Manual de Flujo de Cotización, Orden de Facturación, Proyecto y Facturación

1. Conceptos clave del sistema

En el sistema existen dos documentos distintos, aunque en la operación diaria puedan recibir distintos nombres:

• Orden de Facturación
  Documento previo a la facturación, utilizado para controlar qué se debe facturar, cuándo y en qué estado se encuentra.

• Proyecto
  Documento operativo utilizado para el seguimiento del trabajo o servicio.
  Este documento puede llamarse orden de trabajo, orden de servicio, u otro nombre similar, según la operación de cada empresa.
  Si desea cambiar el nombre visible del documento, puede solicitarlo al área de soporte técnico.

⚠️ Importante:
La Orden de Facturación y el Proyecto cumplen funciones diferentes dentro del sistema.
La orden de facturación controla el proceso de facturación; el proyecto controla la ejecución del trabajo.

2. Requisito previo: Cliente vs Cliente potencial

El botón “Convertir A” sí aparece incluso cuando la cotización fue creada para un cliente potencial, pero con las siguientes reglas:

• Convertir a Proyecto

  • ❌ No se muestra si el registro aún es cliente potencial

• Convertir a Orden de Facturación y Convertir a Factura

  • ✅ Se muestran

  • ❌ No permiten completar el proceso hasta que el cliente potencial sea convertido en cliente

En estos casos, el sistema mostrará un mensaje indicando que primero debe convertirse en cliente.
Una vez convertido, todas las opciones de conversión quedan habilitadas correctamente.

3. Conversión desde la Cotización

Desde una cotización asociada a un cliente, se puede convertir a:

1. Orden de Facturación

2. Proyecto

3. Factura

Cada opción responde a una necesidad distinta.

4. Orden de Facturación: para qué sirve y por qué usarla

La Orden de Facturación existe para resolver un problema común:

Tener muchas cotizaciones, pero no un control claro de qué sí se debe facturar.

Objetivo principal

• Centralizar todo lo pendiente de facturar

• Evitar olvidos y errores

• Facilitar el trabajo del área de facturación

Uso recomendado

• El asesor de ventas convierte la cotización en Orden de Facturación

• La persona que factura trabaja únicamente desde el listado de órdenes de facturación

Esto permite que facturación:

• No tenga que revisar todas las cotizaciones

• Sepa exactamente qué documentos están listos para facturar

• Tenga un control visual completo del estado de cada caso

5. Estados de la Orden de Facturación

La Orden de Facturación cuenta con estados que reflejan su situación real:

• Borrador

• No facturado

• Facturado parcialmente

• Facturado

• Pausado por el cliente

• Rechazado por el cliente

• Vencido sin facturación (cuando supera la fecha límite)

Fecha límite de facturación

• Es obligatoria

• Afecta el estado del documento

• Permite identificar órdenes vencidas que no fueron facturadas a tiempo

6. Facturación desde la Orden de Facturación

Desde una Orden de Facturación se pueden generar:

• Una o varias facturas

• Facturación parcial por ítems o cantidades

El sistema:

• Vincula automáticamente cada factura a la orden de facturación

• Identifica qué ítems ya fueron facturados y cuáles no

• Al volver a facturar, solo muestra lo pendiente

Esto garantiza:

• Que no se facture dos veces lo mismo

• Que no se pierdan ítems

• Que el estado refleje la realidad exacta del proceso

7. Proyecto: cuándo usarlo y cómo se relaciona

Conversión a Proyecto

Un proyecto puede crearse:

• Desde la cotización

• Desde la orden de facturación

• O manualmente

Un proyecto puede existir sin orden de facturación, pero si se vincula o se convierte desde ella, quedarán relacionados.

8. Facturación desde el Proyecto

Cuando se factura directamente desde un proyecto:

• No existe facturación parcial por ítems

• No se maneja el control detallado de cantidades

• El sistema solo valida que exista la factura

Vinculaciones automáticas

• Si existe una Orden de Facturación, la factura se vincula:

  • A la factura

  • Al proyecto

  • A la orden de facturación

De igual forma:

• Si se factura desde la Orden de Facturación y hay un proyecto vinculado, la factura también queda asociada al proyecto.

9. Diferencia clave entre facturar desde Proyecto y desde Orden de Facturación

10. Flujo recomendado (mejores prácticas)

1. Cotizar al cliente

2. Convertir a Orden de Facturación

3. Usar la orden de facturación como lista oficial de lo que se debe facturar

4. Facturar desde la orden de facturación

5. (Opcional) Vincular o convertir a proyecto para seguimiento operativo

Este flujo:

• Minimiza errores

• Evita olvidos

• Mantiene trazabilidad completa

• Funciona incluso si la misma persona cotiza y factura

11. Conclusión

La Orden de Facturación no reemplaza a la cotización ni al proyecto.
Es el documento que garantiza el control real de la facturación.

Su uso correcto permite:

• Saber qué sí debe facturarse

• Facturar parcial o totalmente sin errores

• Mantener todo vinculado (cotización, orden, proyecto y factura)