1. Presentación general

Servicios Contables es una función especializada de ActivaConta, creada por Informática Guatemala para Activa Software, pensada para despachos contables en Guatemala que necesitan llevar el control de varios clientes dentro de una sola plataforma, con orden, trazabilidad, revisión, reportes y control por períodos. No es una herramienta aislada: trabaja como complemento del entorno comercial y administrativo ya existente, y convierte al sistema en una base de trabajo contable multi-cliente. La lógica general validada en el paquete auditado confirma que el módulo administra tablero, clientes contables, períodos, importaciones, revisión, reportes, snapshots, configuración y portal cliente.

Dicho de una forma muy simple: imagine que el CRM ya tiene a los clientes de la empresa. Servicios Contables toma a esos clientes y les crea una “vida contable” separada, para que cada uno tenga su propia configuración, su propio catálogo, sus propios períodos, sus propios documentos, sus propias pólizas, sus propios reportes y, si se habilita, su propio portal de consulta. El manual corto que compartiste ya explicaba esa idea base y el flujo general del sistema; aquí la desarrollo con más profundidad y aterrizada al uso real.

2. ¿Qué hace realmente esta función?

Servicios Contables permite que un despacho contable opere de manera ordenada el trabajo mensual de sus clientes. El sistema fue diseñado para que no se mezcle la operación de un cliente con la de otro, para que los reportes salgan desde pólizas válidas y para que exista control antes, durante y después de contabilizar. El concepto clave confirmado tanto en el manual base como en la lógica auditada es este: los documentos operativos no son todavía la contabilidad final; la contabilidad final nace cuando se contabiliza o “postea”.

En términos prácticos, esta función sirve para:

vincular clientes del sistema con su expediente contable;

definir responsable interno del cliente;

configurar perfil tributario;

configurar perfil contable;

aplicar o construir catálogo de cuentas;

abrir y controlar períodos contables;

registrar ventas, compras, gastos, bancos, inventario valorizado y pólizas manuales;

usar una bandeja de revisión antes de contabilizar;

contabilizar documentos y convertirlos en pólizas;

consultar reportes contables reales;

congelar información mediante snapshots;

controlar acceso de clientes a un portal de consulta cuando se requiera.

3. ¿Para quién está hecho?

Está hecho principalmente para cuatro tipos de usuario:

3.1 Administrador del despacho

Es la persona que supervisa la operación general. Normalmente entra al dashboard, revisa alertas, verifica clientes, períodos, revisiones pendientes, snapshots, importaciones y salud general del módulo. El dashboard administrativo auditado está pensado precisamente para esa visión ejecutiva y concentra clientes, períodos, revisión, reportes, snapshots e importaciones como accesos rápidos.

3.2 Operador contable

Es quien trabaja el día a día del cliente. Crea o actualiza configuraciones, abre períodos, registra documentos, revisa, contabiliza y consulta reportes.

3.3 Responsable o coordinador

Puede revisar el trabajo del operador, marcar estados de revisión, validar incidencias, revisar saldos o decidir cuándo cerrar o reabrir un período.

3.4 Cliente final

No opera la contabilidad. Solo consulta si el despacho habilita el portal. El portal no se activa por defecto; requiere que el cliente contable esté activo y que además se habilite su acceso con banderas específicas de visualización.

4. Permisos y control de acceso

El controlador administrativo confirma que cada sección importante exige autorización previa antes de entrar o guardar cambios. El sistema usa controles de acceso por capacidad antes de mostrar o ejecutar acciones. En palabras simples: no cualquiera puede ver, crear o editar dentro de esta función.

4.1 Qué significa esto para el usuario

En la práctica, la empresa puede decidir qué colaboradores:

solo consultan;

crean registros;

editan registros;

operan configuraciones delicadas;

habilitan portal;

abren, cierran o reabren períodos;

contabilizan documentos.

4.2 Regla sencilla

Si el usuario no tiene permiso, el sistema debe bloquear el acceso a la acción o pantalla.

4.3 Recomendación operativa

No es recomendable que todos tengan acceso total. Lo correcto en un despacho es separar funciones. Por ejemplo:

un auxiliar puede registrar documentos;

un contador puede revisar y contabilizar;

un coordinador puede cerrar períodos;

un administrador puede habilitar portal y ver tablero general.

5. Estructura general del módulo

Las pantallas y flujos administrativos confirmados en el paquete auditado cubren estas áreas principales: dashboard, clientes contables, períodos globales, importaciones globales, landing global de reportes, configuración, bandeja de revisión, perfiles tributarios, perfiles contables, plantillas de catálogo, catálogo por cliente, snapshots, pólizas manuales, ventas, compras, gastos, bancos, inventario valorizado y portal cliente.

Para entenderlo fácil, piense en el módulo como una oficina con varias áreas:

Recepción: dashboard.

Expediente del cliente: cliente contable.

Reglas del cliente: perfiles tributario y contable.

Libro de cuentas: catálogo.

Mes de trabajo: período.

Papelería del mes: ventas, compras, gastos, bancos, inventario.

Mesa de control: bandeja de revisión.

Libro final: pólizas.

Panel de lectura: reportes.

Foto congelada: snapshot.

Ventana hacia el cliente: portal.

6. Pantalla principal: Dashboard administrativo

La pantalla de inicio del módulo carga un dashboard administrativo real, no solo decorativo. El controlador arma datos del tablero tomando clientes contables, estados de clientes, estados de períodos, resumen de revisión, estatus de pólizas, snapshots activos, períodos de referencia, saldos no clasificados e importaciones. También genera accesos rápidos a Clientes Contables, Períodos, Bandeja de Revisión, Reportes, Snapshots e Importaciones.

6.1 ¿Qué debe ver el usuario aquí?

El dashboard debe servir para responder preguntas rápidas como:

¿Cuántos clientes contables tengo?

¿Cuántos están activos?

¿Cuántos tienen portal habilitado?

¿Cuántos períodos están abiertos, en proceso, revisados o cerrados?

¿Cuántas revisiones pendientes u observadas hay?

¿Cuántas pólizas ya están contabilizadas?

¿Cuántos snapshots activos existen?

¿Cuántas importaciones están pendientes de revisión?

6.2 ¿Para qué sirve realmente?

Sirve para detectar trabajo pendiente sin tener que entrar cliente por cliente. Si el tablero le muestra clientes sin perfil tributario, sin perfil contable, sin catálogo, con período abierto, con incidentes de revisión o con saldo en cuentas no clasificadas, usted sabe exactamente dónde hay desorden operativo.

6.3 Recomendación

El dashboard no sustituye la revisión técnica del contador. Su función es darle visibilidad rápida al despacho.

7. Clientes contables

El módulo no crea al cliente comercial desde cero dentro de esta función. Primero existe el cliente base en el sistema, y luego se crea su equivalente contable. El manual base ya define esta idea como “Cliente Maestro” y “Cliente Contable”.

7.1 ¿Qué es un cliente contable?

Es el expediente contable del cliente. Aquí se guarda:

vínculo con el cliente base;

estado del cliente contable;

responsable interno;

fecha de inicio del servicio;

moneda base;

notas;

configuración de portal.

7.2 Estados del cliente contable

El modelo auditado confirma estos estados válidos:

Activo

Inactivo

Suspendido

Cerrado

7.3 Qué significa cada uno

Activo: cliente que sí puede operar normalmente.

Inactivo: cliente pausado, pero no necesariamente finalizado.

Suspendido: cliente con bloqueo temporal o restricción administrativa.

Cerrado: cliente concluido o fuera de operación contable.

7.4 Quién lo opera

Normalmente personal administrativo o contable con permiso de crear y editar.

7.5 Qué se ve en la ficha del cliente

La ficha del cliente contable, según la lógica auditada, concentra:

información principal del cliente;

estado;

responsable;

perfil tributario;

perfil contable;

si el catálogo ya está configurado;

período abierto;

cantidad de períodos;

resumen de snapshots;

configuración del portal.

7.6 Recomendación importante

Nunca empiece a trabajar un cliente si todavía no tiene definido quién será el responsable interno, cuál es su perfil tributario y cuál es su perfil contable.

8. Perfil tributario

El controlador auditado confirma una pantalla y un guardado específicos para el perfil tributario del cliente contable. Esta pantalla existe para definir las reglas fiscales del cliente.

8.1 ¿Para qué sirve?

Sirve para decirle al sistema cómo se comporta fiscalmente ese cliente. En palabras sencillas: aquí se le enseña al sistema “qué clase de contribuyente es” y cómo debe reaccionar su lógica fiscal.

8.2 Qué debe esperar el usuario en esta sección

El sistema contempla regímenes tributarios y estructura de configuración tributaria por cliente. El manual base confirma que el perfil tributario define reglas fiscales básicas y validaciones.

8.3 Cuándo se debe configurar

Antes de abrir la operación real del cliente. Si se deja para después, el usuario corre el riesgo de registrar información operativa sin una base tributaria correcta.

8.4 Recomendación

Si el cliente cambia de régimen, el despacho debe documentar la fecha efectiva y revisar el impacto antes de seguir contabilizando.

9. Perfil contable

El controlador auditado también confirma una pantalla y flujo de guardado para el perfil contable. Esta sección carga el cliente, el perfil existente, verifica si ya hay cuentas cargadas y arma selectores de cuentas y plantillas.

9.1 ¿Para qué sirve?

Sirve para definir la estructura base con la que el sistema construirá la contabilidad del cliente. El manual base resume esto muy bien: el perfil contable define cómo se construyen las pólizas.

9.2 Qué suele resolverse aquí

Aquí se amarran cuentas base y comportamiento contable del cliente. Dicho fácil: aquí se decide desde qué cuentas se va a “hablar” la contabilidad de ese cliente.

9.3 Por qué es importante

Porque un documento operativo sin lógica contable detrás puede registrarse, pero no debería terminar en una póliza correcta. El perfil contable es parte del cerebro que le da sentido contable al módulo.

10. Catálogo de cuentas

El manual base ya define el catálogo como un listado estructurado de cuentas contables, con cuentas de movimiento y cuentas de agrupación. El paquete final confirma además pantallas para plantillas de catálogo, cuentas globales y cuentas por cliente.

10.1 ¿Qué es el catálogo?

Es el árbol de cuentas que usará el cliente para registrar y presentar su contabilidad.

10.2 Dos niveles de trabajo

En la práctica, el módulo maneja dos mundos:

Catálogo rector o plantilla

Es la base general que puede reutilizarse.

Catálogo por cliente

Es la aplicación real para un cliente contable específico.

10.3 Cómo entra el catálogo al sistema

El flujo auditado confirma importación desde una hoja estructurada tipo NOM_LIMPIO.xlsx, validando código, nombre, naturaleza, jerarquía y si la cuenta es matricial o de movimiento.

10.4 Qué debe revisar el usuario al cargar catálogo

Debe asegurarse de que:

cada cuenta tenga código;

cada cuenta tenga nombre;

la naturaleza sea correcta;

las cuentas de agrupación no se usen como cuentas de movimiento;

las cuentas que sí recibirán transacciones permitan posteo;

la jerarquía tenga sentido.

10.5 Qué es una cuenta “NoClasificado”

El manual base la define como una cuenta mal definida o sin clasificación correcta, y advierte que afecta la claridad de reportes. Esto es crítico. Si una cuenta queda mal clasificada, los reportes pueden seguir saliendo, pero perderán limpieza y valor analítico.

10.6 Regla práctica

No ignore cuentas NoClasificado. Son una alerta de orden contable pendiente.

11. Períodos contables

El manual base confirma que el período contable es el mes de operación y que sus estados son Abierto, En proceso, Revisado y Cerrado. El controlador final confirma un índice global de períodos, un listado por cliente, vista detallada, apertura, cierre, marcación en proceso, marcación revisado y reapertura.

11.1 ¿Qué es un período?

Es el contenedor del mes de trabajo. Todo documento, revisión, posteo, reporte y snapshot debe respetar el período correcto.

11.2 Estados del período

Abierto: se puede trabajar.

En proceso: el período está en operación y revisión intermedia.

Revisado: ya pasó control interno.

Cerrado: queda bloqueado para operación normal.

11.3 Qué significa bloquear un período

Significa que el sistema deja de permitir la operación normal sobre ese mes. En la práctica, cerrar un período es decir: “este mes ya no se debe mover como si siguiera abierto”.

11.4 Apertura de período

Antes de registrar documentos, el cliente debe tener su período correcto abierto. El manual base lo dice de forma sencilla: nunca operar fuera del período correcto.

11.5 Reapertura de período

Existe flujo de reapertura. El mismo controlador muestra que al reabrir se evalúa también la situación del snapshot, y el manual base confirma que un snapshot se invalida si el período se reabre. Eso significa que el sistema protege la integridad histórica: si usted vuelve a abrir el mes, la “foto congelada” anterior deja de ser vigente.

11.6 Recomendación operativa

Solo reabra un período cuando sea realmente necesario y quede documentado el motivo. Reabrir por costumbre rompe disciplina operativa.

12. Documentos operativos

El manual base explica que los documentos operativos son el registro base antes de la contabilidad final, y menciona como tipos principales ventas, compras, gastos y bancos. El paquete auditado confirma pantallas y flujos para ventas, compras, gastos, bancos, inventario valorizado y pólizas manuales.

12.1 Ventas

Se usan para registrar operaciones de ingreso.

12.2 Compras

Se usan para registrar adquisiciones o documentos de compra.

12.3 Gastos

Se usan para registrar erogaciones del cliente.

12.4 Bancos

Se usan para movimientos bancarios o de caja/banco.

12.5 Inventario valorizado

Existe como flujo y pantalla dentro del paquete auditado, lo que indica que el sistema contempla control de valorización/inventario dentro del módulo, aunque siempre debe usarse respetando el período correspondiente.

12.6 Pólizas manuales

También existe el flujo de pólizas manuales o journal entries. Esto es útil cuando una operación no nace desde uno de los formularios operativos y debe registrarse directamente como asiento contable.

12.7 Regla más importante

Registrar un documento no significa que ya exista una póliza final. Mientras el documento no esté contabilizado, sigue siendo una operación previa.

13. Bandeja de revisión

El controlador auditado confirma una bandeja de revisión con filtros por cliente, período, tipo de documento y estado de revisión; además, trabaja solo con documentos no contabilizados. Esto es una pieza central del control interno del despacho.

13.1 ¿Para qué sirve?

Sirve para revisar antes de contabilizar. Es como una mesa de control donde se decide si un documento está listo o no.

13.2 Estados de revisión

El manual base confirma:

Pendiente

Observado

Revisado

13.3 Cómo se interpreta cada estado

Pendiente: todavía no ha pasado revisión suficiente.

Observado: tiene algo que corregir o validar.

Revisado: ya pasó control previo.

13.4 Qué debe hacer el usuario

Cuando un documento entra a revisión, el usuario debe validar que:

pertenece al cliente correcto;

pertenece al período correcto;

la información tiene sentido;

las cuentas o reglas esperadas están bien;

no existe un error evidente que luego dañe la póliza o el reporte.

13.5 Recomendación fuerte

No use la bandeja como simple formalidad. Si el despacho decide trabajar con revisión, la revisión debe ser real.

14. Contabilización o posteo

El manual base lo resume así: contabilizar es convertir un documento en póliza, y la póliza es el registro contable final. Además, la regla fundamental es que Debe y Haber deben cuadrar.

14.1 ¿Qué pasa cuando se contabiliza?

Pasa esto:

el documento deja de ser solo operativo;

el sistema genera el asiento contable real;

esa póliza sí entra al universo de reportes;

a partir de ahí la información ya afecta saldos contables.

14.2 Por qué esto es tan importante

Porque el sistema fue diseñado con separación clara entre “lo que todavía está en proceso” y “lo que ya es contabilidad real”.

14.3 Qué debe saber el usuario

Si algo está mal antes del posteo, el error todavía es controlable.

Si algo está mal después del posteo, el impacto es mayor porque ya puede aparecer en balanza, mayor, estado de resultados o balance general.

15. Pólizas y libro contable

Las pólizas manuales y automáticas son la base de la contabilidad final. El manual base define que la póliza tiene cabecera y líneas Debe/Haber, y que la regla es Debe = Haber. Los reportes del modelo auditado trabajan contra pólizas posteadas.

15.1 Qué contiene una póliza

fecha;

número o referencia;

descripción;

líneas contables;

cuenta;

débito;

crédito;

origen.

15.2 Qué significa trazabilidad

Significa que debe ser posible entender de dónde salió la póliza. El módulo fue construido justamente para no mezclar la operación con el resultado contable final.

16. Reportes contables

El paquete auditado confirma una landing global de reportes y métodos reales para balanza de comprobación, libro mayor, estado de resultados y balance general. El manual corto ya traía exactamente esos cuatro reportes como guía principal de revisión.

16.1 Balanza de comprobación

Sirve para ver saldos por cuenta, con estructura contable consolidada.

16.2 Libro mayor

Sirve para ver el movimiento detallado de una cuenta específica, con saldo progresivo. El modelo auditado confirma que calcula saldo inicial, trae movimientos del rango y va acumulando el saldo paso a paso.

16.3 Estado de resultados

El modelo auditado confirma que lo construye a partir de cuentas de ingreso, costo y gasto, y calcula utilidad bruta y utilidad neta.

16.4 Balance general

El modelo auditado confirma que toma activos, pasivos, capital y la utilidad acumulada del estado de resultados para validar si el balance está cuadrado.

16.5 Regla importante

Los reportes deben basarse en pólizas válidas y posteadas, no en documentos pendientes. El manual base lo confirma con toda claridad.

16.6 Cómo debe revisar reportes un usuario no técnico

Piense así:

Balanza: ¿qué saldo tiene cada cuenta?

Mayor: ¿cómo se movió esa cuenta?

Estado de resultados: ¿ganó o perdió el cliente?

Balance general: ¿cómo está parado el cliente en activos, pasivos y capital?

17. Snapshots

El manual base define snapshot como una foto congelada del estado contable, útil para auditoría, historial y comparación, y aclara que no cambia aunque después cambie la contabilidad, pero se invalida si se reabre el período. El controlador auditado confirma una lista de snapshots, filtros, resumen de activos e invalidados, validación para generar snapshot sobre un período y vista de detalle.

17.1 ¿Qué es un snapshot?

Es como tomarle una fotografía al período en un momento exacto.

17.2 ¿Para qué sirve?

Sirve para:

tener evidencia congelada;

comparar antes y después;

documentar cierres;

respaldar revisión histórica.

17.3 Cuándo se usa

Normalmente se usa al final de una revisión o antes/después del cierre.

17.4 Qué debe entender el usuario

Un snapshot no es un documento nuevo que se edita. Es una foto congelada para consulta histórica.

17.5 Qué pasa si se reabre el período

El snapshot previo deja de ser confiable como “última verdad” del período, y por eso se invalida. Esto protege la consistencia histórica.

18. Importaciones

El controlador auditado confirma un índice global de importaciones con filtros por cliente, tipo de importación, estado y fechas, además de resumen por lotes, filas válidas e inválidas. También se confirmó importación estructurada de cuentas desde plantilla.

18.1 ¿Para qué sirve?

Sirve para cargar información masiva sin tener que escribir todo a mano.

18.2 Qué debe controlar el usuario

Debe revisar:

qué cliente fue seleccionado;

qué tipo de importación se está haciendo;

cuántas filas entraron;

cuántas quedaron válidas;

cuántas quedaron inválidas;

si el lote quedó pendiente, completado o anulado.

18.3 Recomendación

Nunca suba un archivo masivo sin revisar primero el formato esperado.

19. Portal del cliente

El paquete auditado confirma portal cliente separado, controlado por rutas propias y por banderas de acceso. También confirma que el portal solo se habilita si el cliente contable está activo, si portal_enabled = 1, y si además se activan las banderas correspondientes para mostrar período, reportes y resumen fiscal estimado. Cuando se deshabilita el portal, sus banderas vuelven a cero.

19.1 Qué puede ver el cliente

Cuando el despacho lo autoriza, el cliente puede consultar:

dashboard básico del portal;

sus períodos;

detalle de período;

reportes;

balanza;

libro mayor;

estados financieros;

snapshots;

detalle de snapshot.

Esto quedó confirmado en la estructura del controlador y las rutas auditadas.

19.2 Qué NO puede hacer el cliente

El portal auditado es de consulta, no de operación contable. El cliente no debería crear, editar ni contabilizar dentro del portal.

19.3 Banderas de visibilidad

El despacho puede controlar si el cliente ve:

estado de períodos;

reportes;

estimaciones fiscales.

Si el portal se apaga, esas visibilidades también se apagan.

19.4 Punto importante

En la lógica auditada, la bandera allow_document_upload queda en cero. Eso significa que, en esta versión auditada, no confirmé un flujo funcional real de carga documental para el cliente desde el portal. Lo honesto es documentarlo así.

20. Qué se ve y qué no se ve

20.1 Lo que ve el usuario administrativo

El usuario administrativo autorizado sí puede ver:

tablero general;

clientes contables;

fichas de clientes;

perfiles;

catálogo;

períodos;

documentos operativos;

bandeja de revisión;

pólizas;

reportes;

snapshots;

importaciones;

configuraciones.

20.2 Lo que ve el cliente final

Solo ve lo que el despacho le habilita en su portal. Si no se activa el portal, el cliente no ve nada de esta función desde su lado. Si se activa parcialmente, ve solo las secciones permitidas.

20.3 Lo que no debe aparecer como si ya estuviera completo

Durante la auditoría funcional del paquete final, la carga documental del portal no quedó confirmada como flujo real. Por eso no debe prometerse como si fuera una función plenamente operativa.

21. Cómo se bloquea y cómo se desbloquea

Esta parte es muy importante.

21.1 Bloqueo por estado del cliente

Si un cliente no está activo, no debe tratarse igual que uno operativo. Además, el portal no puede habilitarse sobre un cliente contable que no esté en estado Activo.

21.2 Bloqueo por período

El período controla el mes de trabajo. Un período cerrado bloquea la operación normal. El manual base lo deja claro: cerrar período bloquea cambios.

21.3 Bloqueo por revisión

Cuando el despacho usa revisión, los documentos pasan primero por la bandeja de revisión antes de contabilizar.

21.4 Bloqueo por portal

Si el portal se deshabilita, también se apagan sus banderas de acceso. Esto evita que el cliente siga viendo información que ya no debe ver.

21.5 Desbloqueo

El desbloqueo normalmente ocurre por una acción autorizada:

reactivar cliente;

reabrir período;

cambiar estado de revisión;

volver a habilitar portal;

corregir configuración faltante.

21.6 Regla de oro

Desbloquear no es “quitar problema” sin pensar. Desbloquear es reabrir controladamente para corregir algo.

22. Solicitudes, acciones y flujos críticos del usuario

Aunque el módulo no trabaja la palabra “solicitud” como un expediente separado tipo aprobación comercial, sí maneja acciones críticas que en la práctica funcionan como solicitudes operativas internas del despacho.

22.1 Solicitud práctica: preparar un cliente para trabajar

Secuencia recomendada:

crear cliente contable;

asignar responsable;

configurar perfil tributario;

configurar perfil contable;

cargar o aplicar catálogo;

abrir período;

empezar a registrar.

22.2 Solicitud práctica: revisar antes de contabilizar

Secuencia:

registrar documentos;

enviarlos a revisión operativa;

marcar pendientes, observados o revisados;