Manual de usuario — Función de Control de Crédito

Desarrollado por Informática Guatemala para Activa Software

La función de Control de Crédito permite que Activa Software ayude a la empresa a controlar cuánto crédito se le puede vender a cada cliente.

Dicho de forma sencilla: si a un cliente se le autorizó comprar hasta cierto monto al crédito, el sistema revisa automáticamente que no se le facture más de lo permitido. Si una nueva factura supera el límite autorizado, Activa Software no deja que esa factura avance normalmente sin revisión. En su lugar, la deja como borrador y crea una solicitud para que una persona autorizada la revise, la apruebe o la rechace.

Esta función está pensada para empresas que venden al crédito y necesitan evitar que los clientes acumulen más deuda de la permitida.

1. ¿Para qué sirve la función de Control de Crédito?

La función sirve para controlar el crédito de los clientes de forma ordenada.

Permite:

Definir un límite de crédito para cada cliente.

Ver cuánto crédito ya está usando un cliente.

Ver cuánto crédito tiene disponible.

Mostrar alertas cuando una cotización, orden de facturación o factura puede superar el límite.

Bloquear facturas que superen el límite de crédito.

Crear solicitudes de aprobación cuando una factura excede el crédito permitido.

Permitir que usuarios autorizados aprueben o rechacen esas solicitudes.

Liberar facturas automáticamente cuando el cliente paga y vuelve a tener crédito disponible.

Liberar facturas automáticamente cuando se aumenta el límite de crédito del cliente.

Mostrar historial y estado de las solicitudes.

Mostrar un reporte simple de riesgo crediticio.

Evitar que usuarios no autorizados aprueben ventas que exceden el crédito.

2. Conceptos importantes

2.1 Límite de crédito

El límite de crédito es el monto máximo que la empresa autoriza para venderle al cliente al crédito.

Ejemplo:

Un cliente tiene límite de crédito de:

Q 50,000.00

Eso significa que la empresa decidió que ese cliente puede tener hasta Q50,000 pendientes de pago.

Si el cliente ya debe Q40,000, todavía le quedan Q10,000 disponibles.

Si se intenta crear una factura nueva por Q20,000, el sistema detecta que el cliente se pasaría del límite:

Saldo actual pendiente: Q40,000.00
Nueva factura: Q20,000.00
Total proyectado: Q60,000.00
Límite autorizado: Q50,000.00
Exceso: Q10,000.00

En ese caso, la factura requiere aprobación.

2.2 Saldo pendiente

El saldo pendiente es lo que el cliente todavía debe pagar en facturas activas.

La función toma en cuenta el saldo pendiente de las facturas del cliente. Cuando el cliente paga, ese saldo baja. Cuando el saldo baja, puede liberarse crédito.

Ejemplo:

Cliente con límite de Q50,000.

Tiene una factura pendiente de Q40,000.

Su crédito disponible es:

Q50,000 - Q40,000 = Q10,000 disponibles

Si paga Q20,000, el saldo pendiente baja:

Q40,000 - Q20,000 = Q20,000 pendientes

Ahora el crédito disponible sube:

Q50,000 - Q20,000 = Q30,000 disponibles

2.3 Crédito disponible

El crédito disponible es lo que todavía se le puede vender al cliente sin pasarse del límite.

Fórmula simple:

Crédito disponible = Límite de crédito - Saldo pendiente

Ejemplo:

Límite: Q50,000.00
Saldo pendiente: Q35,000.00
Disponible: Q15,000.00

Si se crea una factura de Q10,000, está dentro del límite.

Si se crea una factura de Q20,000, se pasa por Q5,000.

2.4 Exceso de crédito

El exceso es la parte que supera el límite permitido.

Ejemplo:

Límite de crédito: Q50,000.00
Saldo pendiente actual: Q36,000.00
Factura nueva: Q20,000.00
Total proyectado: Q56,000.00
Exceso: Q6,000.00

La factura excede el límite por Q6,000.

3. ¿Dónde se configura?

La configuración se encuentra en:

Configuración > Control de Crédito > Ajustes

También puede aparecer dentro de las opciones de configuración del sistema, según los permisos del usuario.

Desde esa pantalla se define cómo trabajará la función.

4. Opciones de configuración

4.1 Activar control de crédito

Esta opción enciende o apaga la función.

Cuando está activada, Activa Software revisa el crédito de los clientes.

Cuando está desactivada, no se aplican bloqueos ni alertas.

4.2 Usuarios autorizadores

Aquí se seleccionan los usuarios que podrán recibir y resolver solicitudes de crédito.

Estos usuarios pueden ser jefes, administradores, gerentes, encargados de crédito o personas responsables de aprobar excepciones.

Ejemplo:

Usuarios autorizadores:
- Gerente General
- Contador
- Jefe de Ventas

Si una factura supera el límite de crédito, ellos pueden recibir notificación para revisarla.

Si no se selecciona ningún usuario autorizador, cualquier administrador podrá aprobar o rechazar solicitudes. Esto evita que una factura quede bloqueada sin que nadie pueda resolverla.

El usuario interno de soporte con ID 0 no participa en este flujo. No debe aparecer como autorizador, no recibe solicitudes y no se usa como responsable.

4.3 Porcentaje de advertencia

El porcentaje de advertencia sirve para indicar cuándo un cliente está cerca de llegar a su límite.

Ejemplo:

Si el porcentaje de advertencia es 80%, significa que cuando un cliente ya haya usado el 80% o más de su crédito, el sistema puede mostrarlo como cliente en alerta.

Ejemplo con límite de Q100,000:

80% de Q100,000 = Q80,000

Si el cliente ya debe Q80,000 o más, aparece como cliente en alerta.

Esto no significa necesariamente que esté bloqueado. Significa que está cerca del límite y conviene revisarlo.

4.4 Mostrar alerta informativa en cotizaciones

Cuando esta opción está activa, el sistema muestra una advertencia si una cotización podría causar problemas de crédito más adelante.

Importante: una cotización no es una factura todavía. Por eso no se bloquea.

Ejemplo:

Si se hace una cotización por Q80,000 para un cliente que solo tiene Q20,000 disponibles, el sistema puede mostrar una alerta indicando que, si esa cotización se convierte en factura, podría requerir aprobación.

4.5 Mostrar alerta preventiva en órdenes de facturación

Funciona parecido a las cotizaciones.

La orden de facturación puede mostrar una alerta si el cliente no tiene suficiente crédito disponible.

Esto ayuda al usuario a saber desde antes que, al convertir esa orden en factura, puede requerirse aprobación.

4.6 Bloquear facturas que superen el límite

Esta es una de las opciones más importantes.

Cuando está activa, si una factura supera el límite de crédito del cliente, el sistema no la deja avanzar normalmente.

La factura queda como borrador y se crea una solicitud de aprobación.

Ejemplo:

Cliente tiene disponible Q10,000.

Se crea factura por Q25,000.

El sistema detecta exceso de Q15,000.

Resultado:

La factura queda como borrador.
Se crea una solicitud de aprobación.
No se puede enviar normalmente hasta que se apruebe o se libere.

4.7 Enviar notificaciones internas

Si está activa, los usuarios autorizadores reciben notificaciones dentro del sistema, en la campanita.

Estas notificaciones sirven para avisar que hay una solicitud pendiente, aprobada, rechazada o liberada.

Ejemplo:

Solicitud de crédito creada para la factura FAC-BORRADOR.

4.8 Enviar correos a usuarios involucrados

Si está activa, además de las notificaciones internas, el sistema puede enviar correos a los usuarios correspondientes.

Estos correos son internos. No son para el cliente final.

Pueden enviarse por eventos como:

Solicitud creada.

Solicitud aprobada.

Solicitud rechazada.

Solicitud liberada por pago.

Solicitud liberada por ajuste de límite.

5. Configuración del límite de crédito en cada cliente

Para que un cliente entre en Control de Crédito, debe tener un límite configurado.

En la ficha del cliente aparece el campo:

Límite de crédito

Ahí se coloca el monto autorizado.

Ejemplo:

Q 50,000.00

Si el campo se deja vacío o en cero, el cliente queda sin control de crédito.

Eso significa que para ese cliente no se aplicará bloqueo por límite.

6. ¿Qué pasa si un cliente no tiene límite de crédito?

Si el cliente no tiene límite configurado, el sistema no bloquea sus facturas por crédito.

Ejemplo:

Límite de crédito: vacío

Resultado:

El cliente no tiene control de crédito.
Sus facturas no generan solicitud por límite excedido.

Esto puede usarse para clientes especiales, clientes de contado, clientes internos o casos donde la empresa no desea controlar crédito.

7. ¿Qué pasa si un cliente sí tiene límite de crédito?

Si el cliente tiene límite configurado, el sistema revisa su saldo pendiente cada vez que se trabaja con cotizaciones, órdenes de facturación o facturas.

Ejemplo:

Cliente:

Límite de crédito: Q50,000.00
Saldo pendiente: Q20,000.00
Disponible: Q30,000.00

Si se crea factura por Q10,000:

Q20,000 + Q10,000 = Q30,000

Está dentro del límite. La factura sigue normalmente.

Si se crea factura por Q40,000:

Q20,000 + Q40,000 = Q60,000

Supera el límite por Q10,000. La factura requiere aprobación.

8. Cómo funciona en cotizaciones

En cotizaciones, la función trabaja de forma informativa.

Eso significa que avisa, pero no bloquea.

Si el usuario crea una cotización y el total podría superar el crédito disponible del cliente, Activa Software muestra una advertencia.

Ejemplo:

Aviso de crédito:
El cliente no tiene suficiente crédito disponible.
Si esta cotización se factura más adelante, podría requerir aprobación.

El usuario puede continuar, porque una cotización todavía no afecta directamente la cuenta por cobrar.

La advertencia sirve para que el vendedor o administrador sepa desde antes que esa venta podría necesitar aprobación al momento de facturar.

9. Cómo funciona en órdenes de facturación

En órdenes de facturación, la función también trabaja como prevención.

Si una orden supera el crédito disponible, el sistema avisa.

Ejemplo:

Advertencia de crédito:
Si esta orden se convierte en factura, requerirá aprobación.

La orden puede seguir su proceso normal, pero el usuario ya sabe que al generar la factura puede activarse el bloqueo de crédito.

10. Cómo funciona en facturas

En facturas es donde la función aplica el control más fuerte.

Cuando se crea o edita una factura, el sistema revisa:

Límite de crédito del cliente.

Saldo pendiente actual del cliente.

Total de la factura.

Crédito disponible.

Monto excedido.

Si la factura está dentro del límite, continúa normalmente.

Si la factura supera el límite, se bloquea preventivamente.

11. ¿Qué significa que una factura quede bloqueada?

Significa que la factura no puede avanzar normalmente sin revisión.

La factura queda como borrador y se crea una solicitud de aprobación.

El usuario no debe verlo como un error. Es una protección.

Es como si el sistema dijera:

Esta factura puede hacer que el cliente se pase de su crédito.
Antes de enviarla o continuar, alguien autorizado debe revisarla.

12. Qué se ve cuando una factura queda pendiente

Cuando una factura queda pendiente por Control de Crédito, se muestra una alerta en la vista previa de la factura.

La alerta indica que la factura requiere aprobación antes de continuar.

Puede mostrar datos como:

Estado de la solicitud.

Cliente.

Límite de crédito.

Saldo actual.

Total de la factura.

Exceso.

Fecha de solicitud.

Usuario que solicitó.

Ejemplo:

Control de Crédito: Pendiente
Esta factura requiere aprobación de crédito antes de continuar.
Cliente: Informática Guatemala
Límite de crédito: Q250,000.00
Saldo actual: Q95,100.00
Total factura: Q400,000.00
Exceso: Q245,100.00
Fecha de solicitud: 27/04/2026

El color de la alerta es preventivo, normalmente amarillo o naranja.

13. Estados de Control de Crédito

La función maneja varios estados.

13.1 Sin solicitud

Significa que la factura no tiene una solicitud de crédito activa.

Puede pasar porque:

El cliente no tiene límite.

La factura está dentro del límite.

No se ha requerido aprobación.

13.2 Pendiente

Significa que la factura excedió el límite de crédito y está esperando revisión.

Mientras esté pendiente, no debe continuar el proceso normal de envío o activación.

Estado visible:

Control de crédito: Pendiente

13.3 Aprobada

Significa que un usuario autorizado revisó la solicitud y permitió continuar, aunque la factura superaba el límite.

Esto no quiere decir que el cliente pagó. Solo quiere decir que una persona autorizada permitió la excepción.

Estado visible:

Control de crédito: Aprobada

13.4 Rechazada

Significa que un usuario autorizado revisó la solicitud y decidió no permitir la factura.

Cuando se rechaza una solicitud, la factura no debe seguir adelante.

Estado visible:

Control de crédito: Rechazada

Este estado debe quedar claro porque representa una decisión final delicada.

13.5 Liberada por pago

Significa que la factura estaba pendiente, pero el cliente realizó un pago y ese pago liberó crédito suficiente.

Ejemplo:

Cliente tenía límite de Q50,000.

Tenía muchas facturas pendientes.

Una factura nueva quedó bloqueada.

Luego el cliente pagó una factura anterior.

Ese pago bajó el saldo pendiente.

Ahora la factura bloqueada ya cabe dentro del límite.

Entonces el sistema la libera automáticamente.

Estado visible:

Control de crédito: Liberada por pago

Esto no es una aprobación humana. Es una liberación automática porque el saldo del cliente cambió.

13.6 Liberada por ajuste de límite

Significa que la factura estaba pendiente, pero se aumentó el límite de crédito del cliente.

Ejemplo:

Cliente tenía límite de Q50,000.

Una factura quedó pendiente porque excedía el límite.

Luego la empresa decidió subir el límite a Q250,000.

Con ese nuevo límite, la factura ya cabe.

Entonces el sistema la libera automáticamente.

Estado visible:

Control de crédito: Liberada por ajuste de límite

Esto tampoco es una aprobación humana. Es una liberación automática porque cambió el límite autorizado.

14. Solicitudes de aprobación

Las solicitudes de aprobación son el centro operativo de la función.

Una solicitud se crea cuando una factura supera el límite de crédito.

Se pueden ver en:

Ventas > Solicitudes de crédito

También pueden verse desde:

Configuración > Control de Crédito > Solicitudes de aprobación

Según permisos y menú habilitado.

15. Qué información muestra una solicitud

El listado de solicitudes muestra información para que el autorizador pueda decidir fácilmente.

Puede incluir:

Fecha.

Cliente.

Factura borrador.

Solicitado por.

Resuelto por.

Límite de crédito.

Saldo actual.

Total de factura.

Exceso.

Estado.

Acciones.

Ejemplo:

Fecha: 27/04/2026
Cliente: Informática Guatemala
Factura: FAC-BORRADOR
Solicitado por: Vendedor
Límite de crédito: Q250,000.00
Saldo actual: Q95,100.00
Total factura: Q400,000.00
Exceso: Q245,100.00
Estado: Pendiente
Acciones: Ver, Aprobar, Rechazar

16. Filtros de solicitudes

La pantalla de solicitudes permite revisar las solicitudes por estado.

Los filtros disponibles son:

Pendientes.

Aprobadas.

Liberadas por pago.

Liberadas por ajuste de límite.

Rechazadas.

Todas.

Esto ayuda a separar lo que necesita acción de lo que ya fue resuelto.

17. Solicitudes pendientes

Son las que todavía necesitan decisión.

En estas solicitudes aparecen botones como:

Ver
Aprobar
Rechazar

El botón Ver abre la factura.

El botón Aprobar permite autorizar la excepción.

El botón Rechazar permite negar la solicitud.

Solo los usuarios con permiso pueden aprobar o rechazar.

18. Solicitudes aprobadas

Son solicitudes que ya fueron autorizadas por un usuario.

En este caso ya no aparecen los botones de aprobar o rechazar, porque la solicitud ya fue resuelta.

Se puede ver quién resolvió la solicitud y cuándo.

19. Solicitudes liberadas por pago

Son solicitudes que ya no necesitaban aprobación porque un pago liberó crédito.

Ejemplo:

La factura estaba pendiente.

El cliente pagó otra factura.

El saldo pendiente bajó.

Ahora hay suficiente crédito.

El sistema libera la solicitud automáticamente.

La solicitud queda clasificada como:

Liberada por pago

Esto ayuda a entender que no fue un usuario quien aprobó, sino que el cliente volvió a estar dentro del límite por pago.

20. Solicitudes liberadas por ajuste de límite

Son solicitudes que se liberaron porque se cambió el límite de crédito del cliente.

Ejemplo:

Límite anterior: Q50,000.

Nueva factura excedida.

Nuevo límite: Q250,000.

La factura ya cabe.

El sistema la libera automáticamente.

La solicitud queda clasificada como:

Liberada por ajuste de límite

Esto ayuda a tener trazabilidad clara.

21. Solicitudes rechazadas

Son solicitudes que un autorizador decidió no permitir.

Cuando una solicitud se rechaza, la factura queda marcada como rechazada dentro del control de crédito.

El sistema registra actividad para dejar historial.

Este estado debe revisarse con cuidado porque puede indicar que la venta no fue autorizada.

22. Quién puede aprobar solicitudes

Pueden aprobar solicitudes:

Usuarios administradores.

Usuarios seleccionados como autorizadores, si tienen el permiso correspondiente.

Si no hay usuarios autorizadores seleccionados, cualquier administrador puede aprobar o rechazar.

Esto evita que las facturas queden atrapadas sin nadie que pueda resolverlas.

23. Quién no puede aprobar solicitudes

No pueden aprobar solicitudes:

Usuarios sin permiso.

Usuarios que no son administradores y no están configurados como autorizadores.

Usuarios inactivos.

El usuario interno de soporte con ID 0.

Usuarios que solo tienen acceso de consulta, pero no permisos de aprobación.

24. Permisos disponibles

La función utiliza permisos para controlar qué puede hacer cada usuario.

Los permisos principales son:

Ver

Permite ver información relacionada con Control de Crédito.

Administrar ajustes

Permite entrar a la pantalla de ajustes y cambiar la configuración.

Este permiso debe darse solo a personal administrativo o responsable de la operación.

Editar límite de crédito de clientes

Permite modificar el límite de crédito en la ficha del cliente.

Este permiso es sensible. No todos deberían tenerlo.

Una persona con este permiso puede aumentar o reducir el límite autorizado de un cliente, y eso puede liberar o volver a bloquear facturas.

Ver solicitudes de aprobación

Permite entrar al listado de solicitudes.

Sirve para supervisores, gerentes, contabilidad o personal de crédito.

Aprobar solicitudes

Permite aprobar facturas que superan el límite.

Debe asignarse con cuidado.

Rechazar solicitudes

Permite rechazar solicitudes.

También debe asignarse con cuidado.

25. Recomendación de permisos

Para una operación ordenada, se recomienda:

Administrador general

Puede configurar todo, ver solicitudes, aprobar y rechazar.

Gerente o jefe de ventas

Puede ver solicitudes, aprobar y rechazar, si la empresa lo permite.

Contabilidad o créditos

Puede ver solicitudes, aprobar/rechazar y revisar reporte de riesgo.

Vendedor

Puede crear cotizaciones, órdenes o facturas, pero no necesariamente aprobar excepciones.

Soporte técnico

No debe participar en decisiones operativas de crédito.

26. Qué pasa cuando se aprueba una solicitud

Cuando un usuario autorizado aprueba una solicitud:

La factura deja de estar bloqueada por crédito.

La solicitud queda en estado aprobada.

Se registra actividad en la factura.

Puede enviarse notificación interna.

Puede enviarse correo interno si está configurado.

La factura puede continuar su proceso normal.

Importante: aprobar no significa que el sistema envía la factura automáticamente.

La aprobación solo libera el bloqueo de crédito.

El usuario debe continuar el proceso normal, por ejemplo enviar la factura o marcarla como enviada, según corresponda.

27. Qué pasa cuando se rechaza una solicitud

Cuando un usuario autorizado rechaza una solicitud:

La solicitud queda en estado rechazada.

La factura queda marcada como rechazada dentro del control de crédito.

Se registra actividad.

Puede notificarse al usuario involucrado.

El sistema muestra la alerta roja persistente en la vista de factura.

La factura no debe continuar su proceso normal.

Rechazar sirve para dejar claro que la empresa no autorizó esa venta al crédito.