ajuste: (por ejemplo: “Diferencia de conteo físico”).

   • Fecha del ajuste.

4. En la tabla de productos:

   • Seleccione el artículo.

   • Indique la cantidad a ajustar (positiva o negativa).

   • Agregue observaciones si aplica.

5. Haga clic en Guardar.

El sistema generará un documento Nota de Ajuste de Inventario (NAI) y registrará el cambio en el historial de movimientos.

💡 Ejemplo práctico:

En un conteo físico se detectan 2 cajas menos de cables eléctricos.
Se realiza un ajuste de decremento por -2 unidades en la Bodega Central con código NAI-00017.

5.6. Devoluciones de Compra y Venta

El sistema permite registrar devoluciones de productos tanto a proveedores como desde clientes.

A. Devoluciones de compra (al proveedor):

1. Ingrese a Inventarios → Movimientos → Devoluciones → Compra.

2. Haga clic en “Nueva devolución de compra”.

3. Seleccione:

   • Proveedor.

   • Bodega de origen.

   • Productos devueltos y cantidades.

4. Haga clic en Guardar.

El sistema descontará el inventario correspondiente y generará el documento Nota de Devolución de Compra (NDC).

B. Devoluciones de venta (desde el cliente):

1. Ingrese a Inventarios → Movimientos → Devoluciones → Venta.

2. Haga clic en “Nueva devolución de venta”.

3. Seleccione:

   • Cliente.

   • Bodega receptora.

   • Productos devueltos.

4. Guarde la nota.

El sistema incrementará automáticamente el inventario disponible y generará el documento Nota de Devolución de Venta (NDV).

💡 Ejemplo práctico:

Un cliente devuelve 3 lámparas defectuosas.
Se registra la devolución NDV-00015, incrementando las existencias del producto en la Bodega Central.

5.7. Recomendaciones Prácticas

• Revise periódicamente los reportes de movimientos para detectar diferencias o registros duplicados.

• Utilice la función de filtros por tipo de movimiento, fecha o bodega para búsquedas rápidas.

• Evite realizar ajustes manuales sin autorización del encargado de inventario.

• Exporte el historial de movimientos en Excel para auditorías o conciliaciones.

• Configure alertas por correo para movimientos críticos (opcional, desde Ajustes → Notificaciones).

---

Sección 6 – Documentos de Inventario (Notas y Comprobantes)

Cada movimiento dentro del módulo de Inventarios en Activa Software de Informática Guatemala genera automáticamente un documento o comprobante que sirve como respaldo del proceso realizado.
Estos documentos son esenciales para mantener la trazabilidad, el control administrativo y la integridad de la información registrada.

Los comprobantes incluyen datos del producto, cantidades, bodegas involucradas, responsables, fecha y número correlativo generado automáticamente por el sistema.
Además, pueden visualizarse, descargarse en formato PDF, imprimirse o reenviarse por correo electrónico según los permisos del usuario.

6.1. Tipos de Documentos de Inventario

El sistema genera los siguientes tipos principales de documentos:

6.2. Comprobante de Recepción (Entradas de Inventario)

El Comprobante de Recepción de Inventario (CRI) se genera automáticamente cuando se realiza una entrada, ya sea manual o desde una orden de compra aprobada.
Este documento respalda el ingreso físico de los productos al almacén y detalla la cantidad, costo, proveedor y ubicación.

Campos principales del CRI:

• Número de comprobante (autogenerado con prefijo configurado).

• Fecha y hora de recepción.

• Bodega de destino.

• Proveedor (si aplica).

• Usuario que registró la entrada.

• Productos incluidos, con cantidad, precio y subtotal.

• Total del valor ingresado.

• Firma o sello digital del responsable (opcional).

Acciones disponibles:

• Descargar o imprimir el comprobante en formato PDF.

• Enviar por correo electrónico a un supervisor o proveedor.

• Consultar el historial desde Inventarios → Documentos → Recepciones.

💡 Ejemplo práctico:

Al recibir 50 unidades de tinta HP compradas a Distribuidora Global, el sistema genera el documento CRI-00056, indicando la fecha, el proveedor y el usuario que registró la entrada.

6.3. Comprobante de Entrega (Salidas de Inventario)

El Comprobante de Entrega de Inventario (CEI) se emite automáticamente al registrar una salida de inventario por venta, despacho o consumo interno.

Campos principales del CEI:

• Número de comprobante con prefijo configurado.

• Fecha de emisión.

• Cliente o destinatario (si aplica).

• Bodega de origen.

• Detalle de productos entregados, cantidad, serie o lote.

• Usuario que registró la salida.

• Firma o validación del responsable de despacho.

Acciones disponibles:

• Visualizar o imprimir el documento.

• Descargarlo en PDF.

• Consultarlo desde Inventarios → Documentos → Entregas.

💡 Ejemplo práctico:

Desde la Bodega Central se despachan 20 impresoras a la tienda de zona 9.
Se genera automáticamente el documento CEI-00087, el cual puede imprimirse y entregarse junto con el material.

6.4. Notas Internas

Las Notas Internas (NI) se utilizan para registrar movimientos de inventario no relacionados con una compra o venta directa, como traslados internos, ajustes o consumos administrativos.

Usos más comunes:

• Transferencias entre bodegas.

• Ajustes de inventario (diferencias por conteo).

• Movimientos de stock temporales.

• Préstamos de materiales internos.

Contenido de la Nota Interna:

• Número de documento (NI-xxxx).

• Fecha y tipo de movimiento.

• Bodegas involucradas.

• Productos con cantidad ajustada.

• Usuario responsable.

• Motivo u observaciones.

💡 Ejemplo práctico:

Se realiza un traslado de 10 cajas de repuestos de la Bodega Central a la Bodega de Servicio Técnico.
El sistema genera el documento NI-00022 indicando origen, destino y usuario que ejecutó la transferencia.

6.5. Listas de Empaque (Packing List)

La Lista de Empaque (PL) es un documento informativo que detalla los productos incluidos en un envío o despacho, generalmente utilizado para entregas grandes, exportaciones o pedidos con múltiples artículos.

Generación de una Lista de Empaque:

1. Ingrese a Inventarios → Documentos → Listas de Empaque.

2. Haga clic en “Nueva lista de empaque”.

3. Seleccione:

   • Bodega de salida.

   • Destino o cliente.

   • Fecha de envío.

   • Motivo o referencia (ej. pedido de venta #125).

4. Agregue los productos que se incluirán en el despacho.

5. Guarde los cambios.

El sistema generará el documento PL-000XX, el cual podrá imprimirse o descargarse en PDF.

Campos principales:

• Número de lista de empaque.

• Nombre y dirección del cliente o destinatario.

• Detalle de los productos despachados.

• Peso total y volumen (si aplica).

• Observaciones o instrucciones especiales.

💡 Ejemplo práctico:

Para un pedido de exportación hacia El Salvador, se genera la lista PL-00012 indicando las 12 referencias de producto incluidas, con sus cantidades, peso total y destino final.

6.6. Notas de Devolución (Recepción o Entrega)

Las Notas de Devolución documentan los productos devueltos tanto por proveedores como por clientes.

A. Nota de Devolución de Compra (NDC):

• Se genera al devolver productos al proveedor.

• El sistema descuenta el inventario y crea automáticamente el documento NDC-000XX.

• Incluye los datos del proveedor, motivo de devolución y detalle de productos.

B. Nota de Devolución de Venta (NDV):

• Se genera al recibir productos devueltos por un cliente.

• El sistema incrementa el inventario y genera el documento NDV-000XX.

• Incluye cliente, motivo y lista de productos devueltos.

💡 Ejemplo práctico:

Un cliente devuelve 5 teclados defectuosos.
El sistema genera la nota NDV-00009, indicando la bodega receptora, fecha y descripción de la devolución.

6.7. Numeración y Prefijos de Documentos

Cada tipo de documento utiliza una numeración secuencial independiente, que puede configurarse desde Inventarios → Configuración → Prefijos y Numeración.

⚙️ Estos prefijos pueden personalizarse según las políticas internas de su empresa.

6.8. Visualización y Descarga de Documentos

Todos los documentos generados quedan almacenados en el sistema y pueden consultarse en cualquier momento.

Pasos para visualizar o descargar:

1. Ingrese a Inventarios → Documentos.

2. Seleccione el tipo de documento que desea consultar.

3. Use los filtros por fecha, tipo de movimiento o usuario.

4. Haga clic sobre el documento para abrirlo.

5. Desde el visor, podrá:

   • Descargar el archivo en formato PDF.

   • Enviarlo por correo.

   • Imprimirlo directamente.

💡 Ejemplo práctico:

El administrador puede revisar los últimos 10 Comprobantes de Entrega (CEI) generados durante la semana, filtrando por fecha y bodega.

6.9. Recomendaciones Prácticas

• Configure correctamente los prefijos antes de comenzar a usar el módulo para evitar duplicados.

• Revise los documentos generados diariamente para asegurar la coherencia con los movimientos físicos.

• Utilice las Listas de Empaque para envíos grandes o exportaciones, ya que agilizan la verificación en destino.

• Guarde una copia digital firmada de cada documento importante en el historial de clientes o proveedores.

• Si se detecta un error, cancele el documento y emita uno nuevo para mantener el historial limpio y auditable.

---

Sección 7 – Configuración General del Módulo

La Configuración General del Módulo de Inventarios en Activa Software de Informática Guatemala permite adaptar el funcionamiento del sistema a las políticas, procedimientos y estructura organizacional de su empresa.
Desde este apartado, los administradores pueden definir parámetros globales como los prefijos y numeraciones de documentos, manejo de lotes y series, alertas de existencias mínimas, procesos de aprobación, firmas electrónicas y permisos por rol de usuario.

Estas configuraciones se encuentran en el menú principal del sistema bajo la ruta:
Ajustes → Inventarios

7.1. Configuración General

Esta sección define el comportamiento operativo del módulo, así como la apariencia y el formato de los documentos generados (comprobantes, notas, packing list, etc.).

Pasos para acceder:

1. Ingrese al menú Ajustes → Inventarios → Configuración General.

2. En la pestaña principal, encontrará las siguientes opciones:

Opciones principales:

💡 Ejemplo práctico:

Si su empresa maneja productos electrónicos con número de serie único, debe activar la opción “Control de números de serie” y configurar los campos correspondientes en el formulario del producto.

7.2. Configuración de Prefijos y Numeraciones

Cada documento generado por el módulo de inventarios utiliza una numeración consecutiva con un prefijo configurable.
Esto facilita la identificación y clasificación de los movimientos dentro del sistema.

Pasos para configurar:

1. Ingrese a Ajustes → Inventarios → Prefijos y Numeración.

2. Localice el tipo de documento que desea configurar (por ejemplo, Recepción, Entrega, Transferencia).

3. Complete los siguientes campos:

   • Prefijo: abreviatura identificadora (ejemplo: “CRI” para Comprobante de Recepción de Inventario).

   • Número siguiente: número con el que continuará la secuencia.

   • Longitud del número: define el número de dígitos del correlativo (por ejemplo: 0001, 0010, 0100).

   • Separador: carácter entre prefijo y número (por ejemplo: “-” o “/”).

4. Haga clic en Guardar cambios.

💡 Ejemplo práctico:

Una empresa puede usar prefijos diferentes para distinguir movimientos por bodega:

• Bodega Central: CRI-CEN-0001

• Bodega Zona 5: CRI-Z5-0001

7.3. Configuración de Aprobaciones y Firmas Electrónicas

El módulo de Inventarios puede requerir aprobaciones previas para ciertos movimientos, garantizando un flujo de control interno y auditoría de las operaciones.
Además, puede incorporar firmas electrónicas o digitales en los documentos.

Pasos para configurar flujos de aprobación:

1. Ingrese a Ajustes → Inventarios → Aprobaciones.

2. Active la opción “Requerir aprobación antes de confirmar movimientos”.

3. Configure los niveles de aprobación:

   • Nivel 1: Supervisor de bodega.

   • Nivel 2: Gerente o administrador.

4. Defina el tipo de movimientos que requerirán aprobación (entradas, salidas, transferencias, ajustes o devoluciones).

5. Guarde los cambios.

Firmas electrónicas en documentos:

1. Ingrese a Ajustes → Inventarios → Firmas electrónicas.

2. Suba la imagen o certificado de la firma autorizada.

3. Asigne la firma a un rol o usuario específico.

4. Guarde la configuración.

Las firmas se mostrarán automáticamente al generar los documentos PDF del módulo (por ejemplo, CEI o CRI).

💡 Ejemplo práctico:

La empresa requiere que todas las Notas de Entrega sean aprobadas por el Jefe de Logística antes de su confirmación.
Se activa la aprobación de nivel 1 y se asocia su firma digital a los comprobantes emitidos.

7.4. Configuración de Permisos de Usuario y Roles

El acceso al módulo de Inventarios y sus funciones depende de los roles y permisos asignados a cada usuario del sistema.
Esto garantiza la seguridad de la información y evita modificaciones no autorizadas.

Pasos para configurar:

1. Ingrese a Configuración → Roles y Permisos.

2. Seleccione el rol a editar (por ejemplo, “Encargado de Bodega”, “Administrador”, “Auditor”).

3. Localice la sección Inventarios.

4. Active o desactive los permisos según las funciones que se deseen permitir:

   • Ver productos.

   • Crear/editar productos.

   • Eliminar productos.

   • Crear/editar movimientos.

   • Aprobar movimientos.

   • Acceder a reportes.

   • Configurar alertas.

5. Haga clic en Guardar cambios.

💡 Ejemplo práctico:

• Rol: Encargado de Bodega

  • Puede crear y editar movimientos de inventario.

  • No puede eliminar documentos.

  • No tiene acceso a configuraciones generales.

• Rol: Administrador General

  • Tiene acceso total al módulo, incluyendo configuración y restauración de datos.

7.5. Recomendaciones Prácticas

• Revise las configuraciones iniciales antes de registrar los primeros movimientos.

• Mantenga actualizados los prefijos para evitar duplicidad en los documentos.

• Defina roles claros con permisos limitados según la responsabilidad de cada usuario.

• Active las alertas de stock mínimo para productos críticos.

• Realice pruebas de aprobación y firma antes de poner en producción el flujo de autorizaciones.

• Exporte las configuraciones importantes (prefijos, alertas, roles) como respaldo.

💡 Ejemplo de flujo recomendado:

1️⃣ El Encargado de Bodega crea una Nota de Entrega.
2️⃣ El Supervisor de Inventario la revisa y aprueba.
3️⃣ El Gerente de Operaciones firma electrónicamente el documento.
4️⃣ El sistema actualiza el inventario y guarda el registro en el historial.

---

Sección 8 – Reportes y Análisis de Inventario

El módulo de Inventarios en Activa Software de Informática Guatemala incluye una serie de reportes dinámicos y analíticos que permiten supervisar el estado del inventario, sus movimientos, valores, vencimientos y desempeño general.

Estos reportes ayudan a la empresa a tomar decisiones informadas sobre reabastecimiento, rotación de stock, planificación de compras y control de pérdidas.
Además, todos los reportes pueden exportarse a Excel o PDF, y filtrarse por fecha, producto, bodega, categoría o usuario.

8.1. Acceso a los Reportes

1. Ingrese al menú lateral Inventarios → Reportes.

2. Seleccione el tipo de reporte que desea consultar desde la lista disponible.

3. Aplique los filtros correspondientes (por rango de fechas, bodega, grupo, producto, tipo de movimiento, etc.).

4. Haga clic en Generar reporte.

5. Desde la vista generada podrá:

   • Exportar a Excel (.xlsx) o PDF.

   • Imprimir directamente.

   • Guardar filtros como “favoritos” para reutilizarlos.

8.2. Reporte de Resumen de Existencias

El Reporte de Existencias muestra las cantidades actuales de cada producto en todas las bodegas del sistema.
Permite identificar el inventario disponible, reservado y total, facilitando el control físico y contable.

Campos principales del reporte:

• Código del producto (SKU).

• Nombre del producto.

• Bodega.

• Cantidad actual.

• Cantidad mínima y máxima configurada.

• Valor unitario y total.

• Estado del inventario (normal, bajo, excedente).

Opciones disponibles:

• Filtrar por bodega o grupo de producto.

• Mostrar solo productos con stock bajo mínimo.

• Exportar resultados en Excel para auditoría.

💡 Ejemplo práctico:

El usuario filtra el Reporte de Existencias por “Bodega Central” y observa que el producto Cinta adhesiva 3M 24mm tiene 12 unidades disponibles, con un mínimo configurado de 15.
El sistema muestra el indicador en rojo, alertando la necesidad de reposición.

8.3. Reporte de Movimiento de Inventario

El Reporte de Movimientos detalla todas las entradas, salidas, transferencias y ajustes realizados dentro de un rango de fechas.
Este reporte es clave para el análisis operativo y la trazabilidad de productos.

Campos del reporte:

• Fecha del movimiento.

• Tipo de movimiento (Entrada, Salida, Transferencia, Ajuste, Devolución).

• Bodega de origen y destino.

• Usuario responsable.

• Documento asociado (CRI, CEI, NI, PL, NDC, NDV).

• Producto, cantidad y valor total.

Filtros disponibles:

• Rango de fechas.

• Tipo de movimiento.

• Usuario.

• Producto o grupo.

• Bodega específica.

💡 Ejemplo práctico:

Durante una auditoría mensual, el supervisor genera un Reporte de Movimientos del 1 al 30 de septiembre y filtra solo los Ajustes de Inventario.
El sistema muestra 3 registros con sus respectivos usuarios, cantidades y motivos, facilitando la revisión del proceso.

8.4. Balance de Existencias

El Balance de Existencias combina información de movimientos y valores para mostrar cómo ha variado el stock total a lo largo del tiempo.
Es especialmente útil para análisis contables y de planificación de compras.

Campos del reporte:

• Producto.

• Bodega.

• Existencia inicial.

• Entradas.

• Salidas.

• Existencia final.

• Valor de costo promedio.

• Valor total final del inventario.

Filtros comunes:

• Rango de fechas (por mes o trimestre).

• Categoría o grupo de producto.

• Bodega.

💡 Ejemplo práctico:

El contador genera un Balance de Existencias del mes de agosto para conciliar el valor de inventario con contabilidad.
El sistema muestra el resumen por bodega, indicando existencias iniciales, entradas, salidas y valor final actualizado.

8.5. Reporte de Valorización de Inventario

El Reporte de Valorización calcula el valor económico actual del inventario según el método configurado (Costo promedio, FIFO o manual).
Este reporte apoya el análisis financiero y contable del activo circulante.

Campos del reporte:

• Código y nombre del producto.

• Costo promedio unitario.

• Cantidad disponible.

• Valor total (Costo promedio × cantidad actual).

• Bodega.

• Fecha de última actualización.

Opciones adicionales:

• Ver total por grupo de productos o bodega.

• Exportar los datos para reportes contables.

• Calcular valor total general de inventario.

💡 Ejemplo práctico:

En el cierre mensual, el departamento financiero genera el Reporte de Valorización para conocer el valor total del inventario.
El sistema muestra un total consolidado de Q152,430.00, sumando todas las bodegas.

8.6. Reporte de Productos por Vencer

Este reporte muestra los productos con fecha de vencimiento próxima, útil especialmente para industrias farmacéuticas, alimenticias o cosméticas.

Campos del reporte:

• Producto.

• Lote.

• Bodega.

• Fecha de ingreso.

• Fecha de vencimiento.

• Días restantes antes del vencimiento.

• Estado (Activo / Próximo a vencer / Vencido).

Filtros comunes:

• Mostrar solo productos por vencer en los próximos n días (configurable).

• Filtrar por bodega o proveedor.

• Exportar resultados a Excel o PDF.

💡 Ejemplo práctico:

El sistema genera una alerta indicando que el producto Suero fisiológico 250ml vencerá en 20 días.
El usuario consulta el Reporte de Productos por Vencer, donde puede verificar el lote y planificar la devolución o liquidación.

8.7. Reporte de Productos Bajo Mínimo

Este reporte identifica los artículos cuyo nivel de existencias ha caído por debajo del valor mínimo configurado en el sistema.

Campos principales:

• Código y nombre del producto.

• Bodega.

• Existencia actual.

• Mínimo establecido.

• Máximo (opcional).

• Diferencia o cantidad faltante para alcanzar el nivel mínimo.

Acciones disponibles:

• Generar una lista de reabastecimiento.

• Exportar el reporte y enviarlo al departamento de Compras.

• Filtrar por bodega o grupo de producto.

💡 Ejemplo práctico:

El sistema detecta que Cables HDMI 1.5m tienen 8 unidades, cuando el mínimo configurado es 15.
El usuario genera el Reporte de Productos Bajo Mínimo y lo exporta a Excel para solicitar la reposición al proveedor.

8.8. Reporte de Garantía

Este reporte muestra los productos que cuentan con garantía activa, su duración y las fechas de expiración.

Campos del reporte:

• Producto.

• Número de serie (si aplica).

• Fecha de compra o ingreso.

• Duración de la garantía (en meses).

• Fecha de vencimiento.

• Estado de garantía (Activa / Expirada).

💡 Ejemplo práctico:

El área de soporte técnico consulta el Reporte de Garantía para verificar si una laptop devuelta aún está dentro del periodo de cobertura.
El sistema muestra que el producto tiene garantía vigente hasta el 15 de diciembre de 2025.

8.9. Recomendaciones Prácticas

• Genere los reportes de movimientos y valorización mensualmente para conciliación contable.

• Configure alertas automáticas para productos próximos a vencer o bajo stock mínimo.

• Exporte periódicamente los reportes a Excel como respaldo histórico.

• Revise el balance de existencias al cierre de mes para asegurar coherencia entre bodegas.

• Asigne accesos restringidos para reportes sensibles (valorización y garantías).

💡 Ejemplo de flujo recomendado:

1️⃣ El encargado de inventario revisa semanalmente el Reporte de Bajo Mínimo.
2️⃣ Envía la lista al departamento de Compras.
3️⃣ Una vez recibidos los productos, el sistema actualiza automáticamente las existencias en el Reporte de Existencias y el Balance de Inventario.

---

Sección 9 – Gestión de Números de Serie y Lotes

La gestión de números de serie y lotes en Activa Software de Informática Guatemala permite mantener un control detallado y trazable sobre cada unidad o grupo de productos dentro del inventario.
Esta función es especialmente útil para empresas que manejan productos con control individual (como electrónicos o maquinaria) o con fechas de vencimiento y producción (como alimentos, cosméticos o medicamentos).

El sistema ofrece herramientas para activar, asignar, generar y consultar números de serie o lotes tanto en la creación de productos como durante los movimientos de inventario (entradas, salidas o devoluciones).

9.1. Activación del Control de Serie y Lote

Antes de comenzar a utilizar esta función, es necesario habilitar el control de series y/o lotes desde la configuración general del módulo.

Pasos para activar la gestión:

1. Ingrese al menú Ajustes → Inventarios → Configuración General.

2. Active las siguientes opciones según sea necesario:

   • ✅ “Activar control de números de serie”

   • ✅ “Activar control de lotes”

3. Guarde los cambios.

Una vez habilitadas, estas opciones estarán disponibles en los formularios de creación de productos y movimientos de inventario.

💡 Ejemplo práctico:

Si la empresa distribuye computadoras portátiles, se debe activar el control de números de serie para asignar un número único a cada equipo.
Si vende productos perecederos como alimentos o medicamentos, debe activar el control de lotes para rastrear fechas de vencimiento y producción.

9.2. Asignación de Números de Serie o Lotes en Productos

Cuando se crea o edita un producto, el usuario puede indicar si este manejará números de serie o lotes.

Pasos para habilitarlo en un producto:

1. Ingrese al menú Inventarios → Productos → Agregar / Editar producto.

2. En la sección Configuraciones adicionales, marque una de las siguientes opciones:

   • “Controlar por número de serie”.

   • “Controlar por lote y fecha de vencimiento”.

3. Guarde los cambios.

A partir de este momento, el sistema solicitará ingresar el número de serie o lote cada vez que se registre un movimiento de inventario para ese producto.

💡 Ejemplo práctico:

El producto Monitor Dell 24” se configura con control por número de serie.
Cuando se registra una entrada, el sistema solicitará los números de serie individuales (por ejemplo: DELL2025A001, DELL2025A002, etc.).

El producto Crema hidratante 250ml se configura por lote, con campos para número de lote y fecha de vencimiento.

9.3. Registro de Números de Serie o Lotes en Entradas

Durante el ingreso de productos al inventario (por compra o apertura de existencias iniciales), el sistema solicitará los números de serie o lotes según la configuración del producto.

Pasos para registrar números de serie o lotes:

1. Ingrese a Inventarios → Movimientos → Entradas.

2. Cree una nueva entrada de inventario.

3. En la tabla de productos:

   • Seleccione el artículo configurado con control de serie o lote.

   • El sistema mostrará columnas adicionales para Número de serie o Número de lote y Fecha de vencimiento.

4. Ingrese manualmente los valores o utilice la opción “Importar desde Excel”.

5. Guarde el documento.

💡 Ejemplo práctico:

Se ingresan 10 monitores Dell con los números de serie DELLA001–DELLA010.
Al guardar, cada unidad queda registrada con su número de serie individual, permitiendo rastreo posterior.

9.4. Generación Automática de Números de Serie o Lotes

Activa Software puede generar números de serie o lotes de forma automática según una secuencia predefinida, evitando errores manuales y asegurando consistencia en la numeración.

Pasos para generar números de serie automáticamente:

1. Ingrese a Inventarios → Configuración → Serie y Lote Automático.

2. Habilite la opción “Generar automáticamente número de serie/lote”.

3. Configure los parámetros:

   • Prefijo: texto inicial (por ejemplo: LOT-, SER-, DELL-).

   • Longitud numérica: cantidad de dígitos consecutivos (ejemplo: 0001, 0002, 0003).

   • Separador (opcional): carácter entre prefijo y número (guion o barra).

   • Reinicio por año o mes: define si la numeración se reinicia automáticamente.

4. Guarde los cambios.

Al crear nuevas entradas o existencias, el sistema generará los números de serie/lote automáticamente según la configuración.

💡 Ejemplo práctico:

Configuración:

• Prefijo: LOT-

• Longitud: 4 dígitos

• Resultado: LOT-0001, LOT-0002, LOT-0003

El sistema asigna automáticamente estos números a cada lote ingresado sin necesidad de digitarlos manualmente.

9.5. Consulta del Historial por Número de Serie o Lote

El sistema mantiene un historial completo de cada número de serie o lote, permitiendo rastrear su origen, movimientos y estado actual en tiempo real.

Pasos para consultar historial:

1. Ingrese a Inventarios → Reportes → Historial de Números de Serie / Lotes.

2. Ingrese el número de serie o lote en el campo de búsqueda.

3. Haga clic en Buscar.

4. El sistema mostrará un detalle con la siguiente información:

   • Producto asociado.

   • Fecha de ingreso (compra o apertura).

   • Bodega actual.

   • Movimientos realizados (entradas, salidas, devoluciones, transferencias).

   • Estado actual (activo, vendido, devuelto o vencido).

   • Usuario responsable de cada movimiento.

💡 Ejemplo práctico:

El número de serie DELL2025A003 muestra el siguiente historial:

• Ingreso: 10/02/2025 (Bodega Central, CRI-00042)

• Salida: 20/02/2025 (Cliente XYZ, CEI-00015)

• Estado: Vendido

Esta trazabilidad permite al área de soporte verificar la fecha de entrega y aplicar correctamente la garantía.

9.6. Reporte General de Series y Lotes

Además del historial individual, Activa Software ofrece un reporte consolidado de todos los números de serie y lotes registrados en el sistema.

Campos del reporte:

• Producto.

• Tipo de control (Serie o Lote).

• Número de serie / lote.

• Fecha de ingreso.

• Fecha de vencimiento (si aplica).

• Bodega actual.

• Estado.

Filtros disponibles:

• Tipo de control (solo series, solo lotes o ambos).

• Bodega.

• Producto o grupo.

• Estado (activo, vendido, vencido, devuelto).

• Rango de fechas.

💡 Ejemplo práctico:

El encargado de inventario genera el Reporte de Series y Lotes para la línea de productos “Electrónicos”.
Observa que 5 números de serie están marcados como vendidos, 2 en reparación y 1 devuelto al proveedor, facilitando la gestión postventa.

9.7. Recomendaciones Prácticas

• Active el control de series o lotes solo para productos que realmente lo necesiten, evitando sobrecarga de datos.

• Establezca prefijos consistentes (por ejemplo, SER- para series y LOT- para lotes) para facilitar las búsquedas.

• Capacite al personal de bodega para registrar correctamente los números en las entradas y salidas.

• Genere reportes mensuales de series y lotes para verificar existencias y vencimientos.

• Utilice el historial de serie/lote para validar garantías y devoluciones de clientes.

• No modifique manualmente un número de serie o lote existente; utilice los procesos de ajuste o devolución para mantener integridad de datos.

💡 Ejemplo de flujo recomendado:

1️⃣ Se reciben 100 productos controlados por lote.
2️⃣ El sistema asigna automáticamente los lotes LOT-0001 y LOT-0002.
3️⃣ Cada lote se asocia a una fecha de vencimiento.
4️⃣ En caso de devolución, el sistema registra el movimiento y actualiza el historial del lote.
5️⃣ Al consultar el reporte de vencimientos, el usuario puede identificar cuáles lotes requieren liquidación o retiro.

---

Sección 10 – Aprobaciones y Firmas Electrónicas

El sistema de Aprobaciones y Firmas Electrónicas de Activa Software de Informática Guatemala garantiza el control, la trazabilidad y la validación formal de todos los movimientos realizados dentro del módulo de Inventarios.

Gracias a este sistema, cada movimiento —ya sea una entrada, salida, transferencia, ajuste o devolución— puede requerir la revisión y aprobación de uno o varios usuarios antes de quedar confirmado.
Además, el documento final puede incluir la firma electrónica del aprobador o responsable autorizado, agregando un nivel adicional de seguridad y validez interna.

10.1. Objetivo del Sistema de Aprobaciones

El flujo de aprobaciones tiene como finalidad:

• Evitar movimientos no autorizados de productos o ajustes.

• Mantener trazabilidad y control sobre quién autoriza cada acción.

• Cumplir con políticas internas de revisión y auditoría.

• Facilitar la gestión jerárquica en organizaciones con múltiples bodegas o responsables.

💡 Ejemplo práctico:

En una empresa con varias bodegas, cada nota de entrega debe ser aprobada por el Jefe de Logística antes de ejecutarse.
De esta forma, ninguna salida de inventario se realiza sin autorización.

10.2. Tipos de Documentos que Pueden Requerir Aprobación

Los flujos de aprobación pueden aplicarse a los siguientes movimientos del módulo:

10.3. Flujo Operativo de Aprobación

Cada movimiento sigue un flujo definido que asegura su revisión antes de afectar las existencias.

Etapas del flujo:

1. Creación del documento:
   El usuario genera una entrada, salida, ajuste o transferencia.
   El estado inicial del documento es “Pendiente de aprobación”.

2. Notificación al aprobador:
   El sistema envía una notificación por correo electrónico y una alerta interna al usuario designado como aprobador.
   El correo incluye:

   • Tipo de documento.

   • Código o número correlativo.

   • Fecha y usuario creador.

   • Enlace directo al documento para aprobar o rechazar.

3. Revisión del aprobador:
   El aprobador ingresa al sistema, abre el documento y puede realizar tres acciones:

   • ✅ Aprobar: el movimiento se ejecuta y actualiza el inventario.

   • ❌ Rechazar: el documento se marca como rechazado y no modifica existencias.

   • 🕓 Dejar pendiente: mantiene el estado sin ejecutar cambios.

4. Confirmación y firma electrónica:
   Si el movimiento es aprobado, el sistema inserta automáticamente la firma electrónica del aprobador en el documento PDF (si está configurada).

5. Actualización del inventario:
   Una vez aprobado, el movimiento se marca como “Confirmado”, y las existencias se actualizan en la bodega correspondiente.

💡 Ejemplo práctico:

El usuario “Carlos López” crea una salida de inventario (CEI-00231).
El sistema notifica al “Jefe de Logística”.
Este revisa el documento, lo aprueba, y automáticamente la salida se registra, firmada digitalmente y marcada como “Aprobada”.

10.4. Visualización de Estados de Aprobación

Cada documento dentro del módulo de Inventarios muestra su estado actual en una columna o etiqueta visual:

Cómo visualizar el estado:

• Desde el listado principal de movimientos (Entradas, Salidas, etc.).

• Desde el detalle del documento.

• En el historial de aprobaciones dentro del mismo registro.

10.5. Aprobaciones Multinivel

Activa Software permite configurar flujos multinivel, donde más de un usuario debe aprobar el documento antes de su ejecución final.
Esto es útil en empresas con estructuras jerárquicas o controles por montos.

Ejemplo de flujo de dos niveles:

1. Nivel 1: Encargado de Bodega revisa la entrada.

2. Nivel 2: Gerente de Inventario confirma la aprobación final.

3. Solo cuando ambos niveles aprueban, el documento pasa al estado “Aprobado” y se actualizan las existencias.

💡 Ejemplo práctico:

Una salida de inventario superior a Q5,000 requiere aprobación del Encargado de Bodega y posteriormente del Gerente General.
El sistema no ejecuta el movimiento hasta que ambos niveles hayan aprobado.

10.6. Firmas Electrónicas en Documentos

Las firmas electrónicas se integran automáticamente en los documentos PDF generados por el módulo una vez aprobados.
Estas firmas pueden incluir el nombre, cargo, sello digital o incluso la imagen de la firma escaneada del responsable.

Pasos para cargar una firma electrónica:

1. Ingrese a Ajustes → Inventarios → Firmas Electrónicas.

2. Haga clic en Agregar nueva firma.

3. Suba el archivo de imagen (formato PNG o JPG con fondo transparente).

4. Asigne la firma a un usuario o rol (por ejemplo, Gerente, Supervisor, Auditor).

5. Guarde los cambios.

Una vez configurada, el sistema insertará automáticamente la firma en los documentos aprobados.

💡 Ejemplo práctico:

Cuando el Jefe de Logística aprueba la Nota de Entrega CEI-00245, su firma digital se muestra al final del documento PDF, junto con la fecha, hora y nombre completo del aprobador.

10.7. Notificaciones por Correo y Portal Web

Cada acción dentro del flujo de aprobación genera notificaciones automáticas para mantener informados a todos los usuarios involucrados.

Tipos de notificaciones:

• Por correo electrónico:
  Enviadas al aprobador y al creador del documento.
  Incluyen un resumen del movimiento y un enlace directo para revisar o aprobar.

• En el portal web:
  Aparecen como alertas en el panel principal del usuario, indicando los documentos pendientes por aprobar.

Pasos para activar notificaciones:

1. Ingrese a Ajustes → Notificaciones por correo.

2. Active las opciones:

   • “Notificar al aprobador al crear un documento”.

   • “Notificar al usuario al aprobar o rechazar”.

3. Guarde los cambios.

💡 Ejemplo práctico:

Al crear una Nota de Ajuste NAI-00018, el sistema envía un correo al auditor responsable.
Cuando este aprueba el ajuste, el creador del documento recibe una notificación con el mensaje “Su ajuste ha sido aprobado”.

10.8. Historial de Aprobaciones

Cada documento mantiene un historial completo de aprobaciones, accesible desde su vista detallada.
El historial incluye:

• Fecha y hora de cada acción.

• Usuario que aprobó o rechazó.

• Nivel de aprobación (si existen varios).

• Comentarios o notas ingresadas por el aprobador.

Esta información permite realizar auditorías internas y verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos.

💡 Ejemplo práctico:

En el historial del documento CRI-00092, se muestran dos registros:

• 10/04/2025 – Encargado de Bodega: Aprobado.

• 10/04/2025 – Gerente de Inventario: Aprobado con observación (“Revisar embalaje próximo mes”).

10.9. Recomendaciones Prácticas

• Defina reglas de aprobación por tipo de movimiento para evitar demoras innecesarias.

• Mantenga actualizada la lista de aprobadores por rol.

• Utilice firmas electrónicas con fondo transparente y tamaño uniforme para un formato profesional.

• Realice auditorías periódicas del historial de aprobaciones.

• Evite aprobar documentos directamente desde correos en dispositivos móviles si requieren revisión visual de productos o cantidades.

• Para empresas con múltiples bodegas, configure flujos de aprobación independientes por ubicación.

💡 Ejemplo de flujo recomendado:

1️⃣ El Encargado de Bodega registra una entrada de inventario.
2️⃣ El Supervisor de Compras la revisa y aprueba.
3️⃣ El Gerente de Inventario firma electrónicamente el documento.
4️⃣ El sistema marca el documento como “Aprobado y firmado”, y actualiza automáticamente el stock.

Sección 11 – Integraciones del Módulo de Inventarios

El módulo de Inventarios en Activa Software de Informática Guatemala está diseñado para integrarse de forma automática con otros módulos del sistema, garantizando que toda la información sobre existencias, costos, movimientos y valores se mantenga actualizada y coherente en tiempo real.

Gracias a estas integraciones, los usuarios pueden gestionar compras, ventas, producción y registros contables sin necesidad de duplicar procesos, manteniendo trazabilidad total desde la adquisición de productos hasta su salida o consumo final.

11.1. Integración con el Módulo de Compras (Ingreso de Productos)

El módulo de Compras se encuentra directamente vinculado con Inventarios, de modo que al aprobar una Orden de Compra, el sistema genera automáticamente una Entrada de Inventario con los productos recibidos.

Flujo automático de integración:

1. El usuario crea una Orden de Compra en el módulo de Compras.

2. Una vez aprobada, el sistema genera de forma automática una Nota de Recepción de Inventario (CRI).

3. Los productos, cantidades y precios se copian directamente desde la orden.

4. Las existencias se actualizan en la bodega asignada.

5. El documento queda vinculado a la orden de compra original para su trazabilidad.

Ventajas de la integración:

• Evita ingresar dos veces los mismos datos.

• Asegura que todo producto comprado se registre como inventario físico.

• Permite validar el valor total del inventario recibido frente a la factura del proveedor.

💡 Ejemplo práctico:

La empresa aprueba la Orden de Compra #OC-00145 por 100 unidades de papel bond.
Al aprobarla, el sistema genera automáticamente la Entrada de Inventario CRI-00210, sumando las 100 unidades en la Bodega Central y enlazando ambos documentos.

Configuración recomendada:

1. Ingrese a Ajustes → Inventarios → Configuración General.

2. Active la opción “Crear automáticamente Comprobante de Recepción desde Compras”.

3. Seleccione si el movimiento debe requerir aprobación previa.

11.2. Integración con el Módulo de Ventas (Salida de Productos)

Cuando se realiza una Venta o Pedido de Venta en el módulo de Ventas, el sistema descuenta automáticamente las existencias del producto mediante una Nota de Entrega de Inventario (CEI).

Flujo automático de integración:

1. El usuario crea una Cotización, Pedido o Factura de Venta.

2. Al aprobar el documento o marcarlo como completado, se genera una Salida de Inventario (CEI).

3. Los productos, cantidades y precios se copian desde la factura o pedido.

4. El inventario se descuenta automáticamente de la bodega configurada.

5. El documento queda enlazado con la factura, conservando trazabilidad total.

Ventajas de la integración:

• Evita errores en la entrega de productos.

• Sincroniza existencias en tiempo real entre Ventas e Inventarios.

• Permite revisar los documentos de entrega desde el historial del cliente.

💡 Ejemplo práctico:

El cliente “Ferretería La Económica” realiza un pedido de 20 cajas de clavos galvanizados.
Al aprobar la factura #FV-00420, el sistema genera automáticamente la Nota de Entrega CEI-00172, descontando las 20 cajas de la bodega asignada.

Configuración recomendada:

1. Ingrese a Ajustes → Inventarios → Configuración General.

2. Active la opción “Generar automáticamente Comprobante de Entrega desde Ventas”.

3. Configure la bodega predeterminada para ventas.

11.3. Integración con el Módulo de Producción (Consumo de Insumos)

La integración con Producción permite registrar el consumo de insumos y la generación de productos terminados dentro del mismo flujo operativo.
De esta manera, el sistema descuenta automáticamente las materias primas utilizadas y registra el ingreso del producto final al inventario.

Flujo de integración:

1. El usuario crea una Orden de Producción indicando los materiales requeridos y el producto a fabricar.

2. Al iniciar la orden, el sistema genera una Salida de Inventario con los insumos (por ejemplo, tornillos, pintura, empaques).

3. Al finalizar la orden, se genera una Entrada de Inventario con el producto terminado (por ejemplo, una silla armada).

4. Todos los movimientos quedan vinculados a la orden de producción.

Ventajas de la integración:

• Automatiza el control de materiales y productos terminados.

• Mantiene actualizados los costos de producción y el valor del inventario.

• Facilita el cálculo del costo total de fabricación.

💡 Ejemplo práctico:

La empresa fabrica 50 sillas de oficina.
El sistema descuenta automáticamente tornillos, madera y pintura del inventario (Salida NAI-00037), y al finalizar, genera una Entrada de Inventario CRI-00084 con las 50 sillas terminadas.

Configuración recomendada:

1. Ingrese a Ajustes → Producción → Integraciones con Inventarios.

2. Active la opción “Descontar automáticamente insumos de inventario al iniciar producción”.

3. Defina la bodega de insumos y la bodega de productos terminados.

11.4. Integración con el Módulo de Contabilidad (Actualización de Valores)

El módulo de Contabilidad se conecta directamente con Inventarios para reflejar automáticamente los valores de las existencias, costos y movimientos en los estados financieros.

Flujo de integración contable:

1. Cada movimiento de inventario (entrada, salida o ajuste) genera un registro contable.

2. El sistema actualiza los saldos de las cuentas configuradas (por ejemplo: Inventario, Costo de Ventas, Ajustes, Compras).

3. Los valores de inventario se reflejan automáticamente en los reportes contables y estados financieros.

Cuentas típicas utilizadas:

💡 Ejemplo práctico:

Se recibe una entrada de inventario por Q5,000 en materiales de oficina.
El sistema genera automáticamente el asiento contable:

• Débito: Inventario de Materiales Q5,000

• Crédito: Proveedor Comercial Q5,000

De igual forma, cuando se realiza una venta y se genera la salida de productos, el sistema carga automáticamente el costo de ventas, manteniendo sincronizado el valor del inventario en libros.

Configuración recomendada:

1. Ingrese a Ajustes → Contabilidad → Integraciones de Módulos.

2. Active la opción “Sincronizar automáticamente movimientos de Inventario con Contabilidad”.

3. Asigne las cuentas contables correspondientes para cada tipo de operación.

11.5. Beneficios de la Integración entre Módulos

• Automatización total: los movimientos se registran sin duplicar información.

• Coherencia contable: los valores del inventario siempre coinciden con los reportes financieros.

• Ahorro de tiempo: elimina tareas manuales entre departamentos.

• Trazabilidad completa: cada documento (compra, venta o producción) está vinculado a su movimiento de inventario.

• Reducción de errores: evita inconsistencias entre módulos y mejora la auditoría interna.

💡 Ejemplo de flujo integral:

1️⃣ Se aprueba una Orden de Compra → Se genera una Entrada de Inventario (CRI).
2️⃣ Se aprueba una Factura de Venta → Se crea una Salida de Inventario (CEI).
3️⃣ Ambos movimientos actualizan el Balance de Inventario y generan automáticamente los asientos contables en el módulo de Contabilidad.

---

Sección 12 – Restauración y Reinicio de Datos del Módulo

La función de Restauración y Reinicio de Datos en el módulo de Inventarios de Activa Software de Informática Guatemala permite realizar una eliminación controlada de los registros del sistema, conservando la integridad de la base de datos y evitando errores por información residual o pruebas realizadas durante la implementación.

Esta opción está disponible únicamente para usuarios con permisos de administrador, y su uso debe realizarse con precaución, ya que una restauración total no puede deshacerse.

12.1. Objetivo de la Restauración

El reinicio de datos se utiliza principalmente en los siguientes casos:

• Limpieza de datos de prueba o demostración antes de iniciar operaciones reales.

• Reinicio del módulo tras una migración o reestructuración del inventario.

• Corrección de errores graves ocasionados por duplicidad o carga incorrecta de información.

• Preparación del sistema para un nuevo ciclo fiscal o contable.

💡 Ejemplo práctico:

Antes de iniciar la operación en una nueva sede, el administrador limpia los registros de movimientos y existencias de prueba para comenzar con un inventario real actualizado.

12.2. Acceso a la Función de Restauración

1. Ingrese al menú principal Ajustes → Inventarios → Restauración / Reinicio de Datos.

2. El sistema mostrará una advertencia indicando los riesgos del proceso.

3. Seleccione el tipo de reinicio que desea realizar (parcial o total).

12.3. Tipos de Reinicio Disponibles

⚠️ Nota: El reinicio total elimina también los vínculos entre inventario y otros módulos (Compras, Ventas, Producción o Contabilidad).

12.4. Copia de Seguridad Antes del Reinicio

Solicite a Soporte Técnico una copia de seguridad del Módulo de Inventarios antes de restablecer. 

12.5. Ejecución del Reinicio

1. Desde el menú Restauración / Reinicio de Datos, seleccione el tipo de reinicio.

2. Marque la casilla de confirmación “Entiendo que esta acción eliminará datos permanentemente.”

3. Haga clic en “Ejecutar reinicio”.

4. Espere a que el sistema confirme el proceso.

Una vez finalizado, el sistema mostrará un mensaje de confirmación:
“El proceso de restauración ha sido completado exitosamente.”

12.6. Recomendaciones Finales para el Reinicio

• Siempre realice una copia de seguridad antes de limpiar el módulo.

• Nunca ejecute el reinicio sin la autorización del área de sistemas o administración.

• Documente la fecha y motivo de la restauración para futuras auditorías.

• Evite realizar reinicios totales durante horarios laborales o con usuarios activos en el sistema.

• Después del reinicio, valide las configuraciones base (bodegas, prefijos, unidades de medida y grupos de productos).

💡 Ejemplo práctico:

Luego del reinicio total, el administrador vuelve a registrar las bodegas principales y carga nuevamente los productos mediante el archivo de importación Excel, para comenzar con un inventario limpio y actualizado.

---

Sección 13 – Buenas Prácticas y Recomendaciones Generales

El módulo de Inventarios es una herramienta poderosa para controlar y analizar el flujo de productos dentro de su empresa.
Sin embargo, su efectividad depende directamente de la precisión con la que se registren los datos y del cumplimiento de las buenas prácticas operativas.

A continuación, se presentan recomendaciones generales para garantizar un uso eficiente, seguro y confiable del módulo.

13.1. Organización y Actualización de Datos

• Mantenga los catálogos de productos, unidades y bodegas siempre actualizados.

• Evite crear productos duplicados o con nombres similares que puedan generar confusión.

• Asigne códigos y SKUs coherentes con la estructura interna de su empresa.

• Revise periódicamente los valores mínimos y máximos de inventario para mantener alertas efectivas.

• Utilice campos personalizados para registrar información relevante (proveedor principal, ubicación, lote, etc.).

💡 Ejemplo:

En lugar de registrar “Cinta” y “Cinta adhesiva”, use un solo código SKU (ej. CINTA-24MM) con una descripción clara y homogénea.

13.2. Control de Movimientos y Documentos

• Revise diariamente los movimientos de entradas y salidas para evitar inconsistencias.

• No modifique manualmente los valores de inventario; use siempre los movimientos oficiales (Entradas, Salidas o Ajustes).

• Aplique el sistema de aprobaciones para validar operaciones críticas.

• Exporte periódicamente los documentos en formato PDF o Excel como respaldo histórico.

• Use descripciones precisas en cada movimiento, evitando abreviaturas poco claras.

💡 Ejemplo:

En lugar de “ajuste interno”, use “Ajuste por conteo físico Bodega Zona 5 – Abril 2025”.

13.3. Prevención de Errores Comunes

13.4. Auditoría y Mantenimiento Periódico

• Realice conteos físicos mensuales y concilie los resultados con el sistema.

• Genere el Reporte de Movimientos al cierre de cada mes y guárdelo como respaldo.

• Revise los reportes de Productos Bajo Mínimo y Productos por Vencer al menos una vez por semana.

• Mantenga copias de seguridad automáticas activas para proteger los registros históricos.

• Evalúe el rendimiento del módulo después de actualizaciones o grandes cargas de datos.

💡 Ejemplo:

Cada fin de mes, el encargado de inventario imprime el Balance de Existencias, lo firma y lo archiva junto con el reporte contable del mes correspondiente.

13.5. Capacitación y Control de Accesos

• Capacite al personal nuevo en el uso del módulo antes de asignar permisos.

• Asigne roles según el nivel de responsabilidad:

  • Operador: puede registrar movimientos.

  • Supervisor: puede aprobar documentos.

  • Administrador: puede configurar el módulo.

• Limite el acceso a funciones sensibles como restauración, eliminación o edición masiva.

• Monitoree el registro de actividad de los usuarios para detectar cambios no autorizados.

13.6. Recomendaciones Técnicas

• Consulte por actualizaciones del sistema solo bajo al Área de Soporte Técnico de Informática Guatemala.

• Evite cerrar el navegador durante procesos de carga o importación masiva.

• Mantenga el servidor con espacio suficiente y base de datos optimizada.

• No utilice caracteres especiales en nombres de productos o bodegas.

• Mantenga sincronizados los relojes del servidor y los dispositivos de los usuarios.

13.7. Cierre del Manual

La correcta aplicación de las buenas prácticas descritas garantizará un control eficiente, confiable y auditable del inventario de su empresa.

El módulo de Inventarios de Activa Software de Informática Guatemala está diseñado para adaptarse a distintos giros de negocio y niveles operativos, asegurando que la información esté siempre disponible, actualizada y alineada con los procesos administrativos, contables y logísticos de su organización.