Base de conocimiento

Manual del Módulo de Compras — Activa Software de Informática Guatemala

El Módulo de Compras de Activa Software ha sido diseñado para optimizar el proceso de adquisición de bienes y servicios dentro de su empresa.
Desde la solicitud inicial hasta la recepción del producto y el pago final, este módulo le brinda control total sobre cada etapa del ciclo de abastecimiento, asegurando trazabilidad, transparencia y eficiencia en todas las operaciones.

A través de este manual, usted podrá conocer de forma detallada cómo configurar y utilizar cada función del sistema, adaptándola a las políticas internas y estructura organizativa de su empresa.

Este documento está redactado en un lenguaje claro, formal y práctico, dirigido a usuarios administrativos, compradores, supervisores y auditores que utilizan Activa Software de Informática Guatemala en su operación diaria.

Objetivos del módulo de compras

Centralizar la gestión de proveedores, solicitudes, cotizaciones, órdenes, contratos y facturas.
Garantizar aprobaciones seguras mediante flujos jerárquicos y firmas electrónicas.
Integrar la información con inventario y contabilidad.
Ofrecer trazabilidad y reportes precisos de cada transacción.
Reducir errores administrativos y tiempos de validación.

Estructura del manual

El presente manual está dividido en 12 secciones, que abarcan de manera completa la funcionalidad del módulo:

Configuración general del módulo de compras
Ajuste de parámetros, prefijos, unidades, aprobaciones, categorías, permisos y tasas de cambio.
Gestión de proveedores
Creación, importación, contactos, administración interna y relación con ítems.
Solicitudes de compra
Registro, envío a aprobación, comunicación y control de solicitudes internas.
Cotizaciones de compra
Creación, aprobación, comparación entre proveedores y conversión a órdenes.
Órdenes de compra
Emisión, aprobación, envío, pagos, entregas y relación con contratos.
Facturas de compra
Registro, aprobación, pagos, aplicación de notas de débito y reportes.
Notas de débito, devoluciones y reembolsos
Gestión de ajustes financieros, devoluciones y control de reembolsos.
Contratos de compra
Creación, firma electrónica, comunicación, adjuntos y reportes de seguimiento.
Portal del proveedor
Acceso, funciones disponibles, cotizaciones, facturas, devoluciones y comunicación.
Reportes y estadísticas de compras
Reportes consolidados, filtros, exportaciones y análisis por periodo o proveedor.
Aprobaciones y firmas electrónicas
Configuración de flujos de aprobación y firma digital segura para documentos.
Configuraciones avanzadas y restauración de datos
Ajustes técnicos, permisos, restauración del módulo y buenas prácticas administrativas.

Recomendación de uso

Se recomienda que el área de compras o administración lea las primeras tres secciones antes de comenzar a operar el módulo, y que las demás secciones se utilicen como guía de referencia según el proceso que se ejecute (por ejemplo, facturación, devoluciones o aprobaciones).

Sección 1 – Configuración del módulo de Compras en Activa Software

Esta sección le permitirá configurar las opciones generales del módulo de Compras de Activa Software, donde podrá personalizar prefijos, flujos de aprobación, unidades de medida, grupos de artículos, categorías de proveedores, tasas de cambio y permisos de acceso del personal.

Todas las acciones descritas se realizan desde el menú lateral izquierdo, seleccionando la opción Compras → Configuración.

1.1 Opciones generales

En esta pantalla se definen los parámetros principales del módulo:

Prefijo de número de orden de compra: Defina el código con el que iniciarán todas las órdenes de compra.
Siguiente número de orden de compra: Indique el número con el que comenzará la numeración automática.
Prefijo de solicitud de compra / factura / nota de débito: Permite configurar prefijos únicos para cada tipo de documento.
Hora para operaciones automáticas: Establece la hora del día en que se generarán facturas recurrentes de forma automática.
Información de envío: Configure los datos que se mostrarán en los documentos PDF de órdenes de compra.
Términos y condiciones: Ingrese el texto estándar que desea mostrar en las cotizaciones, órdenes, notas o facturas.
Nota del proveedor: Permite definir un mensaje que aparecerá en los documentos dirigidos a los proveedores.
Logotipo en PDF: Seleccione el logotipo que desea incluir en los documentos PDF del módulo.
Portal de proveedores: Active o desactive el acceso público del portal para proveedores y defina el estado de las órdenes visibles.

💡 Consejo: Se recomienda configurar todos los prefijos antes de iniciar operaciones para evitar duplicidad en los códigos de documentos.

1.2 Unidades de medida

Permite crear y administrar las unidades utilizadas en las órdenes de compra.

Para agregar una nueva unidad:

Ingrese a Compras → Configuración → Unidades.
Haga clic en Agregar unidad.
Complete los siguientes campos:
- Código de unidad (por ejemplo, KG, MTR, PZA).
- Nombre de la unidad.
- Símbolo.
- Orden de visualización.
- Active la casilla Mostrar para que la unidad aparezca en los formularios del sistema.
Presione Guardar.

Para editar o eliminar una unidad existente, coloque el cursor sobre la unidad y seleccione la opción correspondiente.

1.3 Grupos y subgrupos de artículos

Los grupos de artículos organizan los productos o materiales por categoría general, y los subgrupos permiten clasificarlos con mayor detalle.

Para crear un grupo de artículos:

Vaya a Compras → Configuración → Grupo de artículos.
Haga clic en Agregar grupo.
Ingrese código, nombre y orden de visualización.
Active Mostrar para que aparezca en los formularios.
Guarde los cambios.

Para crear un subgrupo:

Vaya a Compras → Configuración → Subgrupos.
Haga clic en Agregar subgrupo.
Ingrese código, nombre y seleccione el grupo principal.
Active Mostrar y presione Guardar.

1.4 Configuración de aprobaciones

Activa Software permite definir flujos de aprobación personalizados para solicitudes, cotizaciones, órdenes, facturas y pagos.

Para crear un flujo de aprobación:

Acceda a Compras → Configuración → Aprobaciones.
Haga clic en Nueva configuración de aprobación.
Complete los siguientes campos:
- Asunto: nombre descriptivo del flujo.
- Tipo de proceso: seleccione entre Solicitud de compra, Orden de compra, Cotización, Factura o Pago.
- Aprobadores: puede seleccionar a un colaborador, jefe directo o jefe de departamento.
- Tipo de acción: Aprobar o Firmar.
- Active la opción Solo una persona necesita aprobar si desea que cualquiera de los aprobadores pueda autorizar el documento.
Presione Guardar.

📌 Si el responsable del proceso no tiene un jefe asignado, el sistema mostrará un aviso indicando que no se encontró un aprobador.

1.5 Categorías de proveedores

Permite clasificar a los proveedores por tipo o segmento.

Vaya a Compras → Configuración → Categorías de proveedores.
Haga clic en Nuevo.
Ingrese:
- Nombre de la categoría.
- Prefijo para el código del proveedor.
- Descripción breve (opcional).
Guarde los cambios.

Al crear un proveedor, podrá elegir el prefijo definido para generar su código automáticamente.

1.6 Permisos de usuario

Aquí puede definir qué empleados o roles tienen acceso al módulo de compras.

Ingrese a Compras → Configuración → Permisos.
Haga clic en Agregar permiso.
Seleccione si el permiso se aplicará a:
- Un rol completo (por ejemplo, Compras, Finanzas).
- Un usuario específico.
Presione Guardar.

Los permisos pueden editarse o eliminarse en cualquier momento según las políticas de la empresa.

1.7 Tasas de cambio

Esta opción le permite gestionar las tasas de cambio de divisas y registrar actualizaciones automáticas.

Vaya a Compras → Configuración → Tasas de cambio.
En la pestaña General podrá:
- Definir cuántos días se conservará el historial de tasas.
- Activar la actualización automática diaria (18:00 h).
- Actualizar manualmente la tasa haciendo clic en Obtener tasa online.
En la pestaña Historial de tasas podrá revisar y editar los registros guardados.

1.8 Restablecer datos del módulo

La función Restablecer datos elimina la información del módulo sin afectar los catálogos principales.

⚠️ Advertencia: esta acción es irreversible.

Al ejecutar la opción, se eliminarán:

Solicitudes de compra, cotizaciones, órdenes, contratos, facturas, notas de débito y devoluciones.
Pagos asociados a las facturas de compra.
Tareas y recordatorios vinculados a documentos del módulo.

Los catálogos de artículos y configuraciones generales no se verán afectados.

Sección 2 – Gestión de Proveedores

En el módulo de Compras de Activa Software, los proveedores representan las empresas o personas con las que su organización mantiene relaciones comerciales de adquisición de bienes o servicios.
Desde este apartado podrá crear, importar, editar y administrar toda la información relacionada con ellos.

2.1 Crear un nuevo proveedor

Para registrar un proveedor manualmente:

Diríjase al menú lateral y seleccione Compras → Proveedores.
Haga clic en el botón Nuevo proveedor.
Complete la información en los tres apartados principales:

📋 Pestaña 1: Información general del proveedor

Código del proveedor: identificador único (obligatorio).
Nombre de la empresa: razón social del proveedor (obligatorio).
Saldo: monto pendiente con este proveedor.
Fecha de saldo: día en que el saldo es aplicable.

Al registrar un saldo inicial, el sistema generará automáticamente un comprobante en el módulo contable y lo vinculará a las cuentas correspondientes.
Número de identificación fiscal (NIT): campo opcional si aplica.
Teléfono: número principal de contacto.
Sitio web: dirección web oficial.
Dirección, municipio, departamento y país: datos de localización del proveedor.
Moneda: divisa por defecto para las operaciones con este proveedor.
Idioma preferido: idioma principal para la comunicación (si no se selecciona, se utiliza el predeterminado del sistema).

Pestaña 2: Facturación y envío

En esta pestaña podrá registrar las direcciones de facturación y envío.
Si ambas son iguales, puede hacer clic en “Igual que información del proveedor” para copiar los datos automáticamente.

Cada campo puede editarse individualmente.

Pestaña 3: Políticas de devolución

Plazo máximo de devolución: número de días permitidos para aceptar devoluciones después de la entrega.
Cargo por devolución: indique si aplica algún costo por el trámite.
Detalles de la política: puede redactar las condiciones generales y el procedimiento de devolución de mercancía.

Una vez completados los datos, haga clic en Guardar o en Guardar y crear contacto para registrar inmediatamente un contacto vinculado a este proveedor.

2.2 Importar proveedores desde archivo

Si su empresa ya posee un listado de proveedores en formato Excel, puede importarlo directamente.

Vaya a Compras → Proveedores.
Haga clic en el botón Importar proveedores.
Descargue la plantilla de ejemplo seleccionando Descargar muestra.
Complete la información requerida en el archivo (manteniendo las columnas y encabezados originales).
Cargue el archivo desde el botón Elegir archivo.
Presione Importar.

💡 Sugerencia: Si la importación falla, Activa Software mostrará un archivo de errores que puede descargar para revisar la causa en la última columna (Error).

2.3 Crear contactos del proveedor

Cada proveedor puede tener múltiples contactos (por ejemplo, gerente de compras, finanzas o logística).
Los contactos permiten enviar cotizaciones, órdenes o notificaciones automáticas desde el sistema.

Para crear un contacto:

En el listado de proveedores, ubique el proveedor deseado y haga clic en Contactos.

También puede entrar al detalle del proveedor y seleccionar la pestaña Contactos → Nuevo contacto.
Ingrese:
- Nombre y apellido del contacto.
- Correo electrónico (debe ser único).
- Contraseña de acceso al portal del proveedor.
Si desea que este contacto sea el principal, active la opción “Contacto principal”.

El contacto principal podrá acceder y actualizar la información de la empresa desde su portal.
Haga clic en Guardar.

2.4 Asignar responsable interno (Administrador del proveedor)

Puede designar a un miembro de su equipo como responsable o administrador de cada proveedor.
Este usuario recibirá notificaciones sobre todas las transacciones relacionadas con dicho proveedor (cotizaciones, órdenes, facturas, etc.).

Ingrese a Compras → Proveedores.
Seleccione un proveedor y haga clic en Ver.
En la pestaña Administradores del proveedor, presione Asignar responsable.
Elija uno o varios colaboradores y confirme haciendo clic en Guardar.

2.5 Registro de proveedores externos (Portal de proveedores)

Activa Software permite habilitar un portal para proveedores, donde pueden registrarse, consultar órdenes, enviar cotizaciones y firmar contratos.

Para permitir el registro de nuevos proveedores:

Ingrese a Compras → Configuración → Opciones del módulo de Compras.
Active la opción “Permitir que los proveedores se registren”.
Guarde los cambios.
El proveedor podrá acceder a un formulario público.
Una vez que el proveedor complete su solicitud y acepte los términos y condiciones, el área de soporte podrá aprobarla desde Compras → Proveedores → Confirmar registro.

⚙️ Nota: Si desea agregar campos adicionales al formulario de registro, estos se pueden habilitar desde el área técnica de soporte, ya que los clientes finales no tienen acceso a campos personalizados.

2.6 Relación de proveedores con ítems

Para vincular artículos específicos a un proveedor (por ejemplo, si un producto solo lo ofrece un proveedor determinado):

Vaya a Compras → Ítems por proveedor.
Haga clic en Nuevo registro.
Seleccione el proveedor, el grupo y los artículos que desea asociar.
Presione Guardar.

Al crear una cotización, solicitud u orden de compra, los ítems se cargarán automáticamente según el proveedor seleccionado (si la opción “Cargar ítems por proveedor” está activa en la configuración).

2.7 Consulta de información del proveedor

Para revisar la información general o las transacciones relacionadas con un proveedor:

Ingrese a Compras → Proveedores.
Seleccione el proveedor deseado y haga clic en Ver.
En la ficha del proveedor encontrará:
- Información de contacto y dirección.
- Saldo actual y movimientos.
- Órdenes, cotizaciones y facturas asociadas.
- Políticas de devolución registradas.

2.8 Edición o eliminación de proveedores

Para editar, seleccione el proveedor, haga clic en Editar, realice los cambios necesarios y guarde.
Para eliminar, seleccione el proveedor, haga clic en Eliminar y confirme la acción.

⚠️ Importante: No se podrán eliminar proveedores que tengan transacciones activas (órdenes, facturas o contratos asociados).

Sección 3 – Solicitudes de Compra

Las Solicitudes de Compra son el primer paso en el proceso de adquisición dentro de Activa Software.
Permiten que los distintos departamentos de la empresa soliciten productos, materiales o servicios antes de generar cotizaciones o emitir órdenes de compra.

Una vez aprobada la solicitud, puede compartirse con proveedores para recibir propuestas y continuar el flujo de compras.

3.1 Crear una nueva Solicitud de Compra

Para generar una solicitud:

Diríjase al menú lateral y seleccione Compras → Solicitudes de compra.
Haga clic en el botón Nueva solicitud.
Complete los campos requeridos:
- Nombre de la solicitud: descripción clara del requerimiento.
- Proyecto: si la compra pertenece a un proyecto o viaje, seleccione el correspondiente.
- Fuente: puede crear la solicitud desde una cotización de venta, factura de venta o ítems disponibles.
  
  Si elige una cotización o factura, el sistema cargará automáticamente los ítems asociados.
- Moneda: seleccione la divisa en la que se manejará la transacción.
- Departamento: área interna que solicita la compra.
- Solicitante: persona responsable del requerimiento.
- Compartir con proveedor: si marca esta opción, el proveedor podrá ver la solicitud una vez sea aprobada.
- Descripción: detalle adicional del requerimiento.
Presione Guardar.

3.2 Flujo de aprobación de solicitudes

Si la empresa utiliza flujos de aprobación, la solicitud debe pasar por el proceso correspondiente antes de ser enviada al proveedor.

Para enviar una solicitud a aprobación:

En el listado de solicitudes, ubique la solicitud con estado “No aprobada” y haga clic en Ver.
Presione Enviar solicitud de aprobación.
El aprobador recibirá una notificación por correo y dentro del sistema.
El aprobador puede Aceptar o Rechazar la solicitud ingresando un comentario si lo considera necesario.
Cuando la solicitud sea aprobada, cambiará su estado a Aprobada, y podrá:
- Descargar el PDF.
- Compartirla con proveedores.
- Enviarla por correo electrónico.

3.3 Enviar una solicitud de compra por correo

Seleccione una solicitud Aprobada.
Haga clic en el botón Enviar solicitud por correo.
En la ventana emergente:
- Seleccione los contactos de proveedor a quienes desea enviarla.
- Marque o desmarque la opción Adjuntar PDF de solicitud de compra.
- Agregue un mensaje adicional si lo desea.
Presione Enviar.

📩 Activa Software enviará automáticamente un correo con el documento adjunto y registrará el envío en el historial de la solicitud.

3.4 Compartir una solicitud con proveedores

Cuando la solicitud se aprueba, puede compartirse directamente desde Activa Software con los proveedores seleccionados.

Seleccione una solicitud Aprobada.
Haga clic en Compartir con proveedor.
Elija los proveedores que recibirán acceso.
Presione Compartir.

Los proveedores seleccionados podrán visualizar la solicitud desde su portal de proveedores, revisar los productos requeridos y generar cotizaciones directamente.

3.5 Detalle de la Solicitud de Compra

Al ingresar al detalle de una solicitud podrá consultar toda la información asociada, incluyendo:

Datos generales de la solicitud.
Ítems solicitados y cantidades.
Documentos adjuntos.
Historial de aprobaciones y comentarios.
Cotizaciones generadas a partir de la solicitud.

💡 Desde esta vista puede comparar las cotizaciones recibidas de distintos proveedores para analizar precios y condiciones antes de emitir la orden de compra.

3.6 Modificación o eliminación de solicitudes

Para editar, seleccione la solicitud, haga clic en Editar, realice los cambios y presione Guardar.
Para eliminar, seleccione la solicitud, haga clic en Eliminar y confirme la acción.

⚠️ Importante: No es posible eliminar solicitudes que ya hayan sido aprobadas o compartidas con proveedores.

3.7 Recomendaciones de uso

Defina un formato estándar de nombres de solicitudes para facilitar su búsqueda (por ejemplo: “REQ-MANTENIMIENTO-ENERO2025”).
Mantenga los estados actualizados: Borrador → En aprobación → Aprobada → Cerrada.
Use el campo “Descripción” para incluir detalles técnicos, condiciones o plazos esperados.
Una vez aprobada, compártala con proveedores para agilizar el proceso de cotización.

Sección 4 – Cotizaciones de Compra

Las Cotizaciones de Compra permiten solicitar y recibir propuestas de precio por parte de los proveedores antes de generar una orden de compra.
Desde Activa Software, usted puede crear cotizaciones manualmente o generarlas a partir de una solicitud de compra previamente aprobada.

El sistema permite gestionar tanto las cotizaciones emitidas desde su empresa como las que los proveedores generan desde su portal.

4.1 Crear una nueva cotización

Para crear una cotización de compra:

Diríjase al menú lateral y seleccione Compras → Cotizaciones.
Haga clic en Nueva cotización.
Complete la información solicitada:
- Proveedor: seleccione el proveedor al que se le enviará la cotización.
- Origen de la cotización: puede crearla desde una solicitud de compra o seleccionar ítems disponibles.
  
  Si elige una solicitud de compra, los ítems se cargarán automáticamente.
- Moneda: seleccione la divisa en la que se cotizarán los productos.
- Comprador: persona encargada de la gestión interna de la cotización.
- Fecha estimada: indique la fecha esperada de respuesta o entrega.
- Fecha de vencimiento: plazo límite para recibir la cotización del proveedor.
Agregue los ítems que desea cotizar utilizando los botones Agregar ítem o Eliminar ítem según corresponda.
Presione Guardar.

Una vez guardada, la cotización se mostrará en el listado principal y, si el proveedor tiene acceso al portal, podrá visualizarla y responder desde allí.

4.2 Flujo de aprobación de cotizaciones

Si su empresa requiere aprobación interna antes de enviar una cotización, puede establecer un flujo en el área de Configuración → Aprobaciones.

Para aprobar una cotización:

Localice la cotización en estado Borrador.
Haga clic en Ver.
Presione Enviar solicitud de aprobación.
El aprobador recibirá una notificación y podrá aprobar o rechazar con un comentario.
Una vez aprobada, la cotización cambia su estado a Aprobada, y se podrá:
- Enviar al proveedor.
- Generar una orden de compra directamente.
- Imprimir o descargar el documento PDF.

💡 Consejo: Si la cotización requiere firma electrónica, asegúrese de habilitar la opción Permitir carga de firma electrónica en la configuración del módulo de compras.

4.3 Enviar una cotización por correo

Una vez aprobada, puede enviar la cotización al proveedor directamente desde el sistema.

Ingrese a Compras → Cotizaciones y seleccione la cotización deseada.
Haga clic en Enviar cotización.
Complete los siguientes campos:
- Contacto: seleccione el contacto del proveedor que recibirá el correo.
- Adjuntar PDF: marque si desea incluir el documento PDF.
- Contenido adicional: agregue un mensaje personalizado (por ejemplo, condiciones, plazo de validez o forma de pago).
Presione Enviar.

El envío quedará registrado automáticamente en el historial de la cotización.

4.4 Comunicación con el proveedor (Pestaña “Conversación”)

La pestaña Conversación permite mantener una comunicación directa entre su empresa y el proveedor dentro del sistema.
Tanto el comprador como el proveedor pueden dejar mensajes o comentarios visibles para ambas partes.

Para agregar un comentario:

Ingrese al detalle de la cotización.
Seleccione la pestaña Conversación.
Escriba su mensaje y haga clic en Agregar comentario.

📨 El sistema notificará automáticamente a la otra parte cada vez que se agregue un comentario.

4.5 Adjuntar documentos y archivos

En la vista de detalle de la cotización, puede adjuntar documentos como especificaciones técnicas, imágenes o condiciones comerciales.

Ingrese a la cotización.
Diríjase a la pestaña Archivos adjuntos.
Haga clic en Subir archivo y seleccione el documento.
Presione Guardar.

Los archivos quedarán visibles tanto para su equipo como para el proveedor (si tiene acceso al portal).

4.6 Crear tareas internas relacionadas con la cotización

Desde la vista de detalle, puede crear tareas internas asociadas a la cotización.
Esto le permite dar seguimiento a evaluaciones, aprobaciones o comparaciones de precios.

Abra la cotización y haga clic en Nueva tarea.
Ingrese el título y descripción de la tarea.
Asigne un responsable y una fecha de vencimiento.
Guarde la tarea.

🔒 Estas tareas son de uso interno; los proveedores no pueden verlas.

4.7 Comparar cotizaciones de proveedores

Cuando una cotización se crea a partir de una solicitud de compra, puede compararse con las de otros proveedores que respondan al mismo requerimiento.

Ingrese a Compras → Solicitudes de compra.
Seleccione la solicitud asociada y haga clic en Ver.
En la pestaña Comparar cotizaciones, se mostrarán todas las cotizaciones recibidas para esa solicitud.
Revise precios, impuestos, plazos y condiciones para elegir la opción más conveniente.

4.8 Generar una orden de compra desde una cotización

Una vez seleccionada la propuesta aprobada, puede generar una orden de compra directamente.

Ingrese a la cotización aprobada.
Haga clic en Convertir en Orden de Compra.
El sistema creará automáticamente la orden con toda la información del proveedor y los ítems cotizados.
Revise los datos, agregue información de envío o impuestos si aplica, y presione Guardar.

⚙️ La nueva orden de compra quedará con estado Borrador si su empresa utiliza flujos de aprobación; de lo contrario, se generará automáticamente como Aprobada.

4.9 Edición o eliminación de cotizaciones

Para editar, seleccione la cotización, haga clic en Editar, realice los cambios y presione Guardar.
Para eliminar, seleccione la cotización, haga clic en Eliminar y confirme la acción.

⚠️ Solo se pueden eliminar cotizaciones que no hayan sido aprobadas o vinculadas a una orden de compra.

4.10 Buenas prácticas

Defina una numeración clara para sus cotizaciones (por ejemplo: COT-ENERO-2025-01).
Utilice la pestaña de Conversación para mantener todo el historial de comunicación centralizado.
Aproveche la función de comparar cotizaciones para tomar decisiones más informadas.
No elimine cotizaciones antiguas; pueden servir como referencia histórica para futuras compras.

Sección 5 – Órdenes de Compra

Las Órdenes de Compra son documentos oficiales mediante los cuales su empresa autoriza la adquisición de productos o servicios a un proveedor.
En Activa Software, estas órdenes pueden generarse manualmente o a partir de cotizaciones, solicitudes de compra o facturas de venta existentes.

El módulo permite gestionar el ciclo completo de una orden: creación, aprobación, envío, recepción, pago y seguimiento de entrega.

5.1 Crear una nueva Orden de Compra

Para crear una orden de compra:

Diríjase al menú lateral y seleccione Compras → Órdenes de compra.
Haga clic en Nueva orden.
Complete los campos requeridos:
- Descripción: indique brevemente el propósito o referencia de la compra.
- Proveedor: seleccione el proveedor correspondiente.
- Origen: elija si la orden se generará desde una solicitud de compra, una cotización aprobada, una factura de venta o ítems disponibles.
- Moneda y condiciones de pago: verifique que la divisa y forma de pago sean las correctas.
- Información de envío: incluya dirección, método de transporte, fecha estimada de entrega u observaciones.
Agregue los ítems a la orden haciendo clic en Agregar ítem.

Si la opción “Cargar ítems por proveedor” está activa, el sistema mostrará únicamente los productos asociados a dicho proveedor.
Presione Guardar para registrar la orden.

5.2 Flujo de aprobación de órdenes

Si su empresa cuenta con un proceso de aprobación interno, puede configurarlo previamente en Compras → Configuración → Aprobaciones.

Para enviar una orden a aprobación:

Localice la orden en estado Borrador.
Haga clic en Ver.
Presione Enviar solicitud de aprobación.
Los aprobadores recibirán una notificación por correo y dentro del sistema.
Una vez aprobada, el estado cambiará a Aprobada y podrá ser enviada al proveedor.

💡 Si la orden se aprueba automáticamente, podrá proceder directamente con el envío al proveedor o el registro del pago.

5.3 Enviar una Orden de Compra al proveedor

Desde la vista de detalle, haga clic en Enviar orden.
Complete los siguientes campos:
- Contacto del proveedor: seleccione el destinatario.
- Adjuntar PDF: marque esta opción si desea incluir el documento.
- Contenido adicional: agregue un mensaje personalizado (por ejemplo, condiciones de entrega o forma de pago).
Presione Enviar.

📩 El sistema registrará el envío y notificará al contacto seleccionado.

5.4 Confirmación de la Orden y seguimiento del proveedor

Una vez enviada, el proveedor podrá acceder a su portal de proveedor para:

Confirmar la aceptación de la orden.
Indicar la fecha de entrega estimada.
Adjuntar documentos relacionados (por ejemplo, guía de embarque o factura proforma).

Desde el panel interno, usted podrá monitorear el estado de cada orden:

Borrador → En aprobación → Aprobada → Confirmada por proveedor → Entregada / Cerrada.

5.5 Registro de pagos desde la orden

Activa Software permite registrar pagos directamente desde la orden de compra, incluso antes de emitir la factura del proveedor.

Caso 1: Sin factura previa

Si aún no existe una factura asociada:

Ingrese a la orden y seleccione la pestaña Pagos.
Haga clic en Registrar pago.
Ingrese el monto, fecha y método de pago.
Guarde los cambios.

El sistema generará automáticamente una factura de compra vinculada y aprobada por el monto indicado.

Caso 2: Con factura asociada

Desde la pestaña Pagos, seleccione la factura vinculada.
Ingrese el monto y los detalles del pago.
Guarde y, si corresponde, envíe la solicitud de aprobación del pago.

En ambos casos, los registros se reflejarán en los reportes contables y de compras.

5.6 Convertir una Orden de Compra en gasto

En algunos casos, una orden de compra puede convertirse en un gasto operativo directamente (por ejemplo, servicios, mantenimiento o suministros menores).

Abra la orden deseada.
Haga clic en Convertir a gasto.
Complete los campos requeridos y presione Guardar.
Para visualizar el registro, haga clic en Ver gasto.

🧩 Esta conversión no afecta el flujo contable existente y permite mantener el control financiero centralizado.

5.7 Contratos vinculados a órdenes

Puede generar un contrato directamente desde una orden de compra aprobada.

Ingrese a Compras → Contratos.
Haga clic en Nuevo contrato.
Complete los datos del acuerdo (proveedor, vigencia, condiciones).
Guarde el contrato.
El proveedor podrá firmar electrónicamente el documento desde su portal.

💼 Cuando un contrato esté firmado, el botón “Firmar” cambiará a “Firmado” y quedará bloqueado para futuras ediciones.

5.8 Comunicación, notas y recordatorios

Dentro de cada orden encontrará herramientas para la gestión y comunicación interna:

Conversación: Permite intercambiar comentarios entre comprador y proveedor.
Notas: Espacio interno para observaciones que solo el personal interno puede visualizar.
Recordatorios: Cree alertas con fecha y hora específica para dar seguimiento a pagos, entregas o revisiones.

Si activa la opción Enviar también por correo electrónico, el sistema notificará al responsable asignado.

5.9 Actualización del estado de entrega

Una vez que el proveedor confirme la orden, puede registrar el estado de entrega desde la vista de detalle.

Ingrese a la orden aprobada.
Haga clic en Actualizar estado de entrega.
Seleccione entre:
- Pendiente de entrega
- En tránsito
- Completamente entregada
Guarde los cambios.

Cuando una orden sea marcada como Completamente entregada, el sistema permitirá proceder con devoluciones o notas de débito si aplica.

5.10 Detalle de la Orden de Compra

En la ficha de detalle podrá visualizar:

Datos del proveedor.
Lista de ítems y precios unitarios.
Impuestos aplicados.
Archivos adjuntos y notas internas.
Historial de pagos y aprobaciones.

🔁 El botón Actualizar valor de orden permite recalcular el total según el precio actual de los ítems (solo disponible en estados Borrador, Rechazada o Cancelada).

5.11 Edición o eliminación de órdenes

Para editar, abra la orden, realice los cambios y presione Guardar.
Para eliminar, seleccione la orden, haga clic en Eliminar y confirme la acción.

⚠️ Solo se pueden eliminar órdenes en estado Borrador o Rechazada. Las órdenes Aprobadas o Pagadas quedan bloqueadas por integridad de datos.

5.12 Buenas prácticas de gestión

Utilice una numeración estructurada, por ejemplo: OC-2025-001.
Adjunte documentos relevantes (contratos, proformas, guías).
Registre los pagos desde la misma orden para mantener la trazabilidad.
Use la pestaña de Conversación para centralizar la comunicación con el proveedor.
Cierre las órdenes entregadas para mantener la base de datos optimizada.

Sección 6 – Facturas de Compra

Las Facturas de Compra en Activa Software representan los documentos emitidos por los proveedores para reflejar los bienes o servicios adquiridos.
Este módulo permite registrar, aprobar y pagar facturas, ya sea vinculadas a una orden de compra, contrato o creadas manualmente.

La correcta gestión de facturas garantiza un control financiero preciso y una integración fluida con la contabilidad general del sistema.

6.1 Crear una nueva Factura de Compra

Para registrar una factura de compra:

Diríjase al menú lateral y seleccione Compras → Facturas.
Haga clic en Nueva factura.
Complete los campos requeridos:
- Proveedor: seleccione el proveedor correspondiente.
- Origen de la factura: puede vincularla a una orden de compra aprobada, un contrato activo o crearla desde ítems disponibles.
- Fecha de factura: ingrese la fecha de emisión del documento.
- Moneda: confirme la divisa en la que se registrará la operación.
- Condiciones de pago: seleccione la forma de pago acordada.
- Descripción: agregue una nota o referencia breve si lo considera necesario.
Agregue los ítems correspondientes, verifique los impuestos y los totales.
Presione Guardar.

💡 Si la factura se origina desde una orden de compra o contrato, Activa Software completará automáticamente los datos del proveedor, productos y precios.

6.2 Flujo de aprobación de facturas

Si su empresa utiliza flujos de aprobación, las facturas de compra deben pasar por este proceso antes de registrar los pagos.

Para aprobar una factura:

Cree o abra la factura desde Compras → Facturas.
Haga clic en Enviar solicitud de aprobación.
El aprobador recibirá una notificación por correo electrónico y dentro del sistema.
Una vez aprobada, la factura cambiará a estado Aprobada.

⚙️ Solo las facturas en estado Aprobada pueden recibir pagos o aplicar notas de débito.

📌 Si la factura se genera automáticamente desde una orden de compra pagada, el sistema la marca como Aprobada de forma inmediata.

6.3 Registrar pagos de facturas

Puede registrar pagos parciales o totales directamente desde la vista de la factura.

Abra la factura correspondiente.
Seleccione la pestaña Pagos.
Haga clic en Registrar pago.
Complete los siguientes campos:
- Monto pagado.
- Fecha del pago.
- Método de pago.
- Cuenta bancaria o caja (si aplica).
Presione Guardar.

💡 Si existe un flujo de aprobación de pagos, deberá enviarse la solicitud para validación antes de que el pago sea contabilizado.

El historial de pagos quedará disponible en la pestaña Registros de pago dentro de la factura.

6.4 Aplicar notas de débito a facturas

Las notas de débito permiten ajustar o reducir el monto pendiente de una factura.

Ingrese a la factura no pagada o parcialmente pagada.
Haga clic en Aplicar nota de débito.
Seleccione una nota de débito disponible (debe pertenecer al mismo proveedor).
Ingrese el monto a aplicar y presione Aplicar.

🔸 Solo pueden aplicarse notas de débito con estado Abierta y del mismo proveedor.

Para eliminar una aplicación de nota de débito:

Ingrese a la pestaña Notas aplicadas, seleccione la línea y haga clic en Eliminar.

6.5 Edición y eliminación de facturas

Para editar, seleccione la factura, haga clic en Editar, realice los cambios y presione Guardar.
Para eliminar, seleccione la factura, haga clic en Eliminar y confirme la acción.

⚠️ Importante: Si la factura ya tiene pagos o notas aplicadas, deberá anularlos antes de poder eliminarla.

6.6 Importar facturas desde otros módulos

En Activa Software, las facturas pueden generarse automáticamente en los siguientes casos:

Desde una orden de compra: al registrar un pago desde la orden, el sistema crea automáticamente una factura aprobada.
Desde un contrato: cuando el contrato incluye pagos periódicos o facturación automática.

🔄 Estas facturas quedan vinculadas al documento original y se reflejan en los reportes financieros sin necesidad de registro manual.

6.7 Adjuntar documentos de soporte

Cada factura puede incluir archivos de respaldo (como facturas electrónicas, comprobantes de pago o documentos del proveedor).

Abra la factura.
Diríjase a la pestaña Archivos adjuntos.
Haga clic en Subir archivo y seleccione el documento.
Presione Guardar.

Los archivos quedan almacenados en el sistema y pueden descargarse o consultarse en cualquier momento.

6.8 Reportes y análisis de facturas

Desde el menú Compras → Reportes, puede generar reportes de facturas con filtros por:

Rango de fechas.
Proveedor.
Estado de aprobación.
Moneda.

Los reportes incluyen totales, impuestos, saldo pendiente y comparativos por periodo.

📊 Estos informes son útiles para auditorías, conciliaciones y análisis de gastos por proveedor o por departamento.

6.9 Integración contable

Cada vez que se registra o paga una factura de compra, Activa Software genera automáticamente los asientos contables correspondientes.
Esto garantiza que la información financiera se mantenga sincronizada con el módulo de Contabilidad (en caso cuente con este módulo).

💼 Si la factura incluye impuestos, el sistema registrará los débitos y créditos asociados a las cuentas definidas en la configuración contable.

6.10 Cancelación de facturas

Si una factura fue emitida con errores o duplicada, puede cancelarse para dejar constancia en el historial sin eliminarla completamente.

Ingrese a la factura.
Haga clic en Más → Cancelar factura.
Confirme la acción.

El documento permanecerá en el sistema con estado Cancelada, visible en reportes pero sin impacto financiero activo.

6.11 Buenas prácticas en la gestión de facturas

Registre las facturas apenas se reciban del proveedor para mantener actualizado el flujo de pagos.
Verifique siempre que las facturas estén correctamente aprobadas antes de realizar cualquier desembolso.
Use la pestaña Pagos para registrar abonos parciales y mantener la trazabilidad completa.
Adjunte siempre los documentos electrónicos de respaldo o comprobantes de pago.
No elimine facturas antiguas: utilice el estado Cancelada para mantener un historial completo.

Sección 7 – Notas de Débito, Devoluciones y Reembolsos

El módulo de Compras de Activa Software incluye herramientas para manejar ajustes financieros relacionados con devoluciones de productos, correcciones de facturación y reembolsos a proveedores.
Estas funciones ayudan a mantener el control contable y la trazabilidad completa de todas las operaciones de compra.

En esta sección se detallan los procedimientos para crear y administrar notas de débito, devoluciones de orden de compra y reembolsos.

7.1 Crear una Nota de Débito

Las Notas de Débito se utilizan para registrar descuentos, ajustes o devoluciones que reduzcan el monto adeudado a un proveedor.

Para crear una nueva nota de débito:

Diríjase al menú lateral y seleccione Compras → Notas de débito.
Haga clic en Nueva nota de débito.
Complete los campos requeridos:
- Proveedor: seleccione el proveedor correspondiente.
- Tipo de descuento: elija el tipo de ajuste o devolución.
- Fecha de emisión: indique la fecha del documento.
- Ítems: seleccione los productos o servicios, cantidad y valor.
Presione Guardar.

💡 Si la opción Cargar ítems por proveedor está habilitada, el sistema mostrará solo los productos asociados a ese proveedor.
Si está deshabilitada, se mostrarán todos los ítems disponibles.

7.2 Editar o eliminar una Nota de Débito

Para editar, seleccione la nota deseada, haga clic en Editar, realice los cambios y presione Guardar.
Para eliminar, abra la nota y seleccione Más → Eliminar.

⚠️ Solo pueden eliminarse notas que no hayan sido aplicadas a facturas o reembolsadas.

7.3 Anular o reabrir una Nota de Débito

En caso de error o duplicidad, puede anular una nota de débito para mantener el registro sin afectar la contabilidad.

Para anular una nota:

Abra la nota de débito correspondiente.
Haga clic en Más → Anular.

El estado cambiará a Anulada y no podrá generar reembolsos ni aplicarse a facturas.

Para reabrirla:

Haga clic en Más → Marcar como abierta.
Confirme la acción.

7.4 Generar un reembolso desde una Nota de Débito

Cuando una nota de débito ha sido aprobada y corresponde a una devolución o ajuste pagado al proveedor, puede generar un reembolso directamente.

Ingrese a la nota de débito.
Haga clic en Más → Reembolsar.
Complete los datos:
- Monto a reembolsar.
- Fecha del reembolso.
- Método de pago.
Presione Guardar.

📌 Los reembolsos registrados se reflejarán automáticamente en la pestaña Reembolsos de la nota de débito y podrán editarse o eliminarse desde allí.

7.5 Aplicar una Nota de Débito a una factura

Cuando se aprueba una nota de débito, puede aplicarse directamente a una factura del mismo proveedor para reducir su saldo pendiente.

Abra la factura a la que desea aplicar la nota.
Haga clic en Aplicar Nota de Débito.
Seleccione la nota disponible y defina el monto a aplicar.
Presione Aplicar.

🔸 El monto aplicado no podrá superar el saldo restante de la nota de débito.
🔄 Para retirar una aplicación, vaya a la pestaña Notas aplicadas, seleccione la línea y haga clic en Eliminar.

7.6 Crear una Devolución de Orden de Compra

Las devoluciones permiten gestionar el retorno de productos al proveedor después de haber sido entregados.
Estas operaciones pueden ser totales o parciales y deben estar vinculadas a una orden de compra previamente aprobada.

Para crear una devolución:

Diríjase a Compras → Devoluciones de orden.
Haga clic en Nueva devolución.
Seleccione:
- Orden de compra: debe tener estado Aprobada y Completamente entregada.
- Tipo de devolución:
  - Total: devuelve todos los ítems.
  - Parcial: permite editar las cantidades devueltas.
Presione Guardar.

⚙️ Cada orden de compra solo puede tener una devolución asociada.
Las devoluciones no pueden modificarse después de guardarse, incluso por usuarios con permisos de administrador.

7.7 Confirmación de la devolución por el proveedor

Una vez creada la devolución, el proveedor podrá verla en su portal en el menú Devoluciones de orden.
El proveedor podrá Confirmar o Rechazar la devolución.
- Si Rechaza, el estado cambiará a Cancelada y no podrá generar reembolsos.
- Si Confirma, el estado pasará a Confirmada y permitirá continuar el flujo de reembolso.

7.8 Procesar devolución en inventario

Después de confirmada la devolución, deberá registrarse en el módulo de inventario para actualizar el stock.

Vaya al módulo Inventario → Recepción/Devolución de mercancía.
Haga clic en Agregar nuevo y seleccione la opción Devolución de compras.
Seleccione la Orden de devolución correspondiente y confirme los datos.
Guarde el registro.

Si la devolución requiere aprobación en inventario:

Envíe la solicitud de aprobación.
Una vez aprobada, cree el comprobante de salida de inventario para reflejar la devolución física.

💼 El sistema actualizará automáticamente el inventario y dejará trazabilidad de la devolución en la orden de compra original.

7.9 Generar un reembolso desde una devolución

Una vez confirmada la devolución, podrá emitir un reembolso al proveedor.

Abra la devolución confirmada.
Haga clic en Más → Reembolso.
Ingrese los siguientes datos:
- Monto reembolsado.
- Fecha.
- Método de pago.
Presione Guardar.

Los reembolsos generados se mostrarán en la pestaña Reembolsos del detalle de la devolución.

7.10 Consultar y auditar devoluciones y notas

Para mantener control de los movimientos, puede revisar todas las operaciones relacionadas con notas de débito y devoluciones desde el menú:

Compras → Notas de débito.
Compras → Devoluciones de orden.

Cada registro incluye pestañas para:

Historial de aprobaciones.
Pagos y reembolsos.
Documentos adjuntos.
Comentarios y comunicación.

7.11 Eliminar o cancelar devoluciones

Para eliminar, abra la devolución, haga clic en Más → Eliminar y confirme.
Para cancelar, seleccione Más → Cancelar devolución.

⚠️ Las devoluciones confirmadas con reembolso no pueden eliminarse, solo cancelarse para conservar su registro histórico.

7.12 Buenas prácticas de gestión

Genere las devoluciones inmediatamente después de identificar el error o diferencia.
Confirme la recepción física del producto antes de emitir el reembolso.
Mantenga las notas de débito y devoluciones aprobadas antes de cerrar el mes contable.
Use la opción de comentarios para documentar motivos y acuerdos con el proveedor.
Evite eliminar registros históricos; utilice los estados Anulada o Cancelada para mantener trazabilidad.

Sección 8 – Contratos de Compra

Los Contratos de Compra en Activa Software permiten formalizar los acuerdos entre su empresa y los proveedores una vez que una orden de compra ha sido aprobada.
Estos contratos pueden incluir condiciones comerciales, plazos de entrega, cláusulas de garantía o cualquier otro detalle acordado entre ambas partes.

El uso del módulo de contratos garantiza un control documental centralizado, la trazabilidad de las firmas y una gestión más segura de los compromisos con los proveedores.

8.1 Crear un nuevo Contrato de Compra

Para registrar un nuevo contrato:

Diríjase al menú lateral y seleccione Compras → Contratos.
Haga clic en Nuevo contrato.
Complete los campos requeridos:
- Proveedor: seleccione el proveedor asociado.
- Orden de compra relacionada: elija la orden aprobada que origina el contrato.
- Nombre del contrato: asigne un título descriptivo (por ejemplo, “Suministro de materiales Q1 2025”).
- Fecha de inicio y finalización: indique la vigencia del contrato.
- Monto total: refleje el valor acordado (si aplica).
- Descripción o cláusulas: detalle las condiciones principales del acuerdo.
Haga clic en Guardar.

Una vez guardado, el contrato se mostrará tanto en el portal interno como en el portal del proveedor, quedando vinculado a la orden correspondiente.

8.2 Firma del contrato

Activa Software permite firmar los contratos electrónicamente, tanto por parte de su empresa como por parte del proveedor.

Para firmar un contrato:

Ingrese a Compras → Contratos.
Seleccione el contrato deseado y haga clic en Firmar.
Elija el método de firma:
- Dibujar firma: puede firmar directamente desde la pantalla.
- Cargar imagen: adjunte su firma escaneada en formato JPG o PNG.
Presione Firmar para confirmar.

Una vez firmado, el estado del contrato cambiará a Firmado.
El botón Firmar se reemplazará por el indicador Firmado, impidiendo modificaciones posteriores.

💡 Si el proveedor también debe firmar el contrato, podrá hacerlo desde su portal con el mismo procedimiento.

8.3 Comunicación entre comprador y proveedor

Para facilitar la coordinación y seguimiento de los contratos, se dispone de una pestaña Conversación, visible tanto para el equipo interno como para el proveedor.

Para dejar un comentario o mensaje:

Abra el contrato y seleccione la pestaña Conversación.
Escriba el mensaje que desea enviar.
Haga clic en Agregar comentario.

📨 El sistema enviará una notificación automática a la otra parte cada vez que se agregue un comentario.

Ambas partes podrán visualizar el historial completo de mensajes, manteniendo un registro transparente de la comunicación contractual.

8.4 Adjuntar documentos al contrato

Puede adjuntar archivos complementarios como anexos, condiciones legales, certificaciones o garantías.

Ingrese al contrato.
Seleccione la pestaña Archivos adjuntos.
Haga clic en Subir archivo.
Seleccione el documento y presione Guardar.

Los archivos quedarán disponibles para consulta tanto del personal autorizado como del proveedor.

8.5 Relación entre contratos y otros módulos

Los contratos en Activa Software están directamente vinculados con otros procesos del módulo de compras:

Órdenes de compra: todo contrato se origina a partir de una orden aprobada.
Facturas de compra: las facturas pueden asociarse a un contrato para mantener el control del cumplimiento financiero.
Pagos: los desembolsos realizados bajo un contrato se reflejan automáticamente en su historial.
Reportes: los informes de contratos incluyen detalles como monto total, estado, proveedor y fecha de vencimiento.

🔗 Esta integración garantiza que cada contrato conserve la trazabilidad total desde su origen hasta el cierre.

8.6 Seguimiento y estado de los contratos

En la vista principal de contratos podrá ver una tabla con las siguientes columnas:

Proveedor.
Orden vinculada.
Monto total.
Estado: puede ser No firmado, Firmado o Vencido.
Fecha de inicio y finalización.

📆 Los contratos vencidos continúan visibles para referencia, pero ya no permiten crear nuevas facturas ni pagos asociados.

8.7 Edición o cancelación de contratos

Para editar, abra el contrato, realice los ajustes necesarios y presione Guardar.
Para cancelar, haga clic en Más → Cancelar contrato y confirme la acción.

⚠️ Una vez firmado, el contrato no puede editarse ni cancelarse directamente.
En caso de error, deberá registrarse un nuevo contrato de reemplazo con las condiciones correctas.

8.8 Reportes de contratos

Desde Compras → Reportes → Contratos, podrá generar reportes con los siguientes filtros:

Rango de fechas.
Estado del contrato (vigente, firmado, vencido).
Proveedor.
Proyecto o departamento.

Los reportes muestran montos totales contratados, valores facturados, pagos realizados y fechas de expiración.

📊 Esta información es útil para auditorías, control presupuestario y seguimiento de cumplimiento contractual.

8.9 Buenas prácticas de gestión de contratos

Revise que todos los contratos estén correctamente vinculados a una orden de compra.
Firme electrónicamente cada contrato para evitar demoras administrativas.
Mantenga la comunicación con el proveedor registrada dentro del sistema.
Adjunte documentos legales o anexos relevantes para respaldo.
No elimine contratos antiguos: marque su estado como Vencido o Cancelado para conservar el historial.

Sección 9 – Portal del Proveedor

El Portal del Proveedor en Activa Software es una herramienta que permite a los proveedores interactuar directamente con su empresa de forma controlada y transparente.
Desde este portal, los proveedores pueden consultar órdenes de compra, enviar cotizaciones, firmar contratos, cargar facturas y confirmar devoluciones.

Su objetivo principal es agilizar la comunicación, reducir errores administrativos y mantener todo el proceso de abastecimiento centralizado en una sola plataforma.

9.1 Acceso al portal

Cada proveedor con acceso autorizado puede ingresar al portal a través de una dirección dedicada que se configura en el sistema, por ejemplo:

https://suempresa.com/purchase/authentication_vendor

En este sitio, el proveedor podrá:

Iniciar sesión con su usuario y contraseña.
Recuperar credenciales mediante su correo electrónico.
Registrarse si la opción “Permitir que los proveedores se registren” está habilitada por soporte.

💡 Una vez aprobado el registro por parte del área administrativa, el proveedor recibirá un correo de bienvenida con las credenciales de acceso.

9.2 Panel principal (Dashboard del proveedor)

Al iniciar sesión, el proveedor visualizará un panel de control con estadísticas generales de su actividad, incluyendo:

Número de contratos activos.
Cantidad de órdenes de compra recibidas.
Cotizaciones enviadas y en espera de respuesta.
Devoluciones en proceso.

Este panel le permite tener una visión rápida del estado de sus transacciones con la empresa.

9.3 Gestión de ítems (Productos o servicios)

Los proveedores pueden administrar su propio catálogo de productos o servicios desde el portal.

Para agregar un nuevo ítem:

Ingrese al menú Ítems → Agregar nuevo.
Complete los campos solicitados: nombre, código, unidad de medida, precio y descripción.
Haga clic en Guardar.

Tipos de ítems disponibles:

Privados: visibles únicamente para el proveedor.
Públicos: compartidos con la empresa para que puedan seleccionarse en cotizaciones u órdenes.

Para compartir un ítem con la empresa:

Seleccione el ítem en la lista.
Haga clic en Compartir con cliente.
El producto pasará al apartado de Ítems públicos y quedará visible para el equipo de compras.

⚙️ Si el proveedor elimina un ítem compartido, este se eliminará solo de su portal, pero se mantendrá registrado internamente para preservar el historial de transacciones.

9.4 Cotizaciones desde el portal

Los proveedores pueden responder solicitudes de compra o crear cotizaciones directamente.

Para crear una cotización:

Ingrese al menú Cotizaciones → Nueva cotización.
Seleccione la Solicitud de compra compartida por la empresa o agregue ítems manualmente.
Indique precios, condiciones y tiempos de entrega.
Presione Guardar para enviar la cotización.

💼 Una vez enviada, la cotización se registra automáticamente en el sistema interno, y el comprador asignado recibirá una notificación.

9.5 Visualizar y confirmar órdenes de compra

Los proveedores pueden consultar todas las órdenes de compra emitidas a su nombre y confirmar su recepción o aceptación.

Para revisar una orden:

Diríjase al menú Órdenes de compra.
Seleccione la orden deseada y haga clic en Ver detalle.
Desde esta vista puede:
- Descargar el documento PDF.
- Confirmar la aceptación de la orden.
- Indicar una fecha de entrega estimada.
- Dejar comentarios o aclaraciones en la pestaña Conversación.
- Adjuntar archivos de soporte, como comprobantes de envío o facturas proforma.

📨 Si el proveedor marca la orden como Confirmada, el sistema lo registrará automáticamente en el historial de la orden y notificará al área de compras.

9.6 Firma de contratos

Los contratos creados desde la empresa estarán disponibles para revisión y firma electrónica.

Para firmar un contrato:

Ingrese al menú Contratos.
Seleccione el contrato pendiente de firma.
Haga clic en Firmar.
Dibuje su firma o cargue una imagen en formato JPG o PNG.
Presione Guardar firma.

El estado cambiará a Firmado, y ambas partes recibirán la confirmación automática por correo electrónico.

9.7 Facturas del proveedor

El proveedor puede registrar facturas de compra desde su portal, vinculándolas a órdenes o contratos existentes.

Para crear una factura:

Diríjase al menú Facturas → Nueva factura.
Seleccione la orden o contrato correspondiente.
Ingrese la fecha de emisión y los ítems facturados.
Adjunte el documento en formato PDF o XML si aplica.
Haga clic en Guardar.

Estas facturas serán visibles automáticamente para el área administrativa de la empresa y podrán ser aprobadas, rechazadas o marcadas como pagadas según el flujo interno.

9.8 Devoluciones de orden de compra

Cuando se registra una devolución desde el sistema interno, el proveedor podrá visualizarla en su portal y tomar una acción:

Ingrese al menú Devoluciones.
Seleccione la devolución correspondiente.
Revise los detalles y haga clic en:
- Confirmar devolución, si acepta el retorno.
- Rechazar devolución, si no procede.

⚠️ Una vez confirmada, la empresa podrá emitir el reembolso correspondiente.

9.9 Comunicación con la empresa

En cada módulo del portal (Cotizaciones, Órdenes, Contratos, Facturas, Devoluciones), el proveedor cuenta con una pestaña Conversación, donde puede intercambiar mensajes con el equipo de compras.

Los mensajes quedan almacenados y visibles para ambas partes.
El sistema envía notificaciones automáticas al agregar o responder comentarios.
Los archivos adjuntos pueden incluir imágenes, PDFs o documentos de soporte.

💡 Esta función reemplaza el uso de correos externos, asegurando una trazabilidad completa de la comunicación.

9.10 Beneficios del portal del proveedor

El uso del portal ofrece ventajas significativas tanto para la empresa como para el proveedor:

Para la empresa:

Centralización de todas las transacciones de compra.
Reducción del intercambio manual de correos.
Control de versiones y firmas digitales de contratos.
Ahorro de tiempo en aprobaciones y confirmaciones.

Para el proveedor:

Acceso transparente a sus órdenes, facturas y contratos.
Comunicación directa con el equipo de compras.
Seguridad y respaldo en toda la información compartida.

9.11 Buenas prácticas de uso del portal

Mantenga sus datos actualizados (contacto, dirección, documentos fiscales).
Cargue solo información y archivos oficiales relacionados con sus transacciones.
Revise con frecuencia su panel para no dejar pendientes cotizaciones o devoluciones.
Utilice los canales internos de conversación para aclarar dudas o coordinar entregas.
No elimine ítems o cotizaciones compartidas sin avisar al comprador responsable.

Sección 10 – Reportes y Estadísticas de Compras

El módulo de Reportes de Compras en Activa Software proporciona información consolidada y actualizada sobre todas las operaciones registradas en el ciclo de abastecimiento: solicitudes, cotizaciones, órdenes, facturas, devoluciones y pagos.

Estos reportes son esenciales para el análisis financiero, el control presupuestario y la toma de decisiones estratégicas en la gestión de proveedores y compras corporativas.

10.1 Acceso a los reportes

Para ingresar al área de reportes:

Diríjase al menú lateral y seleccione Compras → Reportes.
Desde esta sección podrá elegir entre diferentes tipos de reportes disponibles según la información que desee consultar.

Cada reporte incluye:

Filtros de fecha (Este mes, Mes anterior, Este año, Año anterior o Todo el tiempo).
Filtro por moneda (si trabaja con múltiples divisas).
Posibilidad de exportar a PDF o Excel para análisis externo.

10.2 Reporte de costo de importación por ítem

Este reporte muestra el costo de compra de cada artículo según las órdenes de compra registradas.

Características principales:

Desglose por ítem, proveedor, número de orden y fecha.
Muestra el costo individual y total de los productos adquiridos.
Permite filtrar por moneda y periodo.

📈 Este informe ayuda a identificar variaciones de precios, analizar márgenes de compra y evaluar proveedores más competitivos.

10.3 Reporte de comprobantes de órdenes de compra (PO Voucher Report)

Este reporte lista todas las órdenes de compra emitidas dentro de un periodo específico.

Datos incluidos:

Código y descripción de la orden.
Proveedor asignado.
Departamento o proyecto relacionado.
Estado de la orden (Borrador, Aprobada, Cancelada, Entregada).
Estado de entrega (Pendiente, En tránsito, Completada).
Estado de pago (Pagada, Parcial, Pendiente).

🧮 Este reporte le permite realizar conciliaciones entre órdenes, entregas y pagos, garantizando el control operativo del proceso de compras.

10.4 Reporte de órdenes de compra

Muestra un resumen detallado de todas las órdenes registradas en el sistema con información económica consolidada.

Campos principales:

Proveedor.
Departamento.
Estado de la orden.
Valor total sin impuesto.
Total de impuestos aplicados.
Valor total con impuestos incluidos.

💼 Este reporte resulta útil para generar informes de gastos totales por proveedor, tipo de orden o periodo fiscal.

10.5 Reporte de facturas de compra

Permite analizar todas las facturas registradas dentro de un rango de fechas determinado.

Incluye:

Facturas generadas desde órdenes de compra o contratos.
Monto total, impuestos y saldo pendiente.
Estado de aprobación (Aprobada, Pendiente o Cancelada).
Moneda de transacción.

📋 Este reporte es ideal para auditorías internas y conciliaciones entre cuentas por pagar y facturas recibidas.

10.6 Reporte de devoluciones

Este reporte muestra todas las devoluciones de órdenes de compra registradas, con detalle del proveedor, fecha, tipo de devolución y monto total.

Datos relevantes:

Número de devolución.
Orden relacionada.
Tipo (Total o Parcial).
Fecha de registro y confirmación.
Estado (Confirmada, Rechazada, Cancelada).

🔁 Facilita el seguimiento de productos devueltos y la gestión de reembolsos pendientes a proveedores.

10.7 Reporte de pagos a proveedores

Registra todos los pagos realizados a los proveedores desde facturas u órdenes de compra.

Campos incluidos:

Proveedor.
Fecha del pago.
Método de pago.
Monto pagado.
Documento vinculado (factura u orden).

💵 Este reporte permite monitorear el flujo de efectivo destinado a compras y detectar pagos duplicados o pendientes.

10.8 Estadísticas generales de compras

Activa Software ofrece gráficos e indicadores visuales para el análisis de desempeño del área de compras.
Entre los principales indicadores se incluyen:

Cantidad de órdenes de compra por mes: muestra la evolución mensual del número de órdenes emitidas.
Costo total de compras por mes: refleja el gasto mensual total, incluyendo impuestos.
Comparativo por proveedor: permite visualizar los proveedores con mayor volumen de compras.
Evolución de facturación por moneda: ideal para empresas que manejan varias divisas.

📊 Estos indicadores pueden exportarse o incluirse en reportes ejecutivos para presentaciones o análisis internos.

10.9 Filtros y búsqueda avanzada

Cada reporte incluye un conjunto de filtros que permiten personalizar la información mostrada:

Por proveedor.
Por departamento o proyecto.
Por rango de fechas.
Por tipo de documento (orden, factura, devolución, etc.).
Por moneda o estado de aprobación.

🧩 Los filtros permiten generar vistas precisas para diferentes áreas, como finanzas, logística o auditoría.

10.10 Exportación de reportes

Todos los reportes pueden exportarse en diferentes formatos:

PDF: ideal para presentaciones o resúmenes ejecutivos.
Excel (.xlsx): permite analizar los datos de forma dinámica.
CSV: útil para integraciones o análisis externos.

Para exportar un reporte:

Genere el reporte deseado con los filtros aplicados.
Haga clic en Exportar y seleccione el formato preferido.
Guarde el archivo en su dispositivo.

💡 Se recomienda conservar copias mensuales de los reportes en formato PDF para auditorías y respaldo documental.

10.11 Buenas prácticas en el uso de reportes

Genere reportes periódicos (semanales o mensuales) para monitorear los indicadores clave.
Aplique filtros específicos por moneda o proveedor para obtener análisis más claros.
Verifique siempre que los datos estén actualizados antes de exportar o presentar reportes.
Use los reportes de devoluciones y notas de débito para validar ajustes antes del cierre contable.
Mantenga una copia digital organizada de los reportes mensuales en la carpeta de administración o contabilidad.

Sección 11 – Aprobaciones y Firmas Electrónicas

El sistema de Aprobaciones y Firmas Electrónicas de Activa Software permite establecer flujos internos de autorización para cada etapa del proceso de compras: solicitudes, cotizaciones, órdenes, facturas, pagos y devoluciones.

Esta funcionalidad asegura que cada documento sea revisado y validado por las personas responsables antes de ejecutarse, garantizando el control interno y la trazabilidad de las decisiones.

11.1 Configuración general de aprobaciones

Las aprobaciones pueden configurarse según el tipo de documento que se desee controlar.
Para definir un flujo de aprobación:

Diríjase al menú lateral y seleccione Compras → Configuración → Aprobaciones.
Haga clic en Nueva configuración de aprobación.
Complete los siguientes campos:
- Asunto: nombre o propósito del flujo (por ejemplo, “Aprobación de órdenes mayores a Q10,000”).
- Tipo de proceso: elija el tipo de documento (Solicitud de compra, Cotización, Orden de compra, Factura, Pago o Devolución).
- Aprobadores: seleccione uno o varios responsables (pueden ser jefes directos, gerentes de departamento o personal específico).
- Acción: determine si el proceso requiere Aprobación o Firma.
- Solo una persona necesita aprobar: active esta opción si desea que el flujo finalice con la aprobación de un único aprobador.
Presione Guardar para confirmar la configuración.

📌 Los flujos de aprobación son personalizables y pueden modificarse o desactivarse en cualquier momento según los procesos de la empresa.

11.2 Roles en el proceso de aprobación

Existen diferentes tipos de aprobadores en el sistema:

Aprobador individual: una persona específica asignada al proceso.
Jefe directo: automáticamente, el superior jerárquico del usuario que generó el documento (si está activo el módulo de recursos humanos).
Jefe de departamento: el responsable del área al que pertenece el solicitante.

💼 Los flujos pueden combinar varios tipos de aprobadores, permitiendo esquemas secuenciales o simultáneos.

11.3 Flujo general de aprobación

El flujo básico de aprobación dentro de Activa Software funciona de la siguiente manera:

El usuario crea un documento (por ejemplo, una orden de compra).
Selecciona Enviar solicitud de aprobación.
El sistema notifica automáticamente a los aprobadores asignados.
Cada aprobador puede:
- Aprobar el documento.
- Rechazarlo, indicando el motivo.
- Firmarlo, si el proceso lo requiere.
Una vez aprobado o firmado, el documento cambia a estado Aprobado o Firmado, permitiendo continuar con el siguiente paso (por ejemplo, generar factura o pago).

💬 Todos los movimientos quedan registrados en el historial de aprobaciones del documento para auditoría y control.

11.4 Selección de aprobadores por documento

En algunos casos, puede ser necesario designar aprobadores específicos directamente al momento de crear un documento.

Para habilitar esta función:

Diríjase a Compras → Configuración → Opciones del módulo.
Active la opción “Permitir seleccionar aprobadores en formularios”.

Una vez activada, el sistema mostrará un campo para elegir aprobadores dentro de los formularios de Órdenes de compra y Solicitudes FAF (formulario de aprobación financiera).

⚙️ Esta flexibilidad permite definir responsables caso por caso, sin depender exclusivamente de la configuración general.

11.5 Firma electrónica de documentos

La firma electrónica en Activa Software permite validar documentos sin necesidad de impresión o firma manual.
Puede utilizarse en procesos como solicitudes, cotizaciones, órdenes, facturas y pagos.

Para crear un flujo de firma:

Ingrese a Compras → Configuración → Aprobaciones.
Cree un nuevo flujo y seleccione la acción Firmar.
Asigne los usuarios que deben firmar.
Guarde los cambios.

Para firmar un documento:

Acceda al documento pendiente de firma.
Haga clic en Firmar.
Elija una de las opciones:
- Dibujar firma directamente en pantalla.
- Cargar imagen de firma (formatos permitidos: JPG y PNG).
Presione Confirmar firma.

Una vez firmada, la transacción se marcará como Firmada y no podrá modificarse.
El sistema registrará la fecha, hora y usuario que realizó la firma.

11.6 Ejemplo: flujo de firma para órdenes de compra

Un caso común es la autorización mediante firma de órdenes de compra:

Cree un flujo de aprobación en Configuración → Aprobaciones seleccionando “Orden de compra”.
Defina el tipo de acción como Firmar.
Guarde la configuración.
Desde una orden de compra, haga clic en Enviar solicitud de aprobación.
El aprobador recibirá una notificación con la opción de Firmar.
Podrá firmar dibujando o cargando su firma digital.
Una vez completada la firma, la orden quedará marcada como Firmada y aprobada, habilitando su envío al proveedor.

💡 Las firmas electrónicas son almacenadas de forma segura dentro del sistema y pueden incluirse en los documentos PDF emitidos (según configuración).

11.7 Opción “Solo una persona necesita aprobar”

Esta opción permite optimizar flujos con varios aprobadores.
Cuando se activa, el sistema considera aprobada la transacción en cuanto uno de los aprobadores designadoscomplete su acción.

Configuración:

Ingrese a Compras → Configuración → Aprobaciones.
Marque la casilla Solo una persona necesita aprobar.
Seleccione varios aprobadores.
Guarde la configuración.

Funcionamiento:

Todos los aprobadores recibirán la notificación simultáneamente.
En cuanto uno de ellos apruebe o firme, el documento cambiará a estado Aprobado.
Los demás aprobadores ya no podrán modificar el estado del documento.

🕐 Esta modalidad es útil para procesos urgentes o cuando varios responsables pueden validar indistintamente una operación.

11.8 Aprobación de facturas y pagos

El módulo permite aplicar flujos de aprobación específicos para facturas y pagos.

Aprobación de facturas:

Configure el flujo en Aprobaciones → tipo “Factura de compra”.
Cree la factura y envíe la solicitud de aprobación.
Los aprobadores recibirán la notificación y podrán aprobar o rechazar.
Solo las facturas aprobadas pueden recibir pagos o notas de débito.

Aprobación de pagos:

Configure el flujo en Aprobaciones → tipo “Pago”.
Una vez creada la orden de pago, envíe la solicitud de aprobación.
Los aprobadores recibirán una notificación en el sistema y por correo electrónico.
Cuando al menos un aprobador confirme (si la opción “Solo una persona necesita aprobar” está activa), el pago quedará autorizado y podrá registrarse.

💳 Esta funcionalidad es ideal para empresas con políticas de control financiero o varios niveles jerárquicos de autorización.

11.9 Seguridad y trazabilidad de aprobaciones

Cada acción de aprobación o firma queda registrada automáticamente en el historial del documento, incluyendo:

Usuario responsable.
Fecha y hora exacta.
Tipo de acción (Aprobación, Rechazo, Firma).
Comentarios ingresados.

🔒 Esta trazabilidad permite auditar cualquier decisión tomada durante el proceso de compras y refuerza el cumplimiento de las políticas internas de control.

11.10 Buenas prácticas en la gestión de aprobaciones y firmas

Defina flujos claros de aprobación por tipo de documento y nivel jerárquico.
Utilice la opción Solo una persona necesita aprobar para procesos ágiles o de bajo riesgo.
Mantenga actualizado el listado de aprobadores y responsables de firma.
Exija comentarios obligatorios en los rechazos para documentar los motivos.
Evite modificaciones manuales en documentos aprobados; utilice versiones nuevas si se requiere una corrección.
Incluya las firmas electrónicas en los PDF para mayor transparencia en auditorías.

Sección 12 – Configuraciones Avanzadas y Restauración de Datos

La sección de Configuraciones Avanzadas del módulo de Compras en Activa Software reúne todas las opciones que permiten ajustar el comportamiento del sistema a las políticas, procesos y estructura interna de la empresa.

Desde esta área, los administradores pueden definir cómo se numeran los documentos, configurar tasas de cambio automáticas, habilitar funciones adicionales de seguridad y realizar un restablecimiento completo del módulo cuando sea necesario.

12.1 Opciones avanzadas del módulo de compras

Para acceder a las opciones generales:

Diríjase al menú lateral y seleccione Compras → Configuración → Opciones del módulo.
Revise y ajuste las siguientes configuraciones según sus necesidades operativas.

Principales opciones disponibles:

Control de numeración

Prefijo de número de orden de compra: define la estructura del código para las órdenes (ejemplo: OC-2025).
Siguiente número de orden: establece el valor inicial o reinicio de la numeración automática.
Prefijo de solicitudes, cotizaciones, facturas y notas de débito: permite personalizar los códigos de cada tipo de documento.
Reinicio automático mensual: si se activa, el conteo de órdenes se reiniciará al inicio de cada mes.

🔸 Configuración de visualización

Mostrar nombre de orden en PDF: permite incluir el título de la orden en los documentos emitidos.
Mostrar condiciones y notas del proveedor en PDF: incluye la información predefinida en la configuración general.
Mostrar impuestos por ítem: agrega una columna de impuestos por producto en las vistas detalladas y documentos PDF.

🔸 Portal de proveedores

Habilitar acceso al portal: permite activar o desactivar el portal de proveedores público.
Permitir registro de proveedores: si se activa, muestra el botón Registrarse en el portal externo.
Estados de orden visibles en el portal: permite seleccionar qué órdenes se mostrarán a los proveedores (por ejemplo, Aprobadas y Confirmadas).

🔸 Control de aprobaciones

Permitir seleccionar aprobadores en órdenes o solicitudes FAF: habilita la selección manual de aprobadores al crear documentos.
Permitir firma electrónica en procesos de aprobación: permite a los aprobadores subir o dibujar su firma digital.

🔸 Configuración de notificaciones

Enviar correo de bienvenida a nuevos contactos de proveedor.
Enviar alertas automáticas al aprobar documentos.
Habilitar recordatorios por correo electrónico para tareas o pagos.

💡 Sugerencia: Mantenga las configuraciones actualizadas de acuerdo con las políticas internas de aprobación y control financiero de la empresa.

12.2 Configuración de tasas de cambio

Activa Software puede actualizar automáticamente las tasas de cambio de divisas, facilitando las operaciones internacionales.

Para configurar la actualización automática:

Diríjase a Compras → Configuración → Tasas de cambio.
En la pestaña General, configure lo siguiente:
- Días de almacenamiento de historial: número de días que el sistema conservará los registros de actualización.
- Actualizar automáticamente tasas de cambio: si se habilita, el sistema realizará una actualización diaria a las 18:00 horas.
- Fuente de datos: las tasas se obtienen directamente de Google Finance.
Puede actualizar manualmente haciendo clic en Obtener tasa online.
En la pestaña Historial de tasas, revise los registros previos o edite valores manualmente.

📊 Mantener las tasas actualizadas garantiza cálculos precisos en reportes, facturas y pagos internacionales.

12.3 Personalización de condiciones y notas predeterminadas

Puede definir contenido estándar que se aplicará automáticamente en cotizaciones, órdenes, notas o facturas.

Ingrese a Compras → Configuración → Opciones del módulo.
En la sección Otra información, configure:
- Términos y condiciones generales: texto que se incluirá en los documentos PDF.
- Nota del proveedor: mensajes o recordatorios visibles para los proveedores.
- Logotipo para documentos PDF: permite subir la imagen corporativa que aparecerá en las cotizaciones, órdenes y facturas.

🧾 Estos textos pueden editarse manualmente en cada documento sin afectar la configuración general.

12.4 Configuración de permisos y roles

El control de acceso en el módulo de compras se maneja desde Compras → Configuración → Permisos.

Desde esta sección puede:

Asignar o revocar permisos a roles completos (por ejemplo, Compras, Finanzas, Auditoría).
Asignar permisos específicos a usuarios individuales.
Definir qué usuarios pueden:
- Crear, editar o eliminar documentos.
- Aprobar solicitudes, cotizaciones o órdenes.
- Registrar pagos o notas de débito.

🔒 Estas configuraciones permiten garantizar la seguridad y la segregación de funciones dentro del proceso de compras.

12.5 Restauración de datos del módulo

La función Restablecer datos del módulo de Compras permite eliminar toda la información operativa registrada, sin afectar la configuración general ni los catálogos principales del sistema.

Para ejecutar la restauración:

Diríjase a Compras → Configuración → Opciones del módulo.
Localice la opción Restablecer datos del módulo.
Haga clic en Restablecer datos y confirme la acción.

⚠️ Advertencia: Esta acción es irreversible.
Se recomienda realizar una copia de respaldo antes de ejecutar esta opción.

Datos que serán eliminados:

Solicitudes de compra.
Cotizaciones.
Órdenes de compra.
Contratos.
Facturas.
Notas de débito y devoluciones.
Pagos asociados.
Tareas y recordatorios relacionados con documentos del módulo.

Datos que se conservarán:

Configuración general del módulo.
Catálogos de ítems, unidades y grupos.
Categorías de proveedores.
Configuraciones de aprobación y permisos.

💡 Esta función resulta útil en casos de reestructuración del sistema, limpieza de datos de prueba o reinicio de operaciones en un nuevo periodo fiscal.

12.6 Recomendaciones finales para administradores

Realice una copia de seguridad antes de ejecutar restauraciones o cambios críticos.
Mantenga las configuraciones de numeración y aprobación alineadas con las políticas contables y de auditoría interna.
Revise periódicamente los permisos asignados al personal para evitar accesos no autorizados.
Valide que las tasas de cambio automáticas se actualicen correctamente si trabaja con múltiples monedas.
Documente los cambios importantes realizados en las configuraciones del módulo para mantener un historial administrativo.

Conclusión del módulo de Compras

El módulo de Compras de Activa Software constituye una herramienta integral para la administración eficiente del proceso de abastecimiento, desde la solicitud interna hasta la recepción del producto y el pago final.

Su correcta configuración y uso garantizan:

Control total de aprobaciones y flujos documentales.
Transparencia en las relaciones con proveedores.
Integración directa con inventario y contabilidad.
Reportes precisos y trazabilidad completa de cada operación.

💼 Activa Software de Informática Guatemala ofrece soporte especializado para personalizar, optimizar o capacitar a su equipo en el uso del sistema de compras, asegurando un manejo profesional y adaptado a las necesidades específicas de su empresa.

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