Manual del Módulo de Inventarios — Parte 3 - Complemento

Lea antes estos documentos: 

• Manual del Módulo de Inventarios — Parte 1
• Manual del Módulo de Inventarios — Parte 2

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Sección 11 – Integraciones del Módulo de Inventarios

El módulo de Inventarios en Activa Software de Informática Guatemala está diseñado para integrarse de forma automática con otros módulos del sistema, garantizando que toda la información sobre existencias, costos, movimientos y valores se mantenga actualizada y coherente en tiempo real.

Gracias a estas integraciones, los usuarios pueden gestionar compras, ventas, producción y registros contables sin necesidad de duplicar procesos, manteniendo trazabilidad total desde la adquisición de productos hasta su salida o consumo final.

11.1. Integración con el Módulo de Compras (Ingreso de Productos)

El módulo de Compras se encuentra directamente vinculado con Inventarios, de modo que al aprobar una Orden de Compra, el sistema genera automáticamente una Entrada de Inventario con los productos recibidos.

Flujo automático de integración:

1. El usuario crea una Orden de Compra en el módulo de Compras.

2. Una vez aprobada, el sistema genera de forma automática una Nota de Recepción de Inventario (CRI).

3. Los productos, cantidades y precios se copian directamente desde la orden.

4. Las existencias se actualizan en la bodega asignada.

5. El documento queda vinculado a la orden de compra original para su trazabilidad.

Ventajas de la integración:

• Evita ingresar dos veces los mismos datos.

• Asegura que todo producto comprado se registre como inventario físico.

• Permite validar el valor total del inventario recibido frente a la factura del proveedor.

💡 Ejemplo práctico:

La empresa aprueba la Orden de Compra #OC-00145 por 100 unidades de papel bond.
Al aprobarla, el sistema genera automáticamente la Entrada de Inventario CRI-00210, sumando las 100 unidades en la Bodega Central y enlazando ambos documentos.

Configuración recomendada:

1. Ingrese a Ajustes → Inventarios → Configuración General.

2. Active la opción “Crear automáticamente Comprobante de Recepción desde Compras”.

3. Seleccione si el movimiento debe requerir aprobación previa.

11.2. Integración con el Módulo de Ventas (Salida de Productos)

Cuando se realiza una Venta o Pedido de Venta en el módulo de Ventas, el sistema descuenta automáticamente las existencias del producto mediante una Nota de Entrega de Inventario (CEI).

Flujo automático de integración:

1. El usuario crea una Cotización, Pedido o Factura de Venta.

2. Al aprobar el documento o marcarlo como completado, se genera una Salida de Inventario (CEI).

3. Los productos, cantidades y precios se copian desde la factura o pedido.

4. El inventario se descuenta automáticamente de la bodega configurada.

5. El documento queda enlazado con la factura, conservando trazabilidad total.

Ventajas de la integración:

• Evita errores en la entrega de productos.

• Sincroniza existencias en tiempo real entre Ventas e Inventarios.

• Permite revisar los documentos de entrega desde el historial del cliente.

💡 Ejemplo práctico:

El cliente “Ferretería La Económica” realiza un pedido de 20 cajas de clavos galvanizados.
Al aprobar la factura #FV-00420, el sistema genera automáticamente la Nota de Entrega CEI-00172, descontando las 20 cajas de la bodega asignada.

Configuración recomendada:

1. Ingrese a Ajustes → Inventarios → Configuración General.

2. Active la opción “Generar automáticamente Comprobante de Entrega desde Ventas”.

3. Configure la bodega predeterminada para ventas.

11.3. Integración con el Módulo de Producción (Consumo de Insumos)

La integración con Producción permite registrar el consumo de insumos y la generación de productos terminados dentro del mismo flujo operativo.
De esta manera, el sistema descuenta automáticamente las materias primas utilizadas y registra el ingreso del producto final al inventario.

Flujo de integración:

1. El usuario crea una Orden de Producción indicando los materiales requeridos y el producto a fabricar.

2. Al iniciar la orden, el sistema genera una Salida de Inventario con los insumos (por ejemplo, tornillos, pintura, empaques).

3. Al finalizar la orden, se genera una Entrada de Inventario con el producto terminado (por ejemplo, una silla armada).

4. Todos los movimientos quedan vinculados a la orden de producción.

Ventajas de la integración:

• Automatiza el control de materiales y productos terminados.

• Mantiene actualizados los costos de producción y el valor del inventario.

• Facilita el cálculo del costo total de fabricación.

💡 Ejemplo práctico:

La empresa fabrica 50 sillas de oficina.
El sistema descuenta automáticamente tornillos, madera y pintura del inventario (Salida NAI-00037), y al finalizar, genera una Entrada de Inventario CRI-00084 con las 50 sillas terminadas.

Configuración recomendada:

1. Ingrese a Ajustes → Producción → Integraciones con Inventarios.

2. Active la opción “Descontar automáticamente insumos de inventario al iniciar producción”.

3. Defina la bodega de insumos y la bodega de productos terminados.

11.4. Integración con el Módulo de Contabilidad (Actualización de Valores)

El módulo de Contabilidad se conecta directamente con Inventarios para reflejar automáticamente los valores de las existencias, costos y movimientos en los estados financieros.

Flujo de integración contable:

1. Cada movimiento de inventario (entrada, salida o ajuste) genera un registro contable.

2. El sistema actualiza los saldos de las cuentas configuradas (por ejemplo: Inventario, Costo de Ventas, Ajustes, Compras).

3. Los valores de inventario se reflejan automáticamente en los reportes contables y estados financieros.

Cuentas típicas utilizadas:

💡 Ejemplo práctico:

Se recibe una entrada de inventario por Q5,000 en materiales de oficina.
El sistema genera automáticamente el asiento contable:

• Débito: Inventario de Materiales Q5,000

• Crédito: Proveedor Comercial Q5,000

De igual forma, cuando se realiza una venta y se genera la salida de productos, el sistema carga automáticamente el costo de ventas, manteniendo sincronizado el valor del inventario en libros.

Configuración recomendada:

1. Ingrese a Ajustes → Contabilidad → Integraciones de Módulos.

2. Active la opción “Sincronizar automáticamente movimientos de Inventario con Contabilidad”.

3. Asigne las cuentas contables correspondientes para cada tipo de operación.

11.5. Beneficios de la Integración entre Módulos

• Automatización total: los movimientos se registran sin duplicar información.

• Coherencia contable: los valores del inventario siempre coinciden con los reportes financieros.

• Ahorro de tiempo: elimina tareas manuales entre departamentos.

• Trazabilidad completa: cada documento (compra, venta o producción) está vinculado a su movimiento de inventario.

• Reducción de errores: evita inconsistencias entre módulos y mejora la auditoría interna.

💡 Ejemplo de flujo integral:

1️⃣ Se aprueba una Orden de Compra → Se genera una Entrada de Inventario (CRI).
2️⃣ Se aprueba una Factura de Venta → Se crea una Salida de Inventario (CEI).
3️⃣ Ambos movimientos actualizan el Balance de Inventario y generan automáticamente los asientos contables en el módulo de Contabilidad.

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Sección 12 – Restauración y Reinicio de Datos del Módulo

La función de Restauración y Reinicio de Datos en el módulo de Inventarios de Activa Software de Informática Guatemala permite realizar una eliminación controlada de los registros del sistema, conservando la integridad de la base de datos y evitando errores por información residual o pruebas realizadas durante la implementación.

Esta opción está disponible únicamente para usuarios con permisos de administrador, y su uso debe realizarse con precaución, ya que una restauración total no puede deshacerse.

12.1. Objetivo de la Restauración

El reinicio de datos se utiliza principalmente en los siguientes casos:

• Limpieza de datos de prueba o demostración antes de iniciar operaciones reales.

• Reinicio del módulo tras una migración o reestructuración del inventario.

• Corrección de errores graves ocasionados por duplicidad o carga incorrecta de información.

• Preparación del sistema para un nuevo ciclo fiscal o contable.

💡 Ejemplo práctico:

Antes de iniciar la operación en una nueva sede, el administrador limpia los registros de movimientos y existencias de prueba para comenzar con un inventario real actualizado.

12.2. Acceso a la Función de Restauración

1. Ingrese al menú principal Ajustes → Inventarios → Restauración / Reinicio de Datos.

2. El sistema mostrará una advertencia indicando los riesgos del proceso.

3. Seleccione el tipo de reinicio que desea realizar (parcial o total).

12.3. Tipos de Reinicio Disponibles

⚠️ Nota: El reinicio total elimina también los vínculos entre inventario y otros módulos (Compras, Ventas, Producción o Contabilidad).

12.4. Copia de Seguridad Antes del Reinicio

Solicite a Soporte Técnico una copia de seguridad del Módulo de Inventarios antes de restablecer. 

12.5. Ejecución del Reinicio

1. Desde el menú Restauración / Reinicio de Datos, seleccione el tipo de reinicio.

2. Marque la casilla de confirmación “Entiendo que esta acción eliminará datos permanentemente.”

3. Haga clic en “Ejecutar reinicio”.

4. Espere a que el sistema confirme el proceso.

Una vez finalizado, el sistema mostrará un mensaje de confirmación:
“El proceso de restauración ha sido completado exitosamente.”

12.6. Recomendaciones Finales para el Reinicio

• Siempre realice una copia de seguridad antes de limpiar el módulo.

• Nunca ejecute el reinicio sin la autorización del área de sistemas o administración.

• Documente la fecha y motivo de la restauración para futuras auditorías.

• Evite realizar reinicios totales durante horarios laborales o con usuarios activos en el sistema.

• Después del reinicio, valide las configuraciones base (bodegas, prefijos, unidades de medida y grupos de productos).

💡 Ejemplo práctico:

Luego del reinicio total, el administrador vuelve a registrar las bodegas principales y carga nuevamente los productos mediante el archivo de importación Excel, para comenzar con un inventario limpio y actualizado.

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Sección 13 – Buenas Prácticas y Recomendaciones Generales

El módulo de Inventarios es una herramienta poderosa para controlar y analizar el flujo de productos dentro de su empresa.
Sin embargo, su efectividad depende directamente de la precisión con la que se registren los datos y del cumplimiento de las buenas prácticas operativas.

A continuación, se presentan recomendaciones generales para garantizar un uso eficiente, seguro y confiable del módulo.

13.1. Organización y Actualización de Datos

• Mantenga los catálogos de productos, unidades y bodegas siempre actualizados.

• Evite crear productos duplicados o con nombres similares que puedan generar confusión.

• Asigne códigos y SKUs coherentes con la estructura interna de su empresa.

• Revise periódicamente los valores mínimos y máximos de inventario para mantener alertas efectivas.

• Utilice campos personalizados para registrar información relevante (proveedor principal, ubicación, lote, etc.).

💡 Ejemplo:

En lugar de registrar “Cinta” y “Cinta adhesiva”, use un solo código SKU (ej. CINTA-24MM) con una descripción clara y homogénea.

13.2. Control de Movimientos y Documentos

• Revise diariamente los movimientos de entradas y salidas para evitar inconsistencias.

• No modifique manualmente los valores de inventario; use siempre los movimientos oficiales (Entradas, Salidas o Ajustes).

• Aplique el sistema de aprobaciones para validar operaciones críticas.

• Exporte periódicamente los documentos en formato PDF o Excel como respaldo histórico.

• Use descripciones precisas en cada movimiento, evitando abreviaturas poco claras.

💡 Ejemplo:

En lugar de “ajuste interno”, use “Ajuste por conteo físico Bodega Zona 5 – Abril 2025”.

13.3. Prevención de Errores Comunes

13.4. Auditoría y Mantenimiento Periódico

• Realice conteos físicos mensuales y concilie los resultados con el sistema.

• Genere el Reporte de Movimientos al cierre de cada mes y guárdelo como respaldo.

• Revise los reportes de Productos Bajo Mínimo y Productos por Vencer al menos una vez por semana.

• Mantenga copias de seguridad automáticas activas para proteger los registros históricos.

• Evalúe el rendimiento del módulo después de actualizaciones o grandes cargas de datos.

💡 Ejemplo:

Cada fin de mes, el encargado de inventario imprime el Balance de Existencias, lo firma y lo archiva junto con el reporte contable del mes correspondiente.

13.5. Capacitación y Control de Accesos

• Capacite al personal nuevo en el uso del módulo antes de asignar permisos.

• Asigne roles según el nivel de responsabilidad:

  • Operador: puede registrar movimientos.

  • Supervisor: puede aprobar documentos.

  • Administrador: puede configurar el módulo.

• Limite el acceso a funciones sensibles como restauración, eliminación o edición masiva.

• Monitoree el registro de actividad de los usuarios para detectar cambios no autorizados.

13.6. Recomendaciones Técnicas

• Consulte por actualizaciones del sistema solo bajo al Área de Soporte Técnico de Informática Guatemala.

• Evite cerrar el navegador durante procesos de carga o importación masiva.

• Mantenga el servidor con espacio suficiente y base de datos optimizada.

• No utilice caracteres especiales en nombres de productos o bodegas.

• Mantenga sincronizados los relojes del servidor y los dispositivos de los usuarios.

13.7. Cierre del Manual

La correcta aplicación de las buenas prácticas descritas garantizará un control eficiente, confiable y auditable del inventario de su empresa.

El módulo de Inventarios de Activa Software de Informática Guatemala está diseñado para adaptarse a distintos giros de negocio y niveles operativos, asegurando que la información esté siempre disponible, actualizada y alineada con los procesos administrativos, contables y logísticos de su organización.