Manual del Módulo de Inventarios — Parte 2

Lea antes la primer parte del manual en este enlace: Manual de usuario Módulo de inventarios - Parte 1

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Sección 6 – Documentos de Inventario (Notas y Comprobantes)

Cada movimiento dentro del módulo de Inventarios en Activa Software de Informática Guatemala genera automáticamente un documento o comprobante que sirve como respaldo del proceso realizado.
Estos documentos son esenciales para mantener la trazabilidad, el control administrativo y la integridad de la información registrada.

Los comprobantes incluyen datos del producto, cantidades, bodegas involucradas, responsables, fecha y número correlativo generado automáticamente por el sistema.
Además, pueden visualizarse, descargarse en formato PDF, imprimirse o reenviarse por correo electrónico según los permisos del usuario.

6.1. Tipos de Documentos de Inventario

El sistema genera los siguientes tipos principales de documentos:

6.2. Comprobante de Recepción (Entradas de Inventario)

El Comprobante de Recepción de Inventario (CRI) se genera automáticamente cuando se realiza una entrada, ya sea manual o desde una orden de compra aprobada.
Este documento respalda el ingreso físico de los productos al almacén y detalla la cantidad, costo, proveedor y ubicación.

Campos principales del CRI:

• Número de comprobante (autogenerado con prefijo configurado).

• Fecha y hora de recepción.

• Bodega de destino.

• Proveedor (si aplica).

• Usuario que registró la entrada.

• Productos incluidos, con cantidad, precio y subtotal.

• Total del valor ingresado.

• Firma o sello digital del responsable (opcional).

Acciones disponibles:

• Descargar o imprimir el comprobante en formato PDF.

• Enviar por correo electrónico a un supervisor o proveedor.

• Consultar el historial desde Inventarios → Documentos → Recepciones.

💡 Ejemplo práctico:

Al recibir 50 unidades de tinta HP compradas a Distribuidora Global, el sistema genera el documento CRI-00056, indicando la fecha, el proveedor y el usuario que registró la entrada.

6.3. Comprobante de Entrega (Salidas de Inventario)

El Comprobante de Entrega de Inventario (CEI) se emite automáticamente al registrar una salida de inventario por venta, despacho o consumo interno.

Campos principales del CEI:

• Número de comprobante con prefijo configurado.

• Fecha de emisión.

• Cliente o destinatario (si aplica).

• Bodega de origen.

• Detalle de productos entregados, cantidad, serie o lote.

• Usuario que registró la salida.

• Firma o validación del responsable de despacho.

Acciones disponibles:

• Visualizar o imprimir el documento.

• Descargarlo en PDF.

• Consultarlo desde Inventarios → Documentos → Entregas.

💡 Ejemplo práctico:

Desde la Bodega Central se despachan 20 impresoras a la tienda de zona 9.
Se genera automáticamente el documento CEI-00087, el cual puede imprimirse y entregarse junto con el material.

6.4. Notas Internas

Las Notas Internas (NI) se utilizan para registrar movimientos de inventario no relacionados con una compra o venta directa, como traslados internos, ajustes o consumos administrativos.

Usos más comunes:

• Transferencias entre bodegas.

• Ajustes de inventario (diferencias por conteo).

• Movimientos de stock temporales.

• Préstamos de materiales internos.

Contenido de la Nota Interna:

• Número de documento (NI-xxxx).

• Fecha y tipo de movimiento.

• Bodegas involucradas.

• Productos con cantidad ajustada.

• Usuario responsable.

• Motivo u observaciones.

💡 Ejemplo práctico:

Se realiza un traslado de 10 cajas de repuestos de la Bodega Central a la Bodega de Servicio Técnico.
El sistema genera el documento NI-00022 indicando origen, destino y usuario que ejecutó la transferencia.

6.5. Listas de Empaque (Packing List)

La Lista de Empaque (PL) es un documento informativo que detalla los productos incluidos en un envío o despacho, generalmente utilizado para entregas grandes, exportaciones o pedidos con múltiples artículos.

Generación de una Lista de Empaque:

1. Ingrese a Inventarios → Documentos → Listas de Empaque.

2. Haga clic en “Nueva lista de empaque”.

3. Seleccione:

   • Bodega de salida.

   • Destino o cliente.

   • Fecha de envío.

   • Motivo o referencia (ej. pedido de venta #125).

4. Agregue los productos que se incluirán en el despacho.

5. Guarde los cambios.

El sistema generará el documento PL-000XX, el cual podrá imprimirse o descargarse en PDF.

Campos principales:

• Número de lista de empaque.

• Nombre y dirección del cliente o destinatario.

• Detalle de los productos despachados.

• Peso total y volumen (si aplica).

• Observaciones o instrucciones especiales.

💡 Ejemplo práctico:

Para un pedido de exportación hacia El Salvador, se genera la lista PL-00012 indicando las 12 referencias de producto incluidas, con sus cantidades, peso total y destino final.

6.6. Notas de Devolución (Recepción o Entrega)

Las Notas de Devolución documentan los productos devueltos tanto por proveedores como por clientes.

A. Nota de Devolución de Compra (NDC):

• Se genera al devolver productos al proveedor.

• El sistema descuenta el inventario y crea automáticamente el documento NDC-000XX.

• Incluye los datos del proveedor, motivo de devolución y detalle de productos.

B. Nota de Devolución de Venta (NDV):

• Se genera al recibir productos devueltos por un cliente.

• El sistema incrementa el inventario y genera el documento NDV-000XX.

• Incluye cliente, motivo y lista de productos devueltos.

💡 Ejemplo práctico:

Un cliente devuelve 5 teclados defectuosos.
El sistema genera la nota NDV-00009, indicando la bodega receptora, fecha y descripción de la devolución.

6.7. Numeración y Prefijos de Documentos

Cada tipo de documento utiliza una numeración secuencial independiente, que puede configurarse desde Inventarios → Configuración → Prefijos y Numeración.

⚙️ Estos prefijos pueden personalizarse según las políticas internas de su empresa.

6.8. Visualización y Descarga de Documentos

Todos los documentos generados quedan almacenados en el sistema y pueden consultarse en cualquier momento.

Pasos para visualizar o descargar:

1. Ingrese a Inventarios → Documentos.

2. Seleccione el tipo de documento que desea consultar.

3. Use los filtros por fecha, tipo de movimiento o usuario.

4. Haga clic sobre el documento para abrirlo.

5. Desde el visor, podrá:

   • Descargar el archivo en formato PDF.

   • Enviarlo por correo.

   • Imprimirlo directamente.

💡 Ejemplo práctico:

El administrador puede revisar los últimos 10 Comprobantes de Entrega (CEI) generados durante la semana, filtrando por fecha y bodega.

6.9. Recomendaciones Prácticas

• Configure correctamente los prefijos antes de comenzar a usar el módulo para evitar duplicados.

• Revise los documentos generados diariamente para asegurar la coherencia con los movimientos físicos.

• Utilice las Listas de Empaque para envíos grandes o exportaciones, ya que agilizan la verificación en destino.

• Guarde una copia digital firmada de cada documento importante en el historial de clientes o proveedores.

• Si se detecta un error, cancele el documento y emita uno nuevo para mantener el historial limpio y auditable.

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Sección 7 – Configuración General del Módulo

La Configuración General del Módulo de Inventarios en Activa Software de Informática Guatemala permite adaptar el funcionamiento del sistema a las políticas, procedimientos y estructura organizacional de su empresa.
Desde este apartado, los administradores pueden definir parámetros globales como los prefijos y numeraciones de documentos, manejo de lotes y series, alertas de existencias mínimas, procesos de aprobación, firmas electrónicas y permisos por rol de usuario.

Estas configuraciones se encuentran en el menú principal del sistema bajo la ruta:
Ajustes → Inventarios

7.1. Configuración General

Esta sección define el comportamiento operativo del módulo, así como la apariencia y el formato de los documentos generados (comprobantes, notas, packing list, etc.).

Pasos para acceder:

1. Ingrese al menú Ajustes → Inventarios → Configuración General.

2. En la pestaña principal, encontrará las siguientes opciones:

Opciones principales:

💡 Ejemplo práctico:

Si su empresa maneja productos electrónicos con número de serie único, debe activar la opción “Control de números de serie” y configurar los campos correspondientes en el formulario del producto.

7.2. Configuración de Prefijos y Numeraciones

Cada documento generado por el módulo de inventarios utiliza una numeración consecutiva con un prefijo configurable.
Esto facilita la identificación y clasificación de los movimientos dentro del sistema.

Pasos para configurar:

1. Ingrese a Ajustes → Inventarios → Prefijos y Numeración.

2. Localice el tipo de documento que desea configurar (por ejemplo, Recepción, Entrega, Transferencia).

3. Complete los siguientes campos:

   • Prefijo: abreviatura identificadora (ejemplo: “CRI” para Comprobante de Recepción de Inventario).

   • Número siguiente: número con el que continuará la secuencia.

   • Longitud del número: define el número de dígitos del correlativo (por ejemplo: 0001, 0010, 0100).

   • Separador: carácter entre prefijo y número (por ejemplo: “-” o “/”).

4. Haga clic en Guardar cambios.

💡 Ejemplo práctico:

Una empresa puede usar prefijos diferentes para distinguir movimientos por bodega:

• Bodega Central: CRI-CEN-0001

• Bodega Zona 5: CRI-Z5-0001

7.3. Configuración de Aprobaciones y Firmas Electrónicas

El módulo de Inventarios puede requerir aprobaciones previas para ciertos movimientos, garantizando un flujo de control interno y auditoría de las operaciones.
Además, puede incorporar firmas electrónicas o digitales en los documentos.

Pasos para configurar flujos de aprobación:

1. Ingrese a Ajustes → Inventarios → Aprobaciones.

2. Active la opción “Requerir aprobación antes de confirmar movimientos”.

3. Configure los niveles de aprobación:

   • Nivel 1: Supervisor de bodega.

   • Nivel 2: Gerente o administrador.

4. Defina el tipo de movimientos que requerirán aprobación (entradas, salidas, transferencias, ajustes o devoluciones).

5. Guarde los cambios.

Firmas electrónicas en documentos:

1. Ingrese a Ajustes → Inventarios → Firmas electrónicas.

2. Suba la imagen o certificado de la firma autorizada.

3. Asigne la firma a un rol o usuario específico.

4. Guarde la configuración.

Las firmas se mostrarán automáticamente al generar los documentos PDF del módulo (por ejemplo, CEI o CRI).

💡 Ejemplo práctico:

La empresa requiere que todas las Notas de Entrega sean aprobadas por el Jefe de Logística antes de su confirmación.
Se activa la aprobación de nivel 1 y se asocia su firma digital a los comprobantes emitidos.

7.4. Configuración de Permisos de Usuario y Roles

El acceso al módulo de Inventarios y sus funciones depende de los roles y permisos asignados a cada usuario del sistema.
Esto garantiza la seguridad de la información y evita modificaciones no autorizadas.

Pasos para configurar:

1. Ingrese a Configuración → Roles y Permisos.

2. Seleccione el rol a editar (por ejemplo, “Encargado de Bodega”, “Administrador”, “Auditor”).

3. Localice la sección Inventarios.

4. Active o desactive los permisos según las funciones que se deseen permitir:

   • Ver productos.

   • Crear/editar productos.

   • Eliminar productos.

   • Crear/editar movimientos.

   • Aprobar movimientos.

   • Acceder a reportes.

   • Configurar alertas.

5. Haga clic en Guardar cambios.

💡 Ejemplo práctico:

• Rol: Encargado de Bodega

  • Puede crear y editar movimientos de inventario.

  • No puede eliminar documentos.

  • No tiene acceso a configuraciones generales.

• Rol: Administrador General

  • Tiene acceso total al módulo, incluyendo configuración y restauración de datos.

7.5. Recomendaciones Prácticas

• Revise las configuraciones iniciales antes de registrar los primeros movimientos.

• Mantenga actualizados los prefijos para evitar duplicidad en los documentos.

• Defina roles claros con permisos limitados según la responsabilidad de cada usuario.

• Active las alertas de stock mínimo para productos críticos.

• Realice pruebas de aprobación y firma antes de poner en producción el flujo de autorizaciones.

• Exporte las configuraciones importantes (prefijos, alertas, roles) como respaldo.

💡 Ejemplo de flujo recomendado:

1️⃣ El Encargado de Bodega crea una Nota de Entrega.
2️⃣ El Supervisor de Inventario la revisa y aprueba.
3️⃣ El Gerente de Operaciones firma electrónicamente el documento.
4️⃣ El sistema actualiza el inventario y guarda el registro en el historial.

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Sección 8 – Reportes y Análisis de Inventario

El módulo de Inventarios en Activa Software de Informática Guatemala incluye una serie de reportes dinámicos y analíticos que permiten supervisar el estado del inventario, sus movimientos, valores, vencimientos y desempeño general.

Estos reportes ayudan a la empresa a tomar decisiones informadas sobre reabastecimiento, rotación de stock, planificación de compras y control de pérdidas.
Además, todos los reportes pueden exportarse a Excel o PDF, y filtrarse por fecha, producto, bodega, categoría o usuario.

8.1. Acceso a los Reportes

1. Ingrese al menú lateral Inventarios → Reportes.

2. Seleccione el tipo de reporte que desea consultar desde la lista disponible.

3. Aplique los filtros correspondientes (por rango de fechas, bodega, grupo, producto, tipo de movimiento, etc.).

4. Haga clic en Generar reporte.

5. Desde la vista generada podrá:

   • Exportar a Excel (.xlsx) o PDF.

   • Imprimir directamente.

   • Guardar filtros como “favoritos” para reutilizarlos.

8.2. Reporte de Resumen de Existencias

El Reporte de Existencias muestra las cantidades actuales de cada producto en todas las bodegas del sistema.
Permite identificar el inventario disponible, reservado y total, facilitando el control físico y contable.

Campos principales del reporte:

• Código del producto (SKU).

• Nombre del producto.

• Bodega.

• Cantidad actual.

• Cantidad mínima y máxima configurada.

• Valor unitario y total.

• Estado del inventario (normal, bajo, excedente).

Opciones disponibles:

• Filtrar por bodega o grupo de producto.

• Mostrar solo productos con stock bajo mínimo.

• Exportar resultados en Excel para auditoría.

💡 Ejemplo práctico:

El usuario filtra el Reporte de Existencias por “Bodega Central” y observa que el producto Cinta adhesiva 3M 24mm tiene 12 unidades disponibles, con un mínimo configurado de 15.
El sistema muestra el indicador en rojo, alertando la necesidad de reposición.

8.3. Reporte de Movimiento de Inventario

El Reporte de Movimientos detalla todas las entradas, salidas, transferencias y ajustes realizados dentro de un rango de fechas.
Este reporte es clave para el análisis operativo y la trazabilidad de productos.

Campos del reporte:

• Fecha del movimiento.

• Tipo de movimiento (Entrada, Salida, Transferencia, Ajuste, Devolución).

• Bodega de origen y destino.

• Usuario responsable.

• Documento asociado (CRI, CEI, NI, PL, NDC, NDV).

• Producto, cantidad y valor total.

Filtros disponibles:

• Rango de fechas.

• Tipo de movimiento.

• Usuario.

• Producto o grupo.

• Bodega específica.

💡 Ejemplo práctico:

Durante una auditoría mensual, el supervisor genera un Reporte de Movimientos del 1 al 30 de septiembre y filtra solo los Ajustes de Inventario.
El sistema muestra 3 registros con sus respectivos usuarios, cantidades y motivos, facilitando la revisión del proceso.

8.4. Balance de Existencias

El Balance de Existencias combina información de movimientos y valores para mostrar cómo ha variado el stock total a lo largo del tiempo.
Es especialmente útil para análisis contables y de planificación de compras.

Campos del reporte:

• Producto.

• Bodega.

• Existencia inicial.

• Entradas.

• Salidas.

• Existencia final.

• Valor de costo promedio.

• Valor total final del inventario.

Filtros comunes:

• Rango de fechas (por mes o trimestre).

• Categoría o grupo de producto.

• Bodega.

💡 Ejemplo práctico:

El contador genera un Balance de Existencias del mes de agosto para conciliar el valor de inventario con contabilidad.
El sistema muestra el resumen por bodega, indicando existencias iniciales, entradas, salidas y valor final actualizado.

8.5. Reporte de Valorización de Inventario

El Reporte de Valorización calcula el valor económico actual del inventario según el método configurado (Costo promedio, FIFO o manual).
Este reporte apoya el análisis financiero y contable del activo circulante.

Campos del reporte:

• Código y nombre del producto.

• Costo promedio unitario.

• Cantidad disponible.

• Valor total (Costo promedio × cantidad actual).

• Bodega.

• Fecha de última actualización.

Opciones adicionales:

• Ver total por grupo de productos o bodega.

• Exportar los datos para reportes contables.

• Calcular valor total general de inventario.

💡 Ejemplo práctico:

En el cierre mensual, el departamento financiero genera el Reporte de Valorización para conocer el valor total del inventario.
El sistema muestra un total consolidado de Q152,430.00, sumando todas las bodegas.

8.6. Reporte de Productos por Vencer

Este reporte muestra los productos con fecha de vencimiento próxima, útil especialmente para industrias farmacéuticas, alimenticias o cosméticas.

Campos del reporte:

• Producto.

• Lote.

• Bodega.

• Fecha de ingreso.

• Fecha de vencimiento.

• Días restantes antes del vencimiento.

• Estado (Activo / Próximo a vencer / Vencido).

Filtros comunes:

• Mostrar solo productos por vencer en los próximos n días (configurable).

• Filtrar por bodega o proveedor.

• Exportar resultados a Excel o PDF.

💡 Ejemplo práctico:

El sistema genera una alerta indicando que el producto Suero fisiológico 250ml vencerá en 20 días.
El usuario consulta el Reporte de Productos por Vencer, donde puede verificar el lote y planificar la devolución o liquidación.

8.7. Reporte de Productos Bajo Mínimo

Este reporte identifica los artículos cuyo nivel de existencias ha caído por debajo del valor mínimo configurado en el sistema.

Campos principales:

• Código y nombre del producto.

• Bodega.

• Existencia actual.

• Mínimo establecido.

• Máximo (opcional).

• Diferencia o cantidad faltante para alcanzar el nivel mínimo.

Acciones disponibles:

• Generar una lista de reabastecimiento.

• Exportar el reporte y enviarlo al departamento de Compras.

• Filtrar por bodega o grupo de producto.

💡 Ejemplo práctico:

El sistema detecta que Cables HDMI 1.5m tienen 8 unidades, cuando el mínimo configurado es 15.
El usuario genera el Reporte de Productos Bajo Mínimo y lo exporta a Excel para solicitar la reposición al proveedor.

8.8. Reporte de Garantía

Este reporte muestra los productos que cuentan con garantía activa, su duración y las fechas de expiración.

Campos del reporte:

• Producto.

• Número de serie (si aplica).

• Fecha de compra o ingreso.

• Duración de la garantía (en meses).

• Fecha de vencimiento.

• Estado de garantía (Activa / Expirada).

💡 Ejemplo práctico:

El área de soporte técnico consulta el Reporte de Garantía para verificar si una laptop devuelta aún está dentro del periodo de cobertura.
El sistema muestra que el producto tiene garantía vigente hasta el 15 de diciembre de 2025.

8.9. Recomendaciones Prácticas

• Genere los reportes de movimientos y valorización mensualmente para conciliación contable.

• Configure alertas automáticas para productos próximos a vencer o bajo stock mínimo.

• Exporte periódicamente los reportes a Excel como respaldo histórico.

• Revise el balance de existencias al cierre de mes para asegurar coherencia entre bodegas.

• Asigne accesos restringidos para reportes sensibles (valorización y garantías).

💡 Ejemplo de flujo recomendado:

1️⃣ El encargado de inventario revisa semanalmente el Reporte de Bajo Mínimo.
2️⃣ Envía la lista al departamento de Compras.
3️⃣ Una vez recibidos los productos, el sistema actualiza automáticamente las existencias en el Reporte de Existencias y el Balance de Inventario.

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Sección 9 – Gestión de Números de Serie y Lotes

La gestión de números de serie y lotes en Activa Software de Informática Guatemala permite mantener un control detallado y trazable sobre cada unidad o grupo de productos dentro del inventario.
Esta función es especialmente útil para empresas que manejan productos con control individual (como electrónicos o maquinaria) o con fechas de vencimiento y producción (como alimentos, cosméticos o medicamentos).

El sistema ofrece herramientas para activar, asignar, generar y consultar números de serie o lotes tanto en la creación de productos como durante los movimientos de inventario (entradas, salidas o devoluciones).

9.1. Activación del Control de Serie y Lote

Antes de comenzar a utilizar esta función, es necesario habilitar el control de series y/o lotes desde la configuración general del módulo.

Pasos para activar la gestión:

1. Ingrese al menú Ajustes → Inventarios → Configuración General.

2. Active las siguientes opciones según sea necesario:

   • ✅ “Activar control de números de serie”

   • ✅ “Activar control de lotes”

3. Guarde los cambios.

Una vez habilitadas, estas opciones estarán disponibles en los formularios de creación de productos y movimientos de inventario.

💡 Ejemplo práctico:

Si la empresa distribuye computadoras portátiles, se debe activar el control de números de serie para asignar un número único a cada equipo.
Si vende productos perecederos como alimentos o medicamentos, debe activar el control de lotes para rastrear fechas de vencimiento y producción.

9.2. Asignación de Números de Serie o Lotes en Productos

Cuando se crea o edita un producto, el usuario puede indicar si este manejará números de serie o lotes.

Pasos para habilitarlo en un producto:

1. Ingrese al menú Inventarios → Productos → Agregar / Editar producto.

2. En la sección Configuraciones adicionales, marque una de las siguientes opciones:

   • “Controlar por número de serie”.

   • “Controlar por lote y fecha de vencimiento”.

3. Guarde los cambios.

A partir de este momento, el sistema solicitará ingresar el número de serie o lote cada vez que se registre un movimiento de inventario para ese producto.

💡 Ejemplo práctico:

El producto Monitor Dell 24” se configura con control por número de serie.
Cuando se registra una entrada, el sistema solicitará los números de serie individuales (por ejemplo: DELL2025A001, DELL2025A002, etc.).

El producto Crema hidratante 250ml se configura por lote, con campos para número de lote y fecha de vencimiento.

9.3. Registro de Números de Serie o Lotes en Entradas

Durante el ingreso de productos al inventario (por compra o apertura de existencias iniciales), el sistema solicitará los números de serie o lotes según la configuración del producto.

Pasos para registrar números de serie o lotes:

1. Ingrese a Inventarios → Movimientos → Entradas.

2. Cree una nueva entrada de inventario.

3. En la tabla de productos:

   • Seleccione el artículo configurado con control de serie o lote.

   • El sistema mostrará columnas adicionales para Número de serie o Número de lote y Fecha de vencimiento.

4. Ingrese manualmente los valores o utilice la opción “Importar desde Excel”.

5. Guarde el documento.

💡 Ejemplo práctico:

Se ingresan 10 monitores Dell con los números de serie DELLA001–DELLA010.
Al guardar, cada unidad queda registrada con su número de serie individual, permitiendo rastreo posterior.

9.4. Generación Automática de Números de Serie o Lotes

Activa Software puede generar números de serie o lotes de forma automática según una secuencia predefinida, evitando errores manuales y asegurando consistencia en la numeración.

Pasos para generar números de serie automáticamente:

1. Ingrese a Inventarios → Configuración → Serie y Lote Automático.

2. Habilite la opción “Generar automáticamente número de serie/lote”.

3. Configure los parámetros:

   • Prefijo: texto inicial (por ejemplo: LOT-, SER-, DELL-).

   • Longitud numérica: cantidad de dígitos consecutivos (ejemplo: 0001, 0002, 0003).

   • Separador (opcional): carácter entre prefijo y número (guion o barra).

   • Reinicio por año o mes: define si la numeración se reinicia automáticamente.

4. Guarde los cambios.

Al crear nuevas entradas o existencias, el sistema generará los números de serie/lote automáticamente según la configuración.

💡 Ejemplo práctico:

Configuración:

• Prefijo: LOT-

• Longitud: 4 dígitos

• Resultado: LOT-0001, LOT-0002, LOT-0003

El sistema asigna automáticamente estos números a cada lote ingresado sin necesidad de digitarlos manualmente.

9.5. Consulta del Historial por Número de Serie o Lote

El sistema mantiene un historial completo de cada número de serie o lote, permitiendo rastrear su origen, movimientos y estado actual en tiempo real.

Pasos para consultar historial:

1. Ingrese a Inventarios → Reportes → Historial de Números de Serie / Lotes.

2. Ingrese el número de serie o lote en el campo de búsqueda.

3. Haga clic en Buscar.

4. El sistema mostrará un detalle con la siguiente información:

   • Producto asociado.

   • Fecha de ingreso (compra o apertura).

   • Bodega actual.

   • Movimientos realizados (entradas, salidas, devoluciones, transferencias).

   • Estado actual (activo, vendido, devuelto o vencido).

   • Usuario responsable de cada movimiento.

💡 Ejemplo práctico:

El número de serie DELL2025A003 muestra el siguiente historial:

• Ingreso: 10/02/2025 (Bodega Central, CRI-00042)

• Salida: 20/02/2025 (Cliente XYZ, CEI-00015)

• Estado: Vendido

Esta trazabilidad permite al área de soporte verificar la fecha de entrega y aplicar correctamente la garantía.

9.6. Reporte General de Series y Lotes

Además del historial individual, Activa Software ofrece un reporte consolidado de todos los números de serie y lotes registrados en el sistema.

Campos del reporte:

• Producto.

• Tipo de control (Serie o Lote).

• Número de serie / lote.

• Fecha de ingreso.

• Fecha de vencimiento (si aplica).

• Bodega actual.

• Estado.

Filtros disponibles:

• Tipo de control (solo series, solo lotes o ambos).

• Bodega.

• Producto o grupo.

• Estado (activo, vendido, vencido, devuelto).

• Rango de fechas.

💡 Ejemplo práctico:

El encargado de inventario genera el Reporte de Series y Lotes para la línea de productos “Electrónicos”.
Observa que 5 números de serie están marcados como vendidos, 2 en reparación y 1 devuelto al proveedor, facilitando la gestión postventa.

9.7. Recomendaciones Prácticas

• Active el control de series o lotes solo para productos que realmente lo necesiten, evitando sobrecarga de datos.

• Establezca prefijos consistentes (por ejemplo, SER- para series y LOT- para lotes) para facilitar las búsquedas.

• Capacite al personal de bodega para registrar correctamente los números en las entradas y salidas.

• Genere reportes mensuales de series y lotes para verificar existencias y vencimientos.

• Utilice el historial de serie/lote para validar garantías y devoluciones de clientes.

• No modifique manualmente un número de serie o lote existente; utilice los procesos de ajuste o devolución para mantener integridad de datos.

💡 Ejemplo de flujo recomendado:

1️⃣ Se reciben 100 productos controlados por lote.
2️⃣ El sistema asigna automáticamente los lotes LOT-0001 y LOT-0002.
3️⃣ Cada lote se asocia a una fecha de vencimiento.
4️⃣ En caso de devolución, el sistema registra el movimiento y actualiza el historial del lote.
5️⃣ Al consultar el reporte de vencimientos, el usuario puede identificar cuáles lotes requieren liquidación o retiro.

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Sección 10 – Aprobaciones y Firmas Electrónicas

El sistema de Aprobaciones y Firmas Electrónicas de Activa Software de Informática Guatemala garantiza el control, la trazabilidad y la validación formal de todos los movimientos realizados dentro del módulo de Inventarios.

Gracias a este sistema, cada movimiento —ya sea una entrada, salida, transferencia, ajuste o devolución— puede requerir la revisión y aprobación de uno o varios usuarios antes de quedar confirmado.
Además, el documento final puede incluir la firma electrónica del aprobador o responsable autorizado, agregando un nivel adicional de seguridad y validez interna.

10.1. Objetivo del Sistema de Aprobaciones

El flujo de aprobaciones tiene como finalidad:

• Evitar movimientos no autorizados de productos o ajustes.

• Mantener trazabilidad y control sobre quién autoriza cada acción.

• Cumplir con políticas internas de revisión y auditoría.

• Facilitar la gestión jerárquica en organizaciones con múltiples bodegas o responsables.

💡 Ejemplo práctico:

En una empresa con varias bodegas, cada nota de entrega debe ser aprobada por el Jefe de Logística antes de ejecutarse.
De esta forma, ninguna salida de inventario se realiza sin autorización.

10.2. Tipos de Documentos que Pueden Requerir Aprobación

Los flujos de aprobación pueden aplicarse a los siguientes movimientos del módulo:

10.3. Flujo Operativo de Aprobación

Cada movimiento sigue un flujo definido que asegura su revisión antes de afectar las existencias.

Etapas del flujo:

1. Creación del documento:
   El usuario genera una entrada, salida, ajuste o transferencia.
   El estado inicial del documento es “Pendiente de aprobación”.

2. Notificación al aprobador:
   El sistema envía una notificación por correo electrónico y una alerta interna al usuario designado como aprobador.
   El correo incluye:

   • Tipo de documento.

   • Código o número correlativo.

   • Fecha y usuario creador.

   • Enlace directo al documento para aprobar o rechazar.

3. Revisión del aprobador:
   El aprobador ingresa al sistema, abre el documento y puede realizar tres acciones:

   • ✅ Aprobar: el movimiento se ejecuta y actualiza el inventario.

   • ❌ Rechazar: el documento se marca como rechazado y no modifica existencias.

   • 🕓 Dejar pendiente: mantiene el estado sin ejecutar cambios.

4. Confirmación y firma electrónica:
   Si el movimiento es aprobado, el sistema inserta automáticamente la firma electrónica del aprobador en el documento PDF (si está configurada).

5. Actualización del inventario:
   Una vez aprobado, el movimiento se marca como “Confirmado”, y las existencias se actualizan en la bodega correspondiente.

💡 Ejemplo práctico:

El usuario “Carlos López” crea una salida de inventario (CEI-00231).
El sistema notifica al “Jefe de Logística”.
Este revisa el documento, lo aprueba, y automáticamente la salida se registra, firmada digitalmente y marcada como “Aprobada”.

10.4. Visualización de Estados de Aprobación

Cada documento dentro del módulo de Inventarios muestra su estado actual en una columna o etiqueta visual:

Cómo visualizar el estado:

• Desde el listado principal de movimientos (Entradas, Salidas, etc.).

• Desde el detalle del documento.

• En el historial de aprobaciones dentro del mismo registro.

10.5. Aprobaciones Multinivel

Activa Software permite configurar flujos multinivel, donde más de un usuario debe aprobar el documento antes de su ejecución final.
Esto es útil en empresas con estructuras jerárquicas o controles por montos.

Ejemplo de flujo de dos niveles:

1. Nivel 1: Encargado de Bodega revisa la entrada.

2. Nivel 2: Gerente de Inventario confirma la aprobación final.

3. Solo cuando ambos niveles aprueban, el documento pasa al estado “Aprobado” y se actualizan las existencias.

💡 Ejemplo práctico:

Una salida de inventario superior a Q5,000 requiere aprobación del Encargado de Bodega y posteriormente del Gerente General.
El sistema no ejecuta el movimiento hasta que ambos niveles hayan aprobado.

10.6. Firmas Electrónicas en Documentos

Las firmas electrónicas se integran automáticamente en los documentos PDF generados por el módulo una vez aprobados.
Estas firmas pueden incluir el nombre, cargo, sello digital o incluso la imagen de la firma escaneada del responsable.

Pasos para cargar una firma electrónica:

1. Ingrese a Ajustes → Inventarios → Firmas Electrónicas.

2. Haga clic en Agregar nueva firma.

3. Suba el archivo de imagen (formato PNG o JPG con fondo transparente).

4. Asigne la firma a un usuario o rol (por ejemplo, Gerente, Supervisor, Auditor).

5. Guarde los cambios.

Una vez configurada, el sistema insertará automáticamente la firma en los documentos aprobados.

💡 Ejemplo práctico:

Cuando el Jefe de Logística aprueba la Nota de Entrega CEI-00245, su firma digital se muestra al final del documento PDF, junto con la fecha, hora y nombre completo del aprobador.

10.7. Notificaciones por Correo y Portal Web

Cada acción dentro del flujo de aprobación genera notificaciones automáticas para mantener informados a todos los usuarios involucrados.

Tipos de notificaciones:

• Por correo electrónico:
  Enviadas al aprobador y al creador del documento.
  Incluyen un resumen del movimiento y un enlace directo para revisar o aprobar.

• En el portal web:
  Aparecen como alertas en el panel principal del usuario, indicando los documentos pendientes por aprobar.

Pasos para activar notificaciones:

1. Ingrese a Ajustes → Notificaciones por correo.

2. Active las opciones:

   • “Notificar al aprobador al crear un documento”.

   • “Notificar al usuario al aprobar o rechazar”.

3. Guarde los cambios.

💡 Ejemplo práctico:

Al crear una Nota de Ajuste NAI-00018, el sistema envía un correo al auditor responsable.
Cuando este aprueba el ajuste, el creador del documento recibe una notificación con el mensaje “Su ajuste ha sido aprobado”.

10.8. Historial de Aprobaciones

Cada documento mantiene un historial completo de aprobaciones, accesible desde su vista detallada.
El historial incluye:

• Fecha y hora de cada acción.

• Usuario que aprobó o rechazó.

• Nivel de aprobación (si existen varios).

• Comentarios o notas ingresadas por el aprobador.

Esta información permite realizar auditorías internas y verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos.

💡 Ejemplo práctico:

En el historial del documento CRI-00092, se muestran dos registros:

• 10/04/2025 – Encargado de Bodega: Aprobado.

• 10/04/2025 – Gerente de Inventario: Aprobado con observación (“Revisar embalaje próximo mes”).

10.9. Recomendaciones Prácticas

• Defina reglas de aprobación por tipo de movimiento para evitar demoras innecesarias.

• Mantenga actualizada la lista de aprobadores por rol.

• Utilice firmas electrónicas con fondo transparente y tamaño uniforme para un formato profesional.

• Realice auditorías periódicas del historial de aprobaciones.

• Evite aprobar documentos directamente desde correos en dispositivos móviles si requieren revisión visual de productos o cantidades.

• Para empresas con múltiples bodegas, configure flujos de aprobación independientes por ubicación.

💡 Ejemplo de flujo recomendado:

1️⃣ El Encargado de Bodega registra una entrada de inventario.
2️⃣ El Supervisor de Compras la revisa y aprueba.
3️⃣ El Gerente de Inventario firma electrónicamente el documento.
4️⃣ El sistema marca el documento como “Aprobado y firmado”, y actualiza automáticamente el stock.

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Más documentos del Módulo de Inventarios:

Manual de usuario Módulo de Inventarios - Parte 1

Manual de usuario Módulo de Inventarios - Parte 3