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Manual del Módulo de Inventarios — Parte 1

Manual de Usuario – Módulo de Inventarios

Activa Software de Informática Guatemala

Introducción

El módulo de Inventarios de Activa Software de Informática Guatemala permite llevar un control completo y automatizado de las existencias de productos, materias primas y bienes almacenados en las diferentes bodegas de la empresa.


A través de este módulo, el usuario puede gestionar entradas, salidas, transferencias internas, ajustes, devoluciones y reportes de inventario en tiempo real, asegurando trazabilidad y precisión en cada movimiento.

Este sistema está diseñado para adaptarse a empresas de cualquier tamaño y giro comercial, ofreciendo configuraciones flexibles para distintos tipos de producto, unidades de medida, numeraciones automáticas y alertas por niveles mínimos o vencimientos.

Alcance

Este manual tiene como objetivo guiar al usuario en el uso del Módulo de Inventarios dentro de Activa Software, abarcando desde la creación de catálogos base y bodegas hasta la gestión de documentos de inventario, configuraciones avanzadas y reportes analíticos.

Índice General

  • Sección 1 – Estructura del Módulo y Menú Principal

  • Sección 2 – Catálogos Base del Módulo de Inventarios

  • Sección 3 – Gestión de Bodegas (Almacenes)

  • Sección 4 – Creación y Administración de Productos (Items)

  • Sección 5 – Movimientos de Inventario

  • Sección 6 – Documentos de Inventario (Notas y Comprobantes)

  • Sección 7 – Configuración General del Módulo

  • Sección 8 – Reportes y Análisis de Inventario

  • Sección 9 – Gestión de Números de Serie y Lotes

  • Sección 10 – Aprobaciones y Firmas Electrónicas

  • Sección 11 – Integraciones del Módulo de Inventarios

  • Sección 12 – Restauración y Reinicio de Datos del Módulo

  • Sección 13 – Buenas Prácticas y Recomendaciones Generales

Sección 1 – Estructura del Módulo y Menú Principal

El módulo de Inventarios en Activa Software de Informática Guatemala está diseñado para ofrecer un control completo y estructurado sobre los productos, bienes y materiales almacenados dentro de su empresa.
Desde el menú lateral, los usuarios con permisos adecuados podrán acceder a las diferentes secciones del módulo, que agrupan las principales funciones relacionadas con la gestión del inventario: registro de productos, control de bodegas, movimientos de entrada y salida, configuraciones, reportes, y procesos de aprobación.

A continuación, se detalla la estructura del menú principal del módulo y la función de cada uno de sus apartados:

Nota: el orden del menú y los términos puede variar a para cada cliente.

1. Menú Principal del Módulo de Inventarios

El acceso al módulo se encuentra en el panel lateral izquierdo de Activa Software, bajo el nombre Inventarios.
Al desplegarlo, se muestran los siguientes submódulos:

1.1. Productos (Items)

Permite registrar, editar e importar todos los productos o materiales que maneja la empresa.
Desde esta sección se configuran los códigos internos (SKU), precios de compra y venta, unidades de medida, imágenes, descripción, colores, modelos, tallas y otras propiedades.
Además, incluye herramientas como:

  • Carga masiva desde Excel.

  • Gestión de existencias iniciales.

  • Impresión de códigos de barras.

  • Asignación de números de serie o lotes.

  • Control de vencimientos.

Este apartado es la base del módulo, ya que todos los movimientos de inventario (entradas, salidas, transferencias, ajustes) dependen de los productos registrados aquí.

1.2. Bodegas (Warehouses)

En esta sección se crean y administran las bodegas o almacenes donde se almacenan los productos.
El sistema permite:

  • Registrar múltiples bodegas con su nombre, código y dirección.

  • Asignar responsables o empleados encargados de cada bodega.

  • Asociar campos personalizados para información adicional (por ejemplo: zona, tipo, capacidad).

  • Ocultar bodegas sin existencias (opcional).

Las bodegas son esenciales para organizar físicamente el inventario y definir en qué ubicación se almacenan o entregan los productos.

1.3. Movimientos de Inventario

Desde este apartado se registran todos los movimientos físicos del inventario, clasificados en distintos tipos:

  • Entradas de Inventario (Recepción): ingreso de productos provenientes de compras, devoluciones o ajustes.

  • Salidas de Inventario (Entrega): despacho de productos por ventas, consumo interno o devoluciones a proveedor.

  • Transferencias Internas: movimiento de existencias entre bodegas dentro de la misma empresa.

  • Ajustes de Pérdida o Incremento: correcciones cuando el inventario físico no coincide con el inventario registrado.

Cada movimiento genera automáticamente su documento correspondiente (comprobante, nota o registro de trazabilidad).

1.4. Documentos de Inventario

En esta sección se centralizan todos los comprobantes generados por los movimientos del módulo:

  • Comprobantes de recepción y entrega.

  • Notas internas y de transferencia.

  • Listas de empaque (Packing List).

  • Devoluciones de compra o venta.

Los documentos se generan con numeraciones automáticas, prefijos configurables y opción de impresión en formato PDF.

1.5. Reportes

Permite consultar información detallada y resumida del inventario, como:

  • Existencias por bodega o producto.

  • Movimientos históricos.

  • Balance de inventario.

  • Valorización de existencias.

  • Reportes de productos por vencer o bajo mínimo.

  • Reporte de productos en garantía.

Estos reportes ayudan a la toma de decisiones sobre compras, reposiciones y control operativo.

1.6. Configuración

El submódulo Configuración agrupa todos los parámetros generales del módulo de inventarios, incluyendo:

  • Configuración de prefijos y numeraciones automáticas.

  • Alertas de stock mínimo y fechas de vencimiento.

  • Permisos de usuarios y roles.

  • Flujos de aprobación y firmas electrónicas.

  • Configuración de documentos PDF (comprobantes, notas, packing list, etc.).

  • Parámetros de integración con otros módulos (compras, ventas y contabilidad).

A través de estas opciones, la empresa puede personalizar el funcionamiento del módulo según sus necesidades operativas y políticas internas.

1.7. Restauración de Datos (opcional para administradores)

Esta función está disponible solo para administradores del sistema y permite realizar una eliminación controlada de los datos del módulo, como movimientos históricos, comprobantes y registros de inventario.
Antes de realizar esta acción, es recomendable generar una copia de seguridad completa del sistema.

2. Integración con Otros Módulos

El módulo de Inventarios está estrechamente conectado con los siguientes módulos del sistema:

  • Compras: para ingresar productos automáticamente al aprobar órdenes de compra.

  • Ventas: para generar salidas de inventario al emitir facturas o pedidos.

  • Producción: para descontar insumos y registrar productos terminados.

  • Contabilidad: para reflejar el valor actualizado de las existencias y sus variaciones.

Esta integración garantiza que el flujo de información sea automático y coherente en todos los procesos empresariales.

Sección 2 – Catálogos Base del Módulo de Inventarios

Antes de comenzar a registrar productos, movimientos o documentos, es necesario configurar los catálogos base del módulo de inventarios.
Estos catálogos definen las clasificaciones, unidades, numeraciones y límites de existencias que servirán como referencia en todas las operaciones posteriores.

El objetivo de esta sección es guiarle en la creación y administración de los principales catálogos del sistema:

2.1. Tipos de Productos 

Los tipos de productos permiten clasificar los artículos según su naturaleza o función dentro de la empresa (por ejemplo: materia prima, producto terminado, repuesto, herramienta, etc.).

Pasos para crear un nuevo tipo de producto:

  1. Ingrese al menú Inventarios → Configuración → Tipos de Producto.

  2. Haga clic en el botón “Agregar tipo de producto”.

  3. Complete los siguientes campos:

    • Código de tipo: abreviatura o código identificador.

    • Nombre del tipo: nombre descriptivo (ejemplo: “Materia Prima”).

    • Orden: define el orden en que aparecerá en los listados (números menores aparecen primero).

    • Mostrar: marque esta opción para que el tipo esté visible al crear productos.

    • Nota: campo opcional para observaciones internas.

  4. Haga clic en Guardar para finalizar.

Edición o eliminación:

  • Para editar un tipo, colóquese sobre él y seleccione Editar.

  • Para eliminarlo, haga clic en Eliminar y confirme la acción en la ventana emergente.

💡 Ejemplo práctico:
Si su empresa maneja productos de venta, repuestos y materiales de oficina, puede crear tres tipos:

  • TP01 – Producto de venta

  • TP02 – Repuesto

  • TP03 – Material de oficina

Esto facilitará los filtros y reportes dentro del sistema.

2.2. Grupos y Subgrupos de Productos

Los grupos y subgrupos permiten estructurar jerárquicamente los productos para una organización más precisa y búsquedas rápidas dentro del módulo.

Grupos de Productos:

  1. Ingrese a Inventarios → Configuración → Grupos de productos.

  2. Haga clic en Agregar grupo de producto.

  3. Complete los campos:

    • Código: abreviatura o clave del grupo.

    • Nombre del grupo: nombre descriptivo (ejemplo: “Electrónicos”, “Accesorios”).

    • Orden: define el orden de aparición en las listas.

    • Mostrar: marque si desea que esté disponible en los formularios de productos.

    • Nota: opcional para comentarios internos.

  4. Haga clic en Guardar.

Subgrupos de Productos:

  1. Ingrese a Inventarios → Configuración → Subgrupos de productos.

  2. Haga clic en Agregar subgrupo.

  3. Complete los campos:

    • Código: abreviatura del subgrupo.

    • Nombre del subgrupo: ejemplo: “Laptops”, “Tablets”.

    • Grupo principal: seleccione el grupo al cual pertenece.

    • Orden: posición dentro de la lista.

    • Mostrar: marque para habilitarlo en el formulario de productos.

    • Nota: opcional.

  4. Haga clic en Guardar.

💡 Ejemplo práctico:

  • Grupo: Electrónicos

    • Subgrupos: Laptops, Tablets, Teléfonos móviles

De esta manera podrá filtrar o generar reportes por categoría o familia de producto.

2.3. Unidades de Medida 

Las unidades de medida determinan cómo se cuantifican los productos (por ejemplo: unidad, kilogramo, caja, metro).

Pasos para crear una nueva unidad:

  1. Ingrese a Inventarios → Configuración → Unidades de medida.

  2. Haga clic en Agregar unidad.

  3. Complete los siguientes campos:

    • Código de unidad: abreviatura (por ejemplo: “UND”, “KG”, “M”).

    • Nombre: nombre completo de la unidad (por ejemplo: “Unidad”, “Kilogramo”).

    • Símbolo: símbolo correspondiente (ejemplo: “kg”, “m”, “pcs”).

    • Orden: posición dentro del listado.

    • Mostrar: marque esta opción para que la unidad sea visible en el formulario de productos.

    • Nota: opcional para comentarios o equivalencias.

  4. Haga clic en Guardar.

Edición o eliminación:

Puede modificar o eliminar cualquier unidad desde el mismo listado, usando los botones Editar o Eliminar.

💡 Ejemplo práctico:

  • UND – Unidad

  • CJ – Caja

  • KG – Kilogramo

  • M – Metro

Estas unidades se seleccionan al crear productos o registrar movimientos de inventario.

2.4. Campos Personalizados 

Los campos personalizados permiten agregar información adicional a las bodegas, productos o documentos según las necesidades de su empresa.

Para crear un campo personalizado:

  1. Ingrese a Configuración → Campos Personalizados → Nuevo Campo Personalizado.

  2. Complete los campos:

    • Aplicar a: seleccione el tipo de entidad (Producto, Bodega, Movimiento, etc.).

    • Nombre del campo: texto descriptivo.

    • Tipo: elija el tipo de dato (texto, número, lista, fecha, casilla, etc.).

    • Valor predeterminado: opcional.

    • Orden: posición en el formulario.

  3. Haga clic en Guardar.

Asignar campos a bodegas:

  1. Vaya a Inventarios → Configuración → Campos personalizados de bodega.

  2. Seleccione el campo creado y la bodega a la que desea asignarlo.

  3. Guarde los cambios.

Los campos personalizados aparecerán dentro de la pestaña Campos personalizados en la pantalla de edición de la bodega o del producto correspondiente.

💡 Ejemplo práctico:
Puede crear un campo “Capacidad máxima (m³)” para cada bodega, o “Proveedor principal” para los productos.

2.5. Prefijos y Numeración Automática

El sistema utiliza prefijos y numeraciones automáticas para los documentos generados en el módulo de inventarios.
Esto garantiza que cada registro tenga una referencia única y consecutiva.

Para configurar los prefijos:

  1. Ingrese a Inventarios → Configuración → Prefijos y Numeración.

  2. Complete los siguientes campos según el tipo de documento:

    • Nota de recepción de inventario (Entradas): prefijo y número siguiente.

    • Nota de entrega de inventario (Salidas): prefijo y número siguiente.

    • Nota interna de traslado: prefijo y número siguiente.

    • Lista de empaque (Packing List): prefijo y número siguiente.

    • Notas de devolución: prefijos independientes para devoluciones de compra y venta.

    • Prefijo de SKU: cadena que se antepone al código del producto.

    • Prefijos para lotes o series: configurables según la política de trazabilidad.

  3. Haga clic en Guardar para aplicar los cambios.
    El sistema incrementará automáticamente el número de cada documento conforme se vayan generando.

💡 Ejemplo práctico:

  • NK-0001 → Nota de recepción de inventario

  • XK-0001 → Nota de entrega

  • ID-0001 → Traslado interno

2.6. Valores Mínimos y Máximos de Inventario

Los valores mínimos y máximos permiten definir los límites de existencias aceptables para cada producto.
Cuando un artículo baja del mínimo, el sistema mostrará alertas visuales y puede enviar notificaciones automáticas al personal encargado.

Pasos para establecer estos valores:

  1. Ingrese a Inventarios → Configuración → Valores Mínimos y Máximos.

  2. Localice el producto en la lista.

  3. Ingrese:

    • Valor mínimo: cantidad mínima recomendada antes de solicitar reposición.

    • Valor máximo: cantidad máxima recomendada para evitar sobre stock.

  4. Haga clic en Guardar.

Estos valores aparecerán reflejados en la pantalla principal de productos con indicadores visuales:

  • Rojo: existencias por debajo del mínimo.

  • Amarillo: dentro del rango intermedio.

  • Verde: dentro del nivel óptimo.

💡 Ejemplo práctico:
El producto “Tornillo 1/2 pulgada” puede tener:

  • Mínimo: 50 unidades

  • Máximo: 500 unidades
    Si baja de 50, el sistema enviará una alerta al usuario responsable del inventario.

Sección 3 – Gestión de Bodegas (Almacenes)

El control de bodegas es una parte fundamental del módulo de Inventarios en Activa Software de Informática Guatemala.
A través de esta funcionalidad, su empresa puede registrar, administrar y supervisar los distintos almacenes o centros de distribución donde se resguardan los productos, materiales o activos.

Cada bodega puede configurarse de forma independiente, asignar personal responsable, definir campos personalizados y, si se desea, ocultarse de las vistas generales cuando no posee existencias.

3.1. Crear una Nueva Bodega

Para registrar una nueva bodega dentro del sistema, siga los pasos a continuación:

  1. Ingrese al menú lateral Inventarios → Bodegas.

  2. Haga clic en el botón “Agregar bodega” ubicado en la parte superior derecha.

  3. Complete los campos solicitados en el formulario:

    • Código de bodega: código interno o identificador único (ejemplo: BOD-01).

    • Nombre de la bodega: nombre descriptivo (ejemplo: Bodega Central Zona 12).

    • Orden: número que define el orden de aparición en los listados o menús desplegables.

    • Asignar a personal: seleccione al empleado o grupo de empleados responsables de esta bodega.

      • Solo el personal asignado podrá crear o aprobar movimientos (entradas, salidas, ajustes, etc.) relacionados con esa bodega.

    • Dirección: ingrese la dirección completa (Ciudad, Departamento, Código Postal, País).

    • Nota: campo opcional para observaciones o detalles específicos.

    • Mostrar: marque esta opción si desea que la bodega sea visible en los formularios del sistema.

    • Ocultar bodega sin existencias: active esta casilla si desea que las bodegas vacías no aparezcan en el listado de selección al crear movimientos o al visualizar productos.

  4. Haga clic en Guardar para registrar la nueva bodega.

💡 Ejemplo práctico:

La empresa puede crear las siguientes bodegas:

  • BOD-01: Bodega Central Guatemala

  • BOD-02: Almacén Zona Franca Puerto Barrios

  • BOD-03: Bodega Occidente (Quetzaltenango)

Esto permite controlar inventarios por ubicación geográfica y realizar transferencias entre ellas de forma independiente.

3.2. Editar una Bodega Existente

Si necesita modificar los datos de una bodega ya creada:

  1. Ingrese a Inventarios → Bodegas.

  2. Coloque el cursor sobre la bodega que desea actualizar y haga clic en Editar.

  3. Realice los cambios necesarios en cualquiera de los campos disponibles.

  4. Haga clic en Guardar para aplicar los cambios.

⚠️ Nota: Los cambios en la asignación de personal o el ocultamiento de la bodega se aplican de forma inmediata al guardar.

3.3. Eliminar una Bodega

Para eliminar una bodega que ya no se utiliza:

  1. Ingrese a Inventarios → Bodegas.

  2. Coloque el cursor sobre la bodega a eliminar y haga clic en Eliminar.

  3. Confirme la acción en la ventana emergente.

⚠️ Importante: Solo puede eliminar bodegas que no tengan movimientos o productos activos asociados. Si la bodega tiene existencias registradas, primero debe transferir o ajustar su inventario antes de eliminarla.

3.4. Asignación de Personal Responsable

Cada bodega puede tener uno o varios colaboradores asignados.
Estos usuarios podrán realizar las siguientes acciones sobre la bodega que les ha sido asignada:

  • Crear notas de recepción (entradas).

  • Registrar entregas de inventario (salidas).

  • Realizar ajustes o traslados internos.

  • Consultar reportes y existencias de su bodega.

Pasos para asignar personal:

  1. Al crear o editar una bodega, localice el campo Asignar a personal.

  2. Seleccione uno o varios empleados desde la lista desplegable.

  3. Guarde los cambios.

🧩 Solo los administradores o usuarios con permisos de nivel superior podrán asignar o modificar responsables de bodega.

💡 Ejemplo práctico:

  • Bodega Central: asignada a “Carlos López – Encargado de Almacén”.

  • Bodega Zona Franca: asignada a “Ana Méndez – Coordinadora Logística”.

De esta manera, el sistema restringe el acceso y mantiene un control más seguro de los movimientos registrados.

3.5. Campos Personalizados por Bodega

Activa Software permite agregar información adicional mediante campos personalizados, los cuales pueden aplicarse a una o varias bodegas según las necesidades de la empresa.

Creación y asignación de campos personalizados:

  1. Ingrese a Configuración → Campos Personalizados → Nuevo Campo Personalizado.

  2. En el campo Aplicar a, seleccione Bodega.

  3. Defina el nombre, tipo de dato (texto, lista, número, fecha, etc.) y el orden de aparición.

  4. Guarde el campo.

  5. Vaya al menú Inventarios → Configuración → Campos personalizados de bodega.

  6. Seleccione el campo recién creado y la bodega a la que desea asignarlo.

  7. Guarde los cambios.

Los campos personalizados aparecerán dentro de la pestaña Campos personalizados al editar la bodega.

💡 Ejemplo práctico:
Puede agregar campos como:

  • “Capacidad máxima (m³)”

  • “Tipo de almacenamiento”

  • “Zona o nivel de riesgo”

  • “Horario de operación”

3.6. Ocultar Bodegas sin Existencias

Para mantener una vista limpia y enfocada en las bodegas activas, el sistema permite ocultar automáticamente aquellas que no tengan existencias.

Cómo activar esta opción:

  1. Ingrese a Inventarios → Bodegas → Editar bodega.

  2. Marque la casilla Ocultar bodega sin existencias (en el menú de productos).

  3. Guarde los cambios.

Al activar esta opción, las bodegas sin inventario dejarán de mostrarse en el listado de selección al crear o editar productos, movimientos o reportes.
Sin embargo, seguirán disponibles para consulta en la vista administrativa.

💡 Ejemplo práctico:
Si la “Bodega Temporal” queda vacía después de una transferencia, el sistema la ocultará automáticamente de los menús de selección hasta que se ingrese nuevo inventario.

3.7. Visualización del Estado de la Bodega

Cada registro de bodega muestra una columna de estado en la lista principal.
Si la cantidad actual de inventario está por debajo del valor mínimo establecido, se mostrará un indicador con el texto “Inventario inseguro”, alertando al usuario responsable.

Esto permite identificar rápidamente qué bodegas requieren atención o reabastecimiento.

Sección 4 – Creación y Administración de Productos (Items)

La correcta configuración de los productos o artículos (Items) es fundamental para el funcionamiento del módulo de Inventarios en Activa Software de Informática Guatemala.
Cada producto registrado servirá como base para las operaciones de compras, ventas, transferencias, ajustes, reportes y control de existencias.

El sistema permite crear productos de forma individual o masiva, definir propiedades, precios, impuestos, variaciones y asociarles números de serie o lotes para un control completo de trazabilidad.

4.1. Creación de un Nuevo Producto

Para registrar un nuevo producto dentro del sistema:

  1. Ingrese al menú lateral Inventarios → Productos.

  2. Haga clic en el botón “Agregar producto”.

  3. Complete la información solicitada en cada sección del formulario:

Datos generales:

  • Código de producto: identificador único del artículo.

    • Este código no puede repetirse.

    • Se utiliza internamente para búsquedas y reportes.

  • Nombre del producto: nombre completo del artículo (por ejemplo, “Monitor Samsung 24 pulgadas”).

  • Código de barras: se genera automáticamente, compuesto únicamente por números.

  • Código SKU: código interno o referencia comercial para identificación rápida.

  • Nombre SKU: se completa automáticamente con el nombre del producto, pero puede personalizarse.

  • Etiquetas (Tags): palabras clave que facilitan búsquedas o categorizaciones.

  • Descripción breve: información principal del artículo (por ejemplo, tamaño, capacidad o características).

  • Bodega predeterminada: seleccione una bodega base (opcional).

  • Tipo de producto: elija entre los tipos configurados (materia prima, producto terminado, etc.).

  • Unidad de medida: seleccione la unidad desde el catálogo de unidades.

  • Grupo y subgrupo: clasificaciones jerárquicas configuradas previamente.

  • Impuestos (Tax 1 / Tax 2): seleccione los impuestos aplicables (por ejemplo, IVA 12%).

Precios:

  • Precio de compra: costo al que la empresa adquiere el producto.

  • Tasa de ganancia (% de utilidad): margen que se aplicará sobre el costo para calcular el precio de venta.

  • Precio de venta: calculado automáticamente con base en la fórmula configurada o ingresado manualmente.

    • Ejemplo: Precio de compra Q100, ganancia 20% → precio de venta Q120.

Configuraciones adicionales:

  • No actualizar cantidades de inventario: marque esta opción si el producto no requiere control de existencias (por ejemplo, servicios).

  • Puede venderse: permite usar el artículo en el módulo de Ventas.

  • Puede comprarse: habilita el artículo en el módulo de Compras.

  • Puede manejar inventario: lo incluye en los reportes y movimientos del módulo de Inventarios.

  • Puede utilizarse en producción: habilita su uso en órdenes de producción o manufactura.

  1. Una vez completado el formulario, haga clic en Guardar.

💡 Ejemplo práctico:

  • Código: PRD-001

  • Nombre: Impresora Epson L3250

  • Unidad: Unidad

  • Grupo: Equipos electrónicos

  • Subgrupo: Impresoras

  • Precio de compra: Q1,200

  • Ganancia: 25%

  • Precio de venta: Q1,500

  • Puede venderse: ✅

  • Puede comprarse: ✅

  • Puede manejar inventario: ✅

4.2. Propiedades del Producto

Cada producto puede tener atributos adicionales que ayudan a su clasificación, seguimiento y control visual en el sistema.

Propiedades disponibles:

  • Origen: país o lugar de fabricación.

  • Estilo: categoría de diseño o tipo (por ejemplo, “Industrial”, “Comercial”, “Doméstico”).

  • Modelo: versión o referencia técnica (por ejemplo, “X200”, “Pro 14”).

  • Talla / Tamaño: útil para productos con dimensiones o medidas (por ejemplo, “S, M, L, XL”).

  • Color: variante cromática del producto.

  • Garantía (meses): tiempo de garantía del artículo.

    • El sistema enviará una notificación al administrador cuando la garantía expire.

Estas propiedades se configuran desde Inventarios → Configuración → Catálogos → Propiedades, y pueden seleccionarse al crear o editar un producto.

💡 Ejemplo:

Un producto “Camisa Polo Azul” podría tener:

  • Estilo: Casual

  • Talla: L

  • Color: Azul

  • Modelo: 2024

  • Garantía: 6 meses

4.3. Variaciones de Producto

Activa Software permite crear productos con variaciones, como diferentes colores, tallas o capacidades, manteniendo una relación con el producto principal.

Pasos para crear variaciones:

  1. Al agregar un producto, abra la pestaña Variaciones.

  2. Haga clic en Agregar variación.

  3. Defina:

    • Nombre de la variación: (por ejemplo, “Color”, “Talla”).

    • Opciones: (por ejemplo, “Rojo”, “Azul”, “Negro”).

  4. El sistema generará automáticamente las combinaciones posibles.

⚠️ Una vez guardado el producto, no es posible modificar los atributos de variación.
Si necesita cambiarlos, deberá eliminar las variaciones existentes y volver a crearlas.

💡 Ejemplo práctico:
Producto base: Zapatos deportivos
Variación 1: Talla (38, 39, 40, 41)
Variación 2: Color (Negro, Blanco)
→ El sistema generará ocho combinaciones automáticas.

4.4. Edición y Eliminación de Productos

Editar producto:

  1. Ingrese a Inventarios → Productos.

  2. Pase el cursor sobre el producto y seleccione Editar.

  3. Modifique los datos necesarios.

  4. Haga clic en Guardar.

⚠️ Si el producto tiene variaciones activas, no podrá agregar ni eliminar atributos de variación; solo podrá actualizar precios o descripciones.

Eliminar producto:

  1. En el listado de productos, seleccione el artículo y haga clic en Eliminar.

  2. Confirme la acción en la ventana emergente.

Si el producto tiene movimientos históricos o variaciones activas, el sistema solicitará eliminar primero las variaciones antes de eliminar el producto padre.

4.5. Importación Masiva de Productos (Carga desde Excel)

El sistema permite cargar varios productos de forma simultánea mediante un archivo Excel.

Pasos para la importación:

  1. Ingrese a Inventarios → Productos → Importar productos.

  2. Haga clic en Descargar plantilla para obtener el formato correcto.

  3. Llene el archivo Excel con los datos de cada producto (código, nombre, precios, unidades, etc.).

  4. Cargue el archivo usando el botón Seleccionar archivo → Importar.

  5. Si ocurre un error, el sistema mostrará un botón Descargar archivo de errores para revisar los detalles.

💡 Recomendación:
Divida los archivos en bloques de hasta 200 registros por carga para asegurar una importación rápida y sin errores.

4.6. Existencias Iniciales (Apertura de Stock)

Permite ingresar las cantidades iniciales de productos al comenzar el uso del módulo o al registrar inventario por primera vez.

Agregar existencias iniciales:

  1. Ingrese a Inventarios → Productos.

  2. En el listado, coloque el cursor sobre el producto y haga clic en Agregar existencias iniciales.

  3. Complete la información:

    • Bodega de ingreso.

    • Lote o número de serie.

    • Fecha de vencimiento (si aplica).

    • Cantidad inicial.

  4. Haga clic en Guardar.

Importar existencias iniciales desde Excel:

  1. Desde el mismo menú, haga clic en Importar existencias iniciales.

  2. Descargue la plantilla, complete los datos y cargue el archivo.

  3. Si hay errores, descargue el reporte de errores para corregirlos.

⚠️ Los lotes y fechas de vencimiento solo pueden ingresarse al crear la existencia inicial. Posteriormente, únicamente podrá modificarse la cantidad.

4.7. Impresión de Códigos de Barras

Activa Software permite generar e imprimir códigos de barras para los productos de forma individual o masiva.

Configuración previa:

  1. Ingrese a Inventarios → Configuración → General → Pestaña Productos (Items).

  2. Active las opciones:

    • “Mostrar descripción corta bajo el código de barras”.

    • “Mostrar precio en el código de barras”.

Impresión:

  1. En el listado de productos, haga clic en Imprimir códigos de barras.

  2. Elija entre:

    • Imprimir todos los productos.

    • Seleccionar productos específicos.

  3. Indique la cantidad de etiquetas a imprimir por producto.

  4. Haga clic en Confirmar.

Cada etiqueta puede incluir el código, el nombre, la descripción corta y el precio de venta según la configuración seleccionada.

4.8. Gestión de Números de Serie

Los números de serie se utilizan para rastrear unidades únicas de un mismo producto (por ejemplo, electrónicos o maquinaria).

Agregar o actualizar números de serie:

  1. Ingrese a Inventarios → Productos → Números de serie.

  2. Elija el tipo de operación:

    • Agregar número de serie: para artículos con inventario disponible pero sin registro de serie.

    • Actualizar número de serie: para productos ya registrados con número asignado.

  3. Seleccione los productos y descargue la plantilla.

  4. Complete la columna Número de serie en el archivo Excel.

  5. Importe el archivo nuevamente y guarde los cambios.

⚠️ No agregue ni elimine columnas del archivo original. Solo edite la columna azul correspondiente al número de serie.

💡 Ejemplo práctico:

Un distribuidor de equipos tecnológicos puede usar esta función para registrar el número de serie de cada laptop vendida, garantizando trazabilidad en devoluciones, garantías o mantenimiento.

Sección 5 – Movimientos de Inventario

El módulo de Inventarios en Activa Software de Informática Guatemala permite registrar, controlar y auditar todos los movimientos que afectan las existencias de productos en las distintas bodegas de la empresa.

Los movimientos pueden ser automáticos, generados desde otros módulos como Compras, Ventas o Producción, o manuales, ingresados directamente por el personal de inventario cuando se realiza una operación física no asociada a un documento externo.

Cada movimiento queda respaldado con su comprobante o documento de inventario, numerado automáticamente, garantizando trazabilidad total y registros consistentes en el sistema.

5.1. Tipos de Movimientos de Inventario

Existen cinco tipos principales de movimientos dentro del sistema:

Tipo de movimiento Descripción Ejemplo
Entrada de Inventario Incrementa las existencias de productos. Ingreso por compra o ajuste de ingreso.
Salida de Inventario Disminuye las existencias de productos. Venta o consumo interno.
Transferencia Interna Mueve productos entre bodegas de la misma empresa. Traslado de bodega central a sucursal.
Ajuste de Inventario Corrige diferencias físicas o errores en conteo. Ajuste por pérdida o sobrante.
Devolución Reingreso o salida de productos devueltos. Devolución de cliente o proveedor.

5.2. Entradas de Inventario (Recepción de Productos)

Las entradas de inventario se utilizan para registrar el ingreso de productos a una bodega.
Pueden generarse automáticamente desde una Orden de Compra aprobada o manualmente desde el módulo de Inventarios.

A. Entradas automáticas:

Cuando se aprueba una orden de compra, el sistema crea automáticamente una nota de recepción de inventario, con los productos, cantidades y precios incluidos en la orden.

B. Entradas manuales:

  1. Ingrese al menú Inventarios → Movimientos → Entradas.

  2. Haga clic en el botón “Nueva entrada de inventario”.

  3. Complete los siguientes campos:

    • Bodega de destino: seleccione la bodega donde ingresarán los productos.

    • Referencia: número o código opcional de control interno.

    • Proveedor (opcional): puede seleccionar un proveedor vinculado.

    • Fecha de recepción: fecha en la que ingresan los productos.

    • Descripción: motivo o detalle del ingreso.

  4. En la sección Productos, agregue cada artículo:

    • Seleccione el producto desde el buscador.

    • Indique la cantidad recibida.

    • Ingrese el costo unitario (si aplica).

    • Asigne lote o número de serie, si corresponde.

  5. Haga clic en Guardar para registrar la entrada.

El sistema generará automáticamente un Comprobante de Recepción de Inventario (CRI) con numeración consecutiva y opción de impresión en PDF.

💡 Ejemplo práctico:

La empresa recibe 200 cajas de tornillos compradas a Proveeduría Técnica.
Se registra una entrada en la bodega central con código CRI-000245, incrementando el stock disponible.

5.3. Salidas de Inventario (Despacho o Entrega)

Las salidas de inventario disminuyen la cantidad de productos en existencia.
Pueden originarse de forma automática (por una venta o entrega aprobada) o manual, cuando se realiza una entrega directa o consumo interno.

A. Salidas automáticas:

  • Al aprobar una factura o pedido de venta, el sistema genera una nota de entrega de inventario (NEI), descontando automáticamente los productos de la bodega asignada.

B. Salidas manuales:

  1. Ingrese a Inventarios → Movimientos → Salidas.

  2. Haga clic en “Nueva salida de inventario”.

  3. Complete:

    • Bodega de origen.

    • Cliente o destino (opcional).

    • Fecha de salida.

    • Motivo: entrega, préstamo, consumo interno, etc.

  4. En la tabla de productos:

    • Seleccione el artículo.

    • Indique la cantidad despachada.

    • Si el producto maneja número de serie o lote, selecciónelo.

  5. Haga clic en Guardar.

El sistema generará el documento Nota de Entrega de Inventario (NEI), con numeración automática y opción de impresión.

💡 Ejemplo práctico:

Desde la Bodega Central se entregan 10 cajas de papel bond al Departamento de Contabilidad.
Se registra la salida NEI-000122, restando el inventario disponible en esa bodega.

5.4. Transferencias Internas entre Bodegas

Este movimiento permite trasladar productos de una bodega a otra, manteniendo trazabilidad y control de stock en ambas ubicaciones.

Pasos para registrar una transferencia:

  1. Ingrese a Inventarios → Movimientos → Transferencias internas.

  2. Haga clic en “Nueva transferencia”.

  3. Complete:

    • Bodega de origen.

    • Bodega de destino.

    • Fecha de traslado.

    • Motivo o referencia.

  4. En la tabla de productos:

    • Seleccione los artículos que serán trasladados.

    • Indique las cantidades.

    • Si aplica, seleccione el lote o número de serie.

  5. Haga clic en Guardar.

El sistema generará un documento Nota de Transferencia Interna (NTI).
Cuando se aprueba el movimiento, el sistema descuenta las existencias de la bodega de origen y las incrementa en la bodega de destino.

💡 Ejemplo práctico:

Se trasladan 50 galones de pintura de la Bodega Central a la Bodega de Proyecto Zona 5.
Se genera la NTI-00034, reflejando automáticamente los cambios en ambas bodegas.

5.5. Ajustes de Inventario (Pérdidas y Correcciones)

Los ajustes permiten corregir diferencias entre el inventario físico y el inventario registrado en el sistema.
Pueden deberse a pérdidas, sobrantes o errores en conteo.

Pasos para realizar un ajuste:

  1. Ingrese a Inventarios → Movimientos → Ajustes.

  2. Haga clic en “Nuevo ajuste de inventario”.

  3. Complete:

    • Tipo de ajuste: Incremento (agrega existencias) o Decremento (reduce existencias).

    • Bodega: seleccione la bodega afectada.

    • Motivo del ajuste: (por ejemplo: “Diferencia de conteo físico”).

    • Fecha del ajuste.

  4. En la tabla de productos:

    • Seleccione el artículo.

    • Indique la cantidad a ajustar (positiva o negativa).

    • Agregue observaciones si aplica.

  5. Haga clic en Guardar.

El sistema generará un documento Nota de Ajuste de Inventario (NAI) y registrará el cambio en el historial de movimientos.

💡 Ejemplo práctico:

En un conteo físico se detectan 2 cajas menos de cables eléctricos.
Se realiza un ajuste de decremento por -2 unidades en la Bodega Central con código NAI-00017.

5.6. Devoluciones de Compra y Venta

El sistema permite registrar devoluciones de productos tanto a proveedores como desde clientes.

A. Devoluciones de compra (al proveedor):

  1. Ingrese a Inventarios → Movimientos → Devoluciones → Compra.

  2. Haga clic en “Nueva devolución de compra”.

  3. Seleccione:

    • Proveedor.

    • Bodega de origen.

    • Productos devueltos y cantidades.

  4. Haga clic en Guardar.

El sistema descontará el inventario correspondiente y generará el documento Nota de Devolución de Compra (NDC).

B. Devoluciones de venta (desde el cliente):

  1. Ingrese a Inventarios → Movimientos → Devoluciones → Venta.

  2. Haga clic en “Nueva devolución de venta”.

  3. Seleccione:

    • Cliente.

    • Bodega receptora.

    • Productos devueltos.

  4. Guarde la nota.

El sistema incrementará automáticamente el inventario disponible y generará el documento Nota de Devolución de Venta (NDV).

💡 Ejemplo práctico:

Un cliente devuelve 3 lámparas defectuosas.
Se registra la devolución NDV-00015, incrementando las existencias del producto en la Bodega Central.

5.7. Recomendaciones Prácticas

  • Revise periódicamente los reportes de movimientos para detectar diferencias o registros duplicados.

  • Utilice la función de filtros por tipo de movimiento, fecha o bodega para búsquedas rápidas.

  • Evite realizar ajustes manuales sin autorización del encargado de inventario.

  • Exporte el historial de movimientos en Excel para auditorías o conciliaciones.

  • Configure alertas por correo para movimientos críticos (opcional, desde Ajustes → Notificaciones).

Continúe leyendo en: Manual de usuario Módulo de Inventarios - Parte 2

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